まとめ
物品管理システムのカイゼン事例をチェック！
物品管理システムは、ビーコンやRFIDを利用して物品の所在や使用状況を追跡し、効率的な管理を実現します。
下記のページではクラウド型の物品管理システムを導入した事例をイラストでわかりやすく紹介しています。興味のある方はぜひチェックしてみてください。
物品管理システムの基礎知識
こちらの記事では、物品管理システムについて紹介しています。そもそも物品管理システムとはどのようなシステムなのか、どのような種類があるのかといった点をまとめています。
物品管理システムとは
「物流管理システム」とは、さまざまな機器を利用することによって対象の物品がどこにあるのか、また使用状況などを管理できるシステムです。この時に使用される機器には、「ビーコン」や「RFID（無線通信型の非接触ID）」などがあります。
これまでは管理台帳を用いて物品管理を行うことが一般的でした。物品の数が少ない時には運用に問題はあまりありませんが、物品の数が多くなると台帳による管理が難しくなりますし、棚卸しの際に手間がかかることが多くなります。こういった課題を解決できるのが物品管理システムです。
物品管理システムの導入により、管理したい物品の情報を一元管理できるようになります。必要な時に必要な情報をすぐに検索可能である点や、貸出を行った際にもどこにいつ貸し出したか、またいつ返却されたかといった点まで漏れのない管理が可能になります。
物品管理システムの利用目的
物品管理システムを使用することによって、例えば社内で使用しているIT機器（パソコンやスマートフォンなど）の管理や机や椅子といった什器、プロジェクターなど社内備品などの管理が容易になります。また、固定資産管理のために行う棚卸も効率的に行えるようになるでしょう。
そのほか、社内で使用している文書管理に使うことも可能で、文書の廃棄時の管理も行えます。このように、物品管理システムはさまざまな目的で利用ができます。物品管理システムの種類
RFID対応タイプ
専用タグと電話でワイヤレス通信を行い、非接触で情報を識別・管理できるRFIDに対応した物品管理システムです。この専用タグにはID情報などが記録されており、情報を一括で読み取ることが可能。段ボールに梱包された大量の商品がある場合でも、箱を開けずに箱の外から一括で情報を読み取れるため、作業効率をアップしたい場合にはこのRFIDタイプの物品管理システムがおすすめです。
また、出入り口にRFIDを設置しておけば、ゲートの通過による読み取りも行えます。ハンディターミナルなどを使用せずに情報を読み取れるため、作業の効率化が図れます。
バーコード/QRコード対応タイプ
バーコードやQRコードの読み取りを行って物品管理を行うタイプです。このタイプは、管理する物品の数があまり多くない場合に向いている方法です。また、ラベルプリンタなどを活用することでバーコードやQRコードの発行は自分で行えるため、費用を抑えたいと考えている場合にもおすすめです。
さらに、QRコードの読み取りはハンディターミナルのほかにもスマートフォンでも行えます。専用端末を用意しなくても読み取りが行えるため、この部分でも費用を抑えられます。
業界業種特化タイプ
特定の業界向けに用意されている物品管理システムもあります。例として医療業界向けの物品管理システムなどが挙げられるでしょう。
病院では、医療機器の棚卸管理のほか、医療材料の発注管理や在庫管理、使用期限などさまざまな項目に関して管理を行っています。医療業界向けに用意されているシステムの中には、使用した特定診療材料が電子カルテシステムなどに登録されているかどうかを確認する機能が搭載されているものも提供されています。
物品管理システムの基本的な機能とは
備品や物品の管理を行うための物品管理システムは、「現品管理」や「貸出管理」、「入出庫管理」「在庫管理」「点検管理」などといった基本機能が備わっています。これらの基本機能でどういうことができるのかをしっかりと知っておくことで、自社に導入するにあたってどの機能に重きを置くべきかが見えてくるでしょう。それを踏まえたうえで導入を検討している物品管理システムの比較を行い、自社にぴったりのシステム導入を目指しましょう。
物品管理システムの選び方
一般的にシステムの導入には目的があり、その導入するシステムは業務効率化などの目的を達成するためのプロセスであるべきです。システムの運用形態や導入するにあたっての難易度、他システムとの連携状況などさまざまな要素からシステム選びを行い、最も高い効果が得られるシステム導入を目指しましょう。物品管理システムを選ぶ際に押さえておきたいポイントを解説しますので、参考にしながらベストなシステム選びを実現して下さい。
物品管理システムが解決できる課題とは
物品管理システムを用いることにより、物品の共有化を簡単に図ることができます。バーコードなどで物品を管理し自動でデータベースに情報が保管されれば、簡単に利用状況や在庫状況が把握でき、どこに何があるか簡単に確認できるだけでなく無駄な購入を防ぐことができます。また、棚卸作業も効率化できるため、本来の業務に集中できるのも魅力です。物品管理システムは他のシステムとの連携も可能ですから、会計システムと連携させれば監査負担の軽減や経費分析もできるなど、物品管理の様々な課題解決が可能となります。
物品管理システム導入後に取り組むべき4つのこと
大手企業を中心に多くの企業が働き方改革に向けた作業効率化の実現や人的ミスの削減への取り組みとして、物品管理システムの導入を検討、実施しています。
ここでは、システムを有効活用していくために、導入後取り組むべきことについてより利便性の高い物品ロケーションへの見直し、情報資産の管理の徹底、メール設定及びシステム連携の重要性、物品使用時の手順の変更点を社内で周知にするなどの4点について詳しく解説しています。
物品管理で発生するトラブルとは？
物品管理が不十分だった場合、情報漏洩や無駄なコストの発生、作業効率の低下などさまざまなリスクが考えられます。
そのような状況を防ぐためにも、物品管理は十分に行っておくことが大切です。例えば、備品の総点検をする、備品管理システムを使用して備品管理を徹底する、利用頻度の低い備品は保管サービスを利用するなどの対策を行うと良いでしょう。
取材
協力
協力
株式会社コンビベース
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
引用元：Convi.BASE公式HP（https://convibase.jp/）
Convi.
BASE
とは？
BASE
とは？
「そのまま使える」
柔軟性が魅力
柔軟性が魅力
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。
- 導入実績
- 1,000社以上
- 主な
導入企業 - 味の素、積水化学工業、NTTコミュニケーションズ、小田急電鉄、阪急阪神ホテルズ、MIXI、キヤノンマーケティングジャパン、日本放送協会、パソナ・パナソニック ビジネスサービスなど