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会社の資産や備品を管理する際に、面倒な作業に手間を取られる、とお悩みではないですか？ここでは物品管理にバーコードを活用するメリットを紹介します。
Excelなどを使って在庫管理を行う際、入力ミスや記入を忘れてしまったなど、人為的なミスが起きる確率は決して低くありません。また在庫管理を扱うオペレーターがきっちり対応していたとしても、入出荷時など、モノの動きにおけるタイムラグは生じてしまいます。ヒューマンエラーやタイムラグをなくす方法として、バーコードやQRコードを使った在庫管理があります。
バーコードやQRコードは、物品管理の効率化と正確性向上に重要な役割を果たします。バーコードやQRコードを備品に貼り付け、スキャンすることで、物品情報をデジタル化し、リアルタイムで更新可能です。在庫状況や物品の状態を瞬時に把握でき、手作業による入力ミスやヒューマンエラーを防ぎます。特にQRコードは多くの情報を扱えるため、詳細な管理が可能です。また、作業時間の短縮やコスト削減にも寄与し、大量の備品管理が効率的に行えます。
リアルタイム性は、既存の在庫管理とは大きな違いのひとつです。バーコードやQRコードは、スキャンしてすぐ在庫情報がシステムへ反映されます。一方、手動で記録・集計する方法はタイムラグが発生します。手作業では記入ミスなどのヒューマンエラーが発生しますが、バーコードやQRコードであればヒューマンエラーを大幅に削減し、正確な在庫データを維持することが可能です。スキャン操作のみで入出庫を管理できるため、作業時間が短縮されます。紙管理で複数工程が必要な作業も、バーコードやQRコードなら1工程で完結します。効率性と正確性を向上させられることも既存の方法との違いです。また、QRコードはロット番号や賞味期限など製品の詳細情報を小さなスペースで記録できます。管理できる情報量も既存の在庫管理との大きな違いです。
在庫管理は、入庫時に大きく分けて3つの工程があります。
この工程時にヒューマンエラーやタイムラグが発生しやすくなります。
バーコードやQRコードを活用した物品管理は、目視による管理が不要となるほか、タイムラグが生じていた手入力などの作業が不要となります。このことから、倉庫内にあるモノがどこに、どれだけあるかをリアルタイムで把握できるようになります。
物品の移動作業などにおける人為的なミスを防ぐことができるだけでなく、作業効率の向上につなげることができます。
Excelや紙を使った手作業での物品管理は、手間や時間がかかります。一方、バーコードやQRコードで管理すれば、バーコードスキャンのみのシンプルな作業で備品管理ができます。
自動認識技術で備品の情報、登録、更新ができるため、手間や時間が大幅に削減できるでしょう。これは、大量な処理や複雑な処理でよりメリットを感じられるはずです。
バーコードやQRコードの自動認識技術を備品管理に使用すれば、人の目で確認して手打ち入力をする際に起こるようなヒューマンエラーは起こりません。データの精度がアップし、業務効率化につながるでしょう。
また、読み取ったデータをシステム上でプログラミングした処理で実行できれば、作業スピードも大幅に向上さることができます。作業工数の短縮は従業員の待遇改善につながり、コストも削減できるでしょう。
バーコードやQRコードを使った物品管理システムを導入するには、バーコードを読み取る端末が必要となるため、「初期費用やランニングコストがかかる」というデメリットもあります。
最初にバーコードやQRコードを読み取る端末を揃える必要があります。特にハンドスキャナーなどは、オペレーターの人数に相当する数が必要となるため、初期費用がかかります。
エクセルなどと違って、システムを運用する上でランニングコストも発生します。作業を行うオペレーターは、端末操作を覚える必要があり、運用マニュアルの策定や導入成果の確認を行える担当者や管理体制が必要となります。
またバーコードの作成や貼り付けを行う必要があるほか、オペレーターなど作業に携わる人が端末操作を覚えなくてはなりません。運用マニュアルの策定や導入成果の確認を行える担当者や管理体制が必要となります。
各在庫や原材料にバーコードやQRコードを付与することで、入出庫時にスキャン操作だけで数量や場所を即座に記録・更新できます。在庫状況をリアルタイムで把握でき、過剰在庫や欠品のリスクを軽減することが可能です。また、QRコードはロット番号や賞味期限などの詳細情報も記録可能なため、トレーサビリティ（追跡可能性）の確保が容易になります。棚卸作業の効率化にも寄与し、従来の手作業による記録ミスを防ぎます。バーコード・QRコードは倉庫や工場内の在庫・原材料管理をより正確かつスピーディーに進めるための強力なツールです。
PC、デスク、椅子などの企業の備品管理でも、活用可能です。各備品にコードを付与し、スキャンすれば、保管場所や使用状況、貸出・返却履歴を簡単に把握できます。備品の紛失や重複購入を防ぎ、コスト削減が可能です。また、QRコードはメンテナンス履歴や使用者情報などの詳細データも記録できるため、管理の透明性が向上します。クラウドシステムと連携すれば、複数拠点での一元管理も実現可能。業務効率を大幅に向上させます。
小売業の商品入出庫管理においても、効率化と正確性を実現する重要なツールです。商品にコードを付与しスキャンすることで、入出庫情報がリアルタイムでシステムに反映されます。在庫状況を即座に把握でき、余剰在庫や滞留在庫の発生を防ぎます。QRコードはロット番号や製造日など詳細情報を格納できるため、トレーサビリティも向上することが可能です。スキャン操作のみで管理が完了するため、手作業による記録ミスが減少し、作業スピードも向上します。
建設現場の工具・機材管理においては、効率的な運用実現に活用可能です。各工具や機材にコードを貼付しスキャンすれば、持ち出し・返却の記録や在庫状況をリアルタイムで把握できます。紛失防止や不正使用の抑制、適切なメンテナンス時期の把握が容易になります。また、QRコードを用いれば、工具の使用説明書や安全情報にも即座にアクセスできます。クラウドベースシステムと連携すえば、複数の現場間での機材の効率的な配置が可能です。稼働率も向上します。
医療機関での医薬品や器具のトレーサビリティ向上に大きく貢献します。医薬品には有効期限やロット番号を含む情報がコード化され、スキャンにより流通や使用履歴を即座に追跡可能です。リコール対応や在庫管理が迅速化し、医療安全が向上します。また、器具にQRコードを付与し、使用履歴や洗浄・滅菌状況を記録することで、適切な管理と再利用の効率化が図られます。いまやバーコード・QRコードによる医薬品・器具管理は、品質保証と医療現場の効率化に不可欠です。
イベントやレンタルでも活用できます。各物品にコードを付与しスキャンするだけで、貸出日、返却予定日、借用者情報などを即座に記録・更新可能です。手作業による記録ミスを防ぎ、管理台帳の紛失リスクも軽減します。QRコードはスマートフォンで簡単に読み取れるため、現場での操作性が高く、リアルタイムでクラウドシステムと連携したデータ管理が可能です。イベント備品やレンタル機材の追跡性を向上させ、貸出状況の可視化や返却漏れ防止にもつながります。
償却資産管理が属人化しており、担当者が退職すると管理方法が分からない状況でした。また、台帳と現物が一致しないことも多く、棚卸についても証拠写真を提出するようにしていたため3日ほど報告まで時間を要している状況に。棚卸報告が決算期に間に合わないこともありました。
全店舗、1,500点もの資産にすべてQRコードつき管理ラベルを用意。台帳と在庫の管理を行うことができ、QRコード貼付後は棚卸作業がわずか15分で完了。現物と台帳の情報が一致でき、棚卸状況もリアルタイムで把握可能になりました。店舗間のモノの移動も把握できるなど大幅な時間短縮効果を実感できています。
実際にすべての資産にQRコード付き管理ラベルを作成、貼付する作業は大変でしたが、1つ1つ資産チェックができたこと、その後の業務が大きく改善できたことで社員の資産管理に対する意識も向上できています。手作業で管理している他のものに活用できないかなども検討されるなど活用の場が広がることが期待されます。
建設現場でバーコード管理を導入した事例です。常時約500～600ピースもの部材管理を行っていますが、その時々の状況で置き場が変わっており、出荷時には置き場を探す作業時間、手間がかかっていました。
もともとタグに一次元バーコードが印字されていたので、それを活用して新たなIDタグを作ることなく置き場管理に活用しています。保管場所が屋外であるためスマホで位置情報を取得しクラウド上に出たーを転送、部材はGoogleマップ上にピンを立つ形で表示されるため、出荷時に簡単に位置が検索できるようになりました。結果的に、1ピースあたり捜索時間が5分ほど短縮でき、月間30時間もの業務効率化が実現できました。
メキシコ拠点で在庫管理がまったくできておらず、部品を探すだけで半日かかってしまうこともあった事例です。Excelでの管理を試みてみましたが、ローカルメンバーのExcel作業が不慣れであること、日本語やスペイン語、英語が必須でなかなか実用的な運用ができていなかったことが課題となりました。
QRコードとスマホを利用した在庫管理を行ったところ、スマホ操作であれば地元のスタッフも操作しやすく、シンプルな操作により定着させることができる見込みです。在庫がリアルタイムで把握できるようになったことで、現場での棚卸作業も軽減しました。
バーコード・QRコードを活用することで、会社の資産や物品の管理システムを一元化することができます。 また入力作業を省くことができるため、管理する際の確認ミスや誤入力といったヒューマンエラーを防ぐことができるほか、モノが動くことをリアルタイムで把握することができるなど業務効率は大きく向上します。
どれだけ効率化されるかは、バーコード・QRコードを使った物品管理システムを導入している事例を参考にしてみてください。下記のページではクラウド型の物品管理システムを導入した事例をイラストでわかりやすく紹介しています。
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。