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製造業での棚卸し業務に課題を抱えていませんか？社内のすべてのモノの管理サポートを行う物品管理クラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」で、できることをご紹介していきます。
棚卸とは、素材、部品、仕掛品、製品などの正確な在庫の数を確認する作業です。棚卸の目的には以下のようなものがあります。
製造業での棚卸の目的は、実際の在庫と帳簿の在庫の一致確認、不良品や過剰品の把握、在庫・倉庫管理の改善、及び会計資料の作成など様々な内容があります。
一斉棚卸法は、決算時などに全ての在庫品を一斉に調査する方法です。限られた期間内に行うため、事前の準備が必要です。製造業では、一度に大量の在庫を確認する必要があり、調査範囲が広くなるとミスや見落としが発生しやすくなります。また、全ての製品ラインを停止する必要があるため、生産効率が低下するという課題もあります。
循環棚卸法は、倉庫内をいくつかのブロックに分けて、順番に棚卸を行う方法です。毎日少しずつ行うことで、全体の在庫状況を把握します。しかし、この方法でも製造業特有の課題があります。頻繁な棚卸作業は、通常の業務に影響を与えやすく、在庫の移動や変動が激しい場合には、正確なデータの取得が難しくなります。さらに、在庫管理システムの導入や従業員の教育が必要であり、それに伴うコストや時間も問題となります。
棚卸は以下の手順で行います。
製造業の棚卸し業務のよくある課題としては、金型の管理を例にとってみると、下記のようなものがあげられます。
なぜこうした課題ができるかというと、金型業界ならではの「組織をまたいだ貸し借り関係」「頻繁な移動・出し入れ」にあります。 金型を所有している企業と使用している企業の間で行われる移動や出し入れによって、保管場所が頻繁に変わりやすくなっています。 逐一記録をつけていると、記録作業だけに時間がかかってしまうのです。
製造業において、棚卸しは重要な作業ですが、効率化することで業務の生産性を大幅に向上させることができます。以下に、棚卸しを効果的に行うためのポイントを、効果と実施の容易さを考慮して紹介します。
物品管理システムを導入することで、リアルタイムで在庫状況を把握でき、ヒューマンエラーを減らし、全体の効率を大幅に向上させることができます。システム導入は初期コストがかかりますが、長期的には手間を大幅に削減できます。例えば、システムを導入することで在庫管理の精度が向上します。
みなし出庫は、出庫手続きを簡略化する方法で、製造業では特に効果的です。出庫処理のミスを減らし、迅速な在庫管理が可能になります。例えば、手続きを簡略化することで作業時間が短縮されます。しかしみなし出庫は手間を軽減できますが、出荷先や品目、数量の把握が難しく、記録の仕組みや原因究明が必要な点がデメリットです。
棚卸しの際にシールやラベルを使って確認済みの在庫品をマーキングすることで、確認作業が効率化されます。年度ごとに色を分けると、最新の棚卸し結果が一目でわかります。手間が少なく、効果が高い方法です。例えば、ラベルの色分けで在庫の状態がすぐに把握できます。
倉庫や作業現場のレイアウトを最適化し、頻繁に使用する品目を取り出しやすい場所に配置することで、棚卸し作業が効率化されます。初期のレイアウト変更に少し手間がかかりますが、長期的には効果的です。例えば、レイアウトを変更することで移動時間が減少します。
四半期ごとや月ごとなど、定期的に在庫を確認することで、ズレを早期に発見できます。頻繁なチェックは手間がかかりますが、在庫管理の精度を向上させるため、重要です。例えば、定期的なチェックで不良品を早期に発見できます。
エクセルを使って在庫リストを管理し、品目の画像を添付することで、新しいスタッフでもスムーズに作業が進められます。ただし、エクセルファイルの作成や更新には手間がかかります。例えば、画像を添付することで視覚的に在庫を管理できます。
棚卸しの手順を定期的に見直し、改善点を特定します。例えば、作業を二人一組で行うことでミスを減らすなど、効率的な手順を確立することが重要です。手間はかかりますが、継続的な改善が効果をもたらします。例えば、定期的な見直しで作業効率が向上します。
ここでは製造業で物品管理システムを導入するメリットを紹介します。
物品管理システムを導入すると、バーコードやQRコードを使用することにより、一つ一つの金型をしっかり管理することができます。 読み取った物品情報は、自動的にデータベースに記録され、保持されます。
必要になったものがある時は、このデータベースで利用状況をチェックすればすぐに把握ができるので誰かに問い合わせする、といった手間もありません。 ほかにも予約などの機能も付いているため、たくさんの人の負担を軽減することにつながります。
物品管理システムにより、正確かつ厳格に管理ができている環境のもとでは、無用な持ち出しをされることはないでしょう。 貸し出しの返却登録の管理機能を使えば、返却期日をメールで通知することも可能です。必要になった時に持ち出す際には、「指定された返却期限内に返却しなければならない」という意識が生まれます。
そのため、「知らない間になくなっていた」「どこにいったのかわからない」ということがなくなります。 使用する人々も意識することで、丁寧に使用することが期待でき、修理や再購入をするのにかかるコストがカットできます。
物品にはバーコードが添付されています。そのバーコードを読み込ませると情報が管理画面に転送されます。 キーワードや項目ごとなどで検索条件を指定し、資産を検索する事ができるため、わざわざ資産番号を調べて照合したり、それを一つひとつ入力したり、といった作業にかかる手間を省くことができます。
また、社内で共有することで棚卸の対象リストも作成可能。決算時期における作業が大幅に削減されることから、日常業務にも支障を出すこともなく、円滑な業務の継続が実現します。
Convi.BASEの金型管理では、台帳画面より、管理ラベルを発行することができます。 また、利用シーンに合わせて子台帳を作成することも可能。例えば「管理場所別」や「ステータス別」など。使用頻度の高い検索条件を切り出すことができるので便利です。
協力会社への金型の貸し出しなどは把握しづらいものですが、管理ラベルの読み取りを行うことで、出庫や移動いった情報を更新することができるため、簡単に把握できるようになります。
ハンディターミナルやiPhoneを使用し、IC タグやバーコード、QRコードなどの２次元コード、カメレオンコードを読み取ることで、誰でも棚卸しを正確に効率的に行うことが可能です。これにより、棚卸しにかかる工数をおよそ1/10に減らすことができます。
また数量管理オプションを活用することで、これまでの個品管理に加えて数量入力での在庫管理が可能になっています。
約20,000点の固定資産の棚卸しを効率化するためにConvi.BASEを導入。それまでのアナログ棚卸しでは、現品票20,000枚の仕分けと配布、現場での貼り換えなどに多大な手間がかかっていました。Convi.BASEの導入により、進捗状況の可視化と工数削減を実現。棚卸し工数が従来の4分の1、つまり75％削減され、担当者の負担を大幅に軽減することに成功しました。バーコードを利用することで確実な資産確認が可能となり、データ管理の精度も向上したのが好評です。
約144,000点の固定資産や計測器の管理を効率化するためにConvi.BASEを導入。各部門でばらばらに管理されていた資産データを集約し、ICタグを活用して棚卸しや貸出し管理のデジタル化を進めました。その結果、約1,960時間の労力を削減し、年間約920万円の人件費削減に成功しました。データ管理の正確性も向上し、BCPの担保にも貢献しています。
約10,000点の貯蔵品（機部品、消耗品）の管理を効率化するためにConvi.BASEを導入。従来の紙台帳とExcelによる管理ではミスが多発し、棚卸しに膨大な時間がかかっていました。Convi.BASEの導入により、四半期ごとの棚卸し工数が半分に削減され、記帳ミスも解消。バーコードを利用した数量管理オプションにより、在庫の正確性が向上し、現場の負担が大幅に軽減されました。
約90,000点の什器、備品、研究設備の管理を効率化するためにConvi.BASEを導入しました。これまで紙ベースで行っていた膨大な台帳管理により、人的・時間的コストや見落としが発生していました。Convi.BASEの導入により、QRコードを活用したデジタル管理を実現し、約37時間かかっていた棚卸し作業が10時間に短縮され、業務効率が大幅に向上しました。
ハンディターミナルやスマホで金型をスキャンするだけで、「使用状況」「入出庫」「ショット数」「貸し出し」「保管期限・場所」などといった情報をデジタル台帳に記録することができる「Convi.BASE（コンビベース）」。
スキャンするだけなので、金型を使用したり移動したりといった操作ごとの記録も負担になりません。
エクセル管理だと、記録作業にかなりの時間がかかっていましたが、Convi.BASE（コンビベース）を活用することでその点をクリアできます。
また、工程管理・生産管理機能を排除したことで、複雑で扱いにくい作業がなくなり、一般的な金型管理システムと比較しても、より手軽で簡単な操作性となっています。
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。