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企業にとって重要な文書の管理に悩んでいませんか？文書管理の課題や管理方法、物品管理システムを導入したことにより、業務効率化に成功した事例を交えながら解説していきます。
文書管理とは、重要な文書を適切な方法を用いて管理することを言います。 企業においての対象となる文書としては、営業であれば「見積書や請求書」など、経理であれば「契約書や現金出納帳」など、人事であれば「雇用契約書や出勤簿」など、総務であれば「株主総会議事録や総会議事録の謄本」など、製造であれば「技術文書や設計書」などになります。
文書管理は、情報の漏えいや改ざん・紛失などの危険を防ぐことに繋がり、企業を守る条件でもあるため、非常に重要な手段と言えます。
文書は扱う種類や数量、拠点数などによって、分類方法が異なります。そのため、まず何にもとづいて分類するかを決めていきます。 分類方法が決まったら、文書管理台帳を作成。保管の場所や期間・期限など、さまざまなデータを一括してまとめます。
次に、文書収納場所の整備をします。探す手間を省くため、収納は1か所に集めるのが望ましいです。 収納場所が決まったら、文書を分類した通りに収納します。同じフォルダ内に複数の文書がある場合は、わかりやすい見出し（五十音順や発行日順など）を付け、並べていきます。
見積書や契約書、会議録、稟議書など、紙の書類をすべて保管しようとすると、かなり広いスペースが必要です。専用の部屋や倉庫を作っている企業もあり、これがデータでの保管となれば、書類場所に使っていたコストや空間を削減することができます。
紙の書類の管理は、「紛失した」「劣化した」などといったトラブルが生じがちです。また過去の書類を見たくなっても、収納している倉庫にわざわざ足を運んだり、分厚いバインダーをめくって探したり、といった面倒な作業を嫌う従業員が多いでしょう。
また、「どこに保管しているのかわからない」という従業員がいると、その度に担当者の負担が増えてしまいます。
ここでは物品管理システムの導入によって、文書管理のカイゼンに成功した事例をケーススタディとして紹介します。
厳重保管が必須かつ保存期間の定められた、さまざまな書類を取り扱っている某金融会社。管理対象は契約書や重要文書原本です。
保存する文書は専用の箱に入れ、個票を貼って倉庫に保管。その後、保存期間の過ぎた箱から順序に従って廃棄していく、という運用をすべて人の手で行っていました。
棚卸しで保存した文書箱の所在を確認してみたところ、手続き上は入庫されているはずの文書箱が実際は倉庫にない、といった事例が発生。このことから、文書箱の入出庫のルールを厳しく定めること、また棚卸し作業を効率化させることが課題となりました。
システム導入で特に重視した機能は、「台帳管理」「棚卸し（ICタグ）」「入出庫（ICタグ）」。
入庫の場合、文書の保存申請があれば、ICタグを発行します。発行後、書類を入れた文書箱にICタグと個票を貼り付けて入庫となります。廃棄となる出庫の場合も含めて、ハンディ端末を使ってICタグを読み取り管理を行うことで、ミスを防止することが可能となりました。
棚卸しについても、手作業であれば1週間はかかっていたであろう作業が半日で終了することができるように。入出庫時を含めて大幅な効率化が実現できたほか、年に2回棚卸しを実施することが可能となりました。そのため、以前と比べてはるかに厳格な管理ができるようになりました。
重要文書の厳格な保管や、廃棄期限となった文書の管理など、一元管理を行うことができるのがConvi.BASEです。
重要文書の管理にICタグやバーコードを活用した管理ラベルを貼り付け、ハンディ端末を使ってスキャンすることで、文書保管や入出庫時における作業を正確かつ効率的に行うことが可能になります。
「いつ」「だれが」「何を」入出庫したかわかるので、保管状況が明確になり、文書の紛失を防ぐことにつながります。
台帳の管理項目は、自社の管理実態に沿って自由に設定が可能。文書や保存期間、契約書の種別や用途といった管理項目ごとにビュー（子台帳）を作成することができます。
また既存のExcel台帳データをインポートすることが可能なため、Convi.BASE上で一元管理を行うこともできます。 文書の廃棄期限や契約満了日といった期限を、メールで知らせてくれるアラートメール機能があります。これにより、重要文書の廃棄漏れや契約終了といった手続き漏れを防ぐことができます。
社内のあらゆる物品を管理することができる物品管理クラウドサービスConvi.BASE（コンビベース）。既存のExcel台帳データをインポートして一元管理ができるほか、保存期間の定められた契約書などの重要文書や契約更新期限、廃棄期限といった管理をしっかり行うことができます。
管理ラベルにQRコードやバーコード・ICタグを活用することで現物と台帳が紐付けられるため、入出庫時を含め、文書が保管されている場所や状態も効率的に管理することができます。「棚卸し作業を正確かつ効率的に実施したい」「入出庫管理を厳格に行いたい」「契約書等の廃棄期限の管理を行いたい」といった企業には、Convi.BASEは有効かつ導入しやすい物品管理システムと言えるでしょう。
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。