棚卸業務の負担を軽減する方法
「棚卸って大変...」現場が頭を抱える理由
棚卸は作業量が膨大であることから、さまざまな場面でミスが発生する可能性があります。例えば、在庫の数を間違ってカウントしてしまう、在庫を見逃して少なく数えてしまうといったミスや、正確に数えているものの誤って記入を行ってしまう、特徴が似ている商品がある場合に商品間違いをしてしまうといった可能性もあります。
また、棚卸作業をスムーズに行うには、その作業に見合った人員が必要となります。しかし、人員が不足している場合には、作業者ひとりひとりにかかってくる負担が大きくなってしまい、その分ミスも発生しやすくなることも考えられます。
そして、商品数が多ければ多いほど、取り扱っている商品を把握することが難しく、面倒である・大変であるといった印象を持ちやすくなります。さらに季節や売れ行きにより取り扱う商品が変更される場合には、より作業に手間がかかることになります。倉庫で商品管理を行っている場合には、対象となる商品がどこにあるのか探すところから始まるため、作業が煩雑で面倒だと感じる場面もあると考えられます。
棚卸業務を効率化する5つの方法
デジタルツール・システムの導入
棚卸システムやバーコードスキャナー、棚卸アプリなどを導入することも、棚卸の効率化に役立てられます。例えば、棚卸システムの導入により、棚卸作業はもちろん日々の在庫管理も効率化できるケースがあります。
ただし、ツールやシステムを導入する場合には、自社に合ったものを導入することが大切です。十分に確認してから導入しないと、導入コストばかりかかってしまい実際は役に立たないという可能性も考えられるためです。
棚卸作業の標準化とマニュアル化
棚卸作業を進める際の手順を標準化して、担当者が同じフローで進められるようにしましょう。その上で、マニュアルや作業の手順書などの作成によって、効率的に棚卸を行えるようになりますし、個人ごとのやり方に差が出ることもなくなります。
作業分担と人員配置の最適化
スムーズな棚卸作業を行うには、作業に見合った人員の配置を行ってください。その上で、担当者ごとに役割を割り当てることが大切です。さらに、状況を見ながら臨時スタッフの投入が必要になるケースもあると考えられます。適切な人員の配置によって、棚卸にかかる時間を短縮できます。
棚卸業務の実施頻度とスケジュール調整
現在行っている棚卸の頻度を見直してみるのもおすすめです。これは、効率的な棚卸作業には適切なスケジュールと人員の管理がポイントとなってくるため。定期的な棚卸のスケジュールを立てた上で計画的な実施が必要となります。そうなると事前に準備を整えられるようになりスムーズな作業につなげられますので、通常業務への影響もできるだけ小さくできます。
業務効率化のための教育・研修
棚卸作業を行うにあたって、あらかじめ知識やスキルを向上させるための教育や研修を行うことも大切です。まず棚卸の目的について学ぶと、なぜ行うのかがわかり、その重要性を理解できます。さらに、基本的な流れを知ることで、実際に作業を行う際に自分がどのように動けばいいかがわかり、滞りない作業につなげられます。
まとめ：効率的な棚卸業務で現場の負担を軽減するポイント
棚卸は非常に重要な作業ですが、「大変」「面倒」と感じているケースもあるのではないでしょうか。しかし、さまざまな工夫を行うことによって、スムーズな棚卸作業につなげられます。まずは自社の棚卸にはどのような課題があるのかを考え、その課題を解決できる方法について考えてみることがおすすめです。
協力
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
BASE
とは？
柔軟性が魅力
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。
- 導入実績
- 1,000社以上
- 主な
導入企業 - 味の素、積水化学工業、NTTコミュニケーションズ、小田急電鉄、阪急阪神ホテルズ、MIXI、キヤノンマーケティングジャパン、日本放送協会、パソナ・パナソニック ビジネスサービスなど