備品管理のルールを決めるとどう変わる？

備品管理とは？

備品管理とは物品を整理し管理することです。備品には、ボールペンのような文房具からパソコン、デスクなど大きなものまで様々です。

備品がどこにあるのか所在が明確になると業務効率化につながりますし、すでにある備品を購入するといった無駄な出費を抑えることも可能です。また、パソコンなど情報機器を管理することはセキュリティー対策にもなります。どのような目的で備品を管理するのか、明確にしておきましょう。

備品管理するうえで定めるべきルール

備品の整理と分類

まずは、台帳で管理しやすいように備品を分類しましょう。文房具、ＩＴ機器などカテゴリーごとに分けるのはもちろん、使用頻度によって分類するのもおすすめです。カテゴリー別に分けた後は、それぞれの備品をラベリングします。ＩＣタグやバーコードなどで備品の識別番号を記載することにより備品の取得日や保管場所、使用者などを把握することができます。

また、備品の管理をするにあたり保管場所の用意も重要です。どこに保管しておくかを明確にすることで、備品を探す手間が省け業務効率化につながります。

物品管理台帳の作成

紙やエクセルを使って備品管理台帳を作成します。管理台帳には、以下の項目を記載すると良いでしょう。

備品名
管理番号
登録日
登録者
購入数量
更新日
保管場所
利用日
返却日
現在の数量

これらの情報を備品台帳に記録することで、利用状況や備品の数量を把握することができます。Excelで作成することが一般的ですが、印刷をして紙ベースで管理することもあります。紙での管理は紛失リスクもあるｔめ、データでの管理がおすすめです。

ルールの策定・周知

備品管理を徹底するためには、事前に運用ルールを決めて全社員に周知することが大切です。全社共通のルールを作成しなければ、備品の数や保管場所が台帳と合わなくなるリスクがあります。

また、ルールをしっかりと決めなければ勝手に備品を持ち出して紛失されるリスクも起こりえます。経済的な損失はもちろん、情報が漏洩する恐れもあります。策定したルールは社員が把握できるようにしておきましょう。

定期的な棚卸・管理

定期的な棚卸をすることで、ルールを守っているかどうかをチェックすることができます。また、紛失・破損・故障している備品を発見することができ、備品の交換やメンテナンスをスムーズに行うことができます。

また、備品の数をチェックすることで勝手な持ち出しなどが行われていないかを確認できますし、適正数を把握することにもつながります。

備品管理のベストプラクティス

ルールの徹底

定期的な監査を行い、ルールを徹底します。過剰在庫ではないか、在庫がなくなっていないかを知ることができますし、不正行為の早期発見にもつながります。

物品管理できるツールを活用

物品管理はExcelや紙で行われることも多いのですが、ITツールを活用することでより業務を効率化できます。ITツールでば備品をバーコード、RFID管理でき、手動での入力ミスを減らすことができます。

また、クラウドシステムを使用することでリアルタイムでの備品管理が可能となり、自動発注や備品が少なくなった時のリマインド機能など、祖様々な機能を使えるのも魅力です。既存の会計システムや資産管理システムと連携できるものであれば、情報の二重入力の手間が省けるでしょう。備品管理ツールは色々あるいので、機能性やコスト、サポート、使いやすさなどから選ぶようにしましょう。