備品の紛失が防止できる？
物品管理が不十分だと紛失リスクが高まります。なぜ紛失リスクが高まってしまうのか、物品管理で紛失リスクを防止するためにどのような方法があるか、解説していきます。
備品・物品の紛失のリスク
理由①デジタルデータ持ち出しによる情報漏洩
物品管理が適切に管理されていない場合、個人情報などが入ったデバイスを社外に持ち出すことによる紛失リスクが起こることが予想されます。
個人情報漏洩の役45％は物品の紛失が原因であるといわれており、会社管理のスマートフォン、USBの適切な管理が求められています。
理由②コスト、生産性が悪化し社内士気が低下
物品管理が不十分であると、未使用な物品があるなど在庫がある状態で発注する恐れがあり、過剰在庫を抱えてしまうかもしれません。実際には不要であるはずのコストが積み重なることになれば、利益を圧迫しかねません。
また、物品の持ち出しルールがきちんと定められていない場合は物品の保管場所が分からなくなり、探す手間や時間がかかることが予想されます。コア業務を中断することになり、生産性が低下するでしょう。
コア業務以外のことに時間や手間を取られてしまうと、やるべき仕事をする時間が失われるため仕事に対する意欲が低下する恐れがあります。スムーズな業務を行うためにも、適切な物品管理は必要なことなのです。
理由③会社への信用が低下
情報漏洩が起こると、顧客からの不信感が高まることで会社への信用低下は避けられません。顧客を失うことにもつながり、業績も悪化してしまうでしょう。
また、物品管理に関わらず管理体制に不備があるということは、不正会計や盗難、横領のリスクも高まる恐れがあります。これらも会社の信用を低下させてしまう一因となるでしょう。
備品管理の基本と紛失防止策
備品管理の基本手順
備品管理の目的を明確化し、保管場所や備品の数量把握をしやすくするためには、備品管理を手順通り進めることが重要となります。
備品管理の基本手順は、以下の通りです。
- 備品の保管場所を決める 備品の保管スペースを確保し、棚なども用意する
- 備品を分類する 目的や用途などカテゴリーごとに分類することで、備品が管理しやすくなる
- 備品をラベリングする ラベリングすると手軽にカテゴリー分けができ、業務効率がアップする
- 備品管理のルールを設定する 1人何個まで、何個になったら報告・発注するなどのルールを決める
- 備品管理台帳を作成する 誰がいつ何を借りたか、いつ返す予定かなどを記入する台帳を作成することで、誰がいつ何を借りたのかが明確になる
一見手間に思うかもしれませんが、きちんとルール化することにより備品の紛失を防ぐことができます。また、必要な時にスピーディーに備品が利用できる環境を整えることができるのです。
紛失防止のための対策
備品の紛失防止のためには、次の4つを対策として実行することをおすすめします。
- 備品管理台帳の徹底 いつ誰がどこで利用しているかを知ることで備品の私物化を防止でき、備品を使いたいときにスムーズに利用できる
- デジタルツールの活用 手書きの在庫台帳やエクセルは人為的なミスが起こりやすいため、リアルタイムでの在庫管理ができるITツールや専用ソフトを活用する
- 備品に対する担当者の明確化 備品の発注作業を行う人、購入決済を行う人、各部門から1人など、備品に対する責任担当者をはっきりさせておく
- 会社全体に対する周知徹底 備品管理ルールについて周知できていなければ意味がないため、会社全体に知らせることが大切
購入から管理までの流れをルール化し、備品管理台帳を確実に活用することを徹底しましょう。
クラウドベースの備品管理システムを利用することで、リアルタイムでの備品管理が可能になり、紛失のリスクを大幅に減少させることができます。
まとめ
備品管理がおろそかになっていると、情報漏洩など会社の信用低下、業績悪化のリスクが出てきます。会社で備品管理ルールを明確にし、確実に運用することは様々な危険から会社を守ることにつながることを認識しておきましょう。
協力
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
BASE
とは？
柔軟性が魅力
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。
- 導入実績
- 1,000社以上
- 主な
導入企業 - 味の素、積水化学工業、NTTコミュニケーションズ、小田急電鉄、阪急阪神ホテルズ、MIXI、キヤノンマーケティングジャパン、日本放送協会、パソナ・パナソニック ビジネスサービスなど