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サービス業が抱える棚卸しの課題とは、どういったものなのでしょうか。課題を改善できる物品管理システムをご紹介します。紙やExcel での台帳管理や目視での棚卸しに悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。
サービス業の棚卸し業務のよくある課題としては、下記のようなものがあげられます。
これらの課題をクリアするには、まず業務を標準化させる必要があります。 各スタッフがやりやすい手順で作業に取り組めるよう、ルールを設定。それに沿った業務を実施することで、誰が作業しても同じように進めることができます。 そして同じデータを活用することで、情報をわかりやすく共有することができます。
ここではサービス業で物品管理システムを導入するメリットを紹介します。
物品管理システムを導入しシステム化することによって、人為的ミスを防げることをはじめ、時間短縮やコスト削減にもつながります。 物品管理システムは在庫管理に特化しており、現在庫数や入出庫情報などを入力するだけで、在庫を正確に管理できます。
そのため、現場スタッフは在庫管理や発注などの業務から解放され、サービス業務に集中できます。 チェックするために現物を確認する時間が省けるだけでなく、常に在庫の有無を気にするストレスからも解放されます。
物品管理システムを導入することで、遠隔から各拠点の在庫をチェックすることが可能になるため、補充するのに必要なタイミングがすぐにわかります。 特に拠点を複数所有している場合、確実な補充ルートを作ることが可能です。
普段から在庫関連の業務をスムーズに進めることができるため、棚卸しの際の業務の負担はかなり軽減されるでしょう。 ペーパーレス化ができるだけでなく、現場の在庫と記入台帳に差異が生じることがなくなるため、棚卸し業務に集中できるようになります。
過剰在庫がある場合は、コストがかかることが多いです。たとえば倉庫を管理するためには人件費や光熱費、過剰在庫を廃棄する際の処分費用などがかかってきます。そうなると、企業経営を圧迫する可能性も出てきます
物品管理システムによって在庫管理を徹底し、適正量の在庫を維持し続けることができれば、廃棄処分のための費用やその他の支出、無駄なコストをかなり抑えることができます。
「Convi.BASE（コンビベース）」は、幅広い物品を管理し、また棚卸しをサポートするクラウドサービス。 エクセル台帳をインポートするとすぐに利用でき、社内に散らばっている台帳を一元管理します。
スマートフォンやタブレットを利用して、いつでもどこでもアクセス可能。 台帳は、管理項目を編集したり追加したりと、必要に応じて自由に扱えます。 そのため、課題となっていた作業方法を統一することが可能となります。
棚卸しは、ICタグやバーコード、カメレオンコード、QRコードで台帳コードと紐付けし、スマートフォンやハンディターミナルを使用して、簡単に棚卸しができます。これまで行っていた目視確認での棚卸しとは異なり、棚卸し工数は1/3～1/10に削減可能となっています。
棚卸し以外にも物品管理に関して必要である「貸し出し」や「返却管理」、「入出庫管理」などさまざまな機能が揃っているのも大きな特徴です。
台帳と現物に差異がある、棚卸しに手間がかかっているなどの課題を解消してくれるConvi.BASE。
旅館やホテル業など、固定資産がとくに多い業態でも、Convi.BASEで固定資産管理の効率化が可能なのでおすすめです。
ICタグやバーコードを利用して管理ラベルを作成し、台帳と現物を紐づける「管理ラベル発行機能」、バーコードやICタグを利用して正確に効率的に行うことができる上、結果レポートを出力して監査にも対応できる「棚卸し」、「遊休品」や「契約満了を迎えるリース物品」などを把握・共有したい場合に台帳から条件に合致する情報だけを抽出できる「ビュー（子台帳）」といった機能によって、業務の効率化が達成できます。
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。