棚卸の改善事例
棚卸で物品管理システムを活用するメリット
棚卸し業務は、企業の規模や管理対象の種類にかかわらず、必ず発生する重要な業務のひとつです。しかし、紙やExcelでの目視確認や手入力が中心の場合、作業に膨大な時間と労力がかかるだけでなく、ミスも避けられません。
例えば「担当者ごとに管理台帳の記載方法が違う」「同じ物が複数登録されている」「現物と台帳が一致しない」といった問題は多くの企業で起こっています。こうした状況は、棚卸しの効率を下げるだけでなく、経営判断の遅れや資産の損失にもつながりかねません。
物品管理システムを活用する最大のメリットは、現物と台帳を簡単に紐づけられる点です。管理ラベルをQRコードやバーコードで発行し、スマートフォンやタブレットで読み取るだけで情報が自動的に反映されます。これにより「紙に記録 → Excelに転記」という二重作業が不要になり、作業効率が飛躍的に向上します。
さらに、システム導入によって「管理の属人化」を防ぎ、誰でも同じ画面で同じ情報を確認できるようになります。棚卸しの進捗をリアルタイムで把握できるため、監査対応や経理部門との連携もスムーズになります。
結果として、棚卸し作業時間の削減・精度向上・業務の標準化・コスト削減という4つの大きな効果を同時に得られるのが、物品管理システム導入の大きなメリットです。
棚卸で物品管理システムを活用する方法
実際にシステムを活用する際の手順はシンプルですが、導入前にしっかりと設計を行うことでより高い効果を発揮します。
- 1. 管理対象の洗い出し
固定資産、消耗品、情報資産など、棚卸しの対象となる資産をリストアップします。点数が数千～数万に及ぶ場合もあるため、この段階で「どこまでを対象とするか」を決めることが重要です。 - 2. 管理ラベルの発行・貼付
対象ごとにQRコードやバーコード付きの管理ラベルを発行し、現物に貼付します。これにより「誰が」「どこで」「どの資産を」扱っているかを瞬時に特定できるようになります。 - 3. 棚卸し作業の実施
ラベルをスマートフォンやタブレットで読み取ると、その場で台帳と突合されます。一致していれば自動的に記録され、不一致があればアラート表示されるため、ミスをすぐに修正可能です。 - 4. データの一元管理
棚卸し結果はリアルタイムでシステムに反映され、進捗状況や未確認資産が一覧で表示されます。監査資料や経理用レポートもワンクリックで出力でき、外部対応も容易です。
従来の方法と比較すると、「目視と手入力」から「読み取りと自動反映」へと変わるだけで、業務効率は数倍に向上します。さらに、ICタグを活用すれば非接触での一括読み取りも可能となり、より大規模な現場での活用にも適しています。
このように、物品管理システムを活用することで、棚卸しは単なる「確認作業」ではなく、経営に役立つ「資産活用のデータ基盤」へと進化させることができます。
実際に導入した事例
ここでは、実際に物品管理システムを導入し、棚卸し業務を改善した企業の事例をご紹介します。
棚卸し業務の
BEFORE＆AFTERカイゼン事例
株式会社ブロードエンタープライズ 様における導入事例です。従来のExcelでの在庫管理に課題を抱えていた同社は、システム導入によって棚卸しの精度向上と効率化を実現しました。
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株式会社ブロードエンタープライズ 様では、従来はExcelで在庫管理を行っていました。棚卸しの際にExcelの在庫数と手で数えた数が合わず、ダブルチェックをしても差異が発生。当時約4,000台の機器を管理していましたが、どのタイミングで数が合わなくなったのか追跡することができませんでした。
また、レンタル機器として貸し出している通信機器(ルーター、Wi-Fi等)は、倉庫から出庫後も物件設置先や返品・交換状況など全てを継続管理する必要がありましたが、Excelでは出庫後の追跡が困難でした。Excelの関数が壊れることもあり、管理に大きな負担がかかっていました。
Convi.BASEを導入したことで、機器に貼付したQRコードを読み取るだけで棚卸しが完了。シリアルごとに管理できるため、機器の物件設置先や不具合状況などの履歴を簡単に把握できるようになりました。
導入後、事業拡大に伴い倉庫在庫は約4,000台から約37,000台へ、物件設置分も含めた登録総数は約200,000台にまで増加しましたが、週1回の棚卸しで何年も毎回数字が一致しています。日々の出庫も20〜30台から100〜200台に増えたにもかかわらず、手作業で時間がかかっていた時間が大幅に短縮されました。監査法人からもお墨付きをいただき、以前は「このままでは少し厳しい」と注意されていた状況から大きく改善しました。
株式会社ブロードエンタープライズ 様
株式会社ブロードエンタープライズ 様は、マンション向けインターネット設備やIoT設備を提供する企業です。レンタル機器の管理台数増加に伴い、従来のExcel管理では在庫差異や追跡困難といった課題に直面していました。
物品管理システム「Convi.BASE」を導入したことで、棚卸しの正確性を確保しながら業務効率化を実現。2021年の東京証券取引所グロース市場への上場にも貢献し、今後は棚卸し頻度を月1回に削減する計画です。
協力
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
BASE
とは？
柔軟性が魅力
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。
- 導入実績
- 1,000社以上
- 主な
導入企業 - 味の素、積水化学工業、NTTコミュニケーションズ、小田急電鉄、阪急阪神ホテルズ、MIXI、キヤノンマーケティングジャパン、日本放送協会、パソナ・パナソニック ビジネスサービスなど