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販売管理においてExcelを活用しているものの、「処理や集計に時間をとられる」「担当者しかわからない」などの悩みを抱えていませんか？ そういった方にはクラウド型の物品管理システムがおすすめ。何が変わるのかを解説していきます。
近年ではどの企業でもExcelで見積書や納品書、請求書などを発行しています。 ですがExcelではいろんなポイントで行き届いていない、と思う担当者も多くなっているようです。主なポイントは以下の2つ。
伝票作成が効率化されるExcelのテンプレートを利用することは、それまでExcelで管理していなかった時代の人たちにとっては画期的なシステムでした。 ですが伝票を作成するための作業時間はかかります。また、伝票を発行したとしても、その集計の際には新たに入力の必要があります。 その過程でミスが発生する可能性がありますし、なにより手間がかかります。
データの共有も手間となります。Excelで管理作業を効率化できるプログラミングもありますが、専門的なので開発するのに多くの時間と費用を要するでしょう。修正や更新するのにも同様です。そのため進捗管理も人によって違いがでてきます。これでは経理システムと連携することも困難です。
販売管理システムはこうした課題を全て解決してくれます。 販売に関する受注から在庫管理、納品、請求、入金までの情報を一元的に管理が可能なので、非常に効率よく業務を進めることができます。
オンプレミス（on-premise）は、サーバーやソフトウェアなどの情報システムを構築することを言います。 自社内に機器を設置して、ユーザ担当者が運用している、つまり自社運用しているのが特徴です。
これに対し2000年代になってから登場した「クラウドサービス」は、インターネットを介して共同利用するものです。 データセンターに核となるプログラムを置き、企業は必要に応じて機能を選んでいきます。
運用しているのはプログラムを提供する事業者であり、スキルやノウハウを持つ人材です。 完成されているプログラムを利用することになるため、導入する際には期間を短縮することができます。 また、オンプレミスと比べて初期費用が圧倒的に低コストなのも特徴です。
オンプレミスは、自社でサーバーやネットワーク機器を購入・設置し、運用を行う方式です。一方、クラウドはインターネット上のリソースをレンタルし、システムを構築する方式です。
オンプレミスは初期費用が高額になる一方で、長期リースを組むとクラウドの月額・年額費用を下回ることもあります。クラウドは初期費用が低く、必要に応じてリソースを増減できます。
オンプレミスは機器の手配後、数週間から数ヶ月かかることがあります。一方、クラウドはアカウント登録後すぐに使用できます。
自社内でクローズな環境を構築する場合、オンプレミスが選択肢となります。しかし、在庫状況などを外部から確認したい場合、クラウドが適しています。
オンプレミスとクラウドのどちらもカスタマイズが可能ですが、オンプレミスは機器性能の上限があり、クラウドは追加料金が発生する可能性があります。
障害が発生した場合、オンプレミスは自社が対応し、クラウドはクラウド事業者が復旧を行います。
クラウド型のサービスと聞くと「利用にあたっていろんな制限があるのでは？」と思うかもしれません。ですが、自社の希望や運用方法に合わせて自由にカスタマイズする物品管理システムも存在します。
業種や業態によっても数多くのクラウドサービスが提供されているため、自社に合ったサービスの選択やカスタマイズの作業を行いましょう。 下記のページではクラウド型の物品管理システムを導入した事例をイラストでわかりやすく紹介しています。興味のある方はぜひチェックしてみてください。
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。