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今やどんな業界の業務においても、欠かせない存在となっているIT資産。そもそもIT資産とは何を指すのか、IT資産管理の課題や管理方法だけでなく、システム化により業務改善を果たした実例も紹介します。
IT資産について様々な定義がありますが、基本的には「情報を処理するための機器全般」を指します。大別すると、「有形IT資産」と「無形IT資産」の2つ。有形のIT資産を「IT機器」と表現するケースもあります。
有形IT資産の代表例は、デスクトップPC、ノートPC、タブレット、サーバーなど。これらにネットワークを介して使用するプリンター、スキャナー、外付けハードディスク、USBメモリ、デジタルカメラ、Wi-Fiルーター等のハードウェアも有形のIT資産に含まれます。
無形のIT資産は、インストールされているOSやソフトウェア、アプリケーション、ウイルス対策ソフト、ライセンス等が該当します。利用状況やバージョン情報などを把握しておく必要があります。
これら有形・無形を含めた資産を管理することを「IT資産管理」と呼びます。次はその管理方法について詳しく見ていきましょう。
パソコンなど有形のIT管理の管理方法は、一般的な固定資産の管理方法と大きな違いはありません。大まかにまとめると下記の3ステップとなります。
管理台帳には「管理番号」「機器情報」「所在」「購入日」などを記載。現物に管理ラベルを張る際には管理台帳と情報の差異がないか、よく注意しましょう。ここで人為的なミスが起こると、棚卸しの際に確認作業に時間がかかってしまいます。
無形のIT資産であるソフトウェアなども、「1.現状を把握」し、「2.管理台帳にまとめる」という流れは同じ。台帳には「ベンダー名」「インストール日」「バージョン情報」などを記載し、状況を確認できるようにしておきます。
フローとしてはシンプルですが、無形のIT資産の点数が多い場合は現状を把握するだけでも容易ではありません。管理用のツールを使うなどして、効率的に進めるようにしましょう。
今や企業にとって必須となり、点数も増加傾向にあるIT資産。本社だけならまだしも、支社や拠点を含めて管理する場合は、大きな工数・時間を要することは疑いようがありません。
IT資産管理のよくある課題としては、下記のようなものが挙げられます。
管理点数が少ない場合はエクセルでの管理でも問題ありませんが、例えば管理資産が100点を超える場合などは作業者の負担が大きく、管理台帳の記入ミスも起こりやすくなります。
こうした課題を解消したいなら、物品管理システムの導入がおすすめです。システム導入すれば、管理ラベルに張ったQRコードを読み込めば確認作業は完了。エクセルでの記入も不要となり、ソフトウェアなどの無形資産の管理もしやすくなります。
ここでは物品管理システムの導入によって、IT資産管理のカイゼンに成功した事例を紹介します。
自社で開発したシステムを使用して、長年資産管理を行っていました。税制改正の度にシステム改修を行って対応してきたものの、基幹システム全体の刷新に伴って、固定資産管理システムをリプレイスすることに。
棚卸しは、各部署の担当者がそれぞれ紙に出力した棚卸しリストと現物を照合。チェックした後は自席に戻り、パソコンでExcelに情報を入力していました。 「照合」と「入力」という二重の作業が発生したため、入力ミスなどで現物と数字が合わないことがありました。
また、棚卸しリストはPDFファイルのため、データの並び替えやフィルターをかけられないといった大変不便な状況でした。それ以外にも紛失物の捜索や再集計などの作業が重なり、棚卸し作業だけでトータルで2ヶ月近くを要していました。
こうした状況を改善すべく、QRコードを活用した物品管理システムを導入。管理する資産にQRコード付きの管理ラベルを貼付し、棚卸しの際はQRコードをスマートフォンで読み取らせるだけで作業が完了するという流れに。これで「照合」と「入力」を同時に行えるようになり、効率化とともに精度もアップしました。
導入にあたって資産管理番号の変更により、旧システムから固定資産管理システムに取り込む作業と、管理ラベルを何万点もある什器・備品に貼らなければならないという手間が発生したものの、比較的スムーズに移行することができました。
事前に紙のリストを用意したり、後で入力作業をしたりする必要がなくなっただけでなく、台帳と現物の差異が発生しにくくなったため、棚卸し作業は劇的に楽になりました。 現物がどこに存在するかもすぐに把握できるので、紛失のリスクも減らすことができました。
キヤノン製品および関連ソリューションの国内マーケティングを主な事業とするキヤノンマーケティングジャパン株式会社。 本社を含め全国45の事業所と、国内外に12のグループ会社を擁しています。
正確な棚卸しと、作業時の効率化が課題となっていましたが、基幹システムのリプレイスというタイミングに合わせて、物品管理システムを導入したことにより、非効率だった棚卸しの管理方法をカイゼンすることができました。
「IT資産管理ツールでは現物の管理がカバーできない」「貸出し・返却を正確に管理したい」といった課題に対応できるのがConvi.BASE。データのインポート機能など、IT資産管理システムや固定資産管理システムといった外部システムと連携することで、現物管理を一元的かつ効率的に行うことができます。
また、ICタグやバーコードを活用することにより、IT機器の貸出しや返却時もICタグなどで読み取ることで簡単に管理することができます。
Convi.BASEは、IT資産管理に必要な機能を網羅しています。 条件を設定して自由に作成が可能なビュー（子台帳）機能のほか、アラートメール機能による返却漏れ防止、写真や稟議書、保証書などの関連ファイルを紐づけての一元管理、履歴管理、アクセス権限の付与など、管理状況や利用状況に合わせた管理が可能。
柔軟な台帳機能により、遊休となっているIT資産の活用や、IT資産の購入・利用・修理・廃棄に至るLCM（ライフサイクルマネジメント）を効率的に支援します。
社内にあるモノをすべて管理できる物品管理クラウドサービスConvi.BASE（コンビベース）。拠点ごとに散在するIT資産や台帳を一元的に管理し、情報をスピーディに共有できることが大きな魅力。既存のExcelデータなども、Convi.BASEのインポート機能を使うことで移行することが可能です。
管理ラベルにQRコードやバーコード・ICタグを活用することで、貸出し・返却、LCMの徹底など、IT資産の管理を効率的に行うことができます。
「棚卸し作業を正確かつ効率的に実施したい」「IT資産管理を一元的に行いたい」「遊休となっているIT資産を活用することで、無駄なコストを削減したい」といった企業には、Convi.BASEは有効かつ導入しやすい物品管理システムと言えるでしょう。
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。