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パソコン、スマートフォン、タブレット、ソフトウェア、ライセンス。気づけば社内のあちこちに増えているIT資産を、きちんと把握できていますか？本記事では、IT資産管理の基本から、台帳に必要な項目、よくある課題、棚卸し・貸出し管理を効率化する方法まで、現場で使える視点で解説します。
IT資産管理とは、社内で利用しているパソコンやスマートフォン、タブレット、サーバー、ソフトウェア、ライセンスなどを一元的に把握・管理することです。単に「何台あるか」を数えるだけではありません。誰が使っているのか、どこにあるのか、いつ購入したのか、貸出し中なのか、廃棄済みなのかまで確認できる状態にしておくことが重要です。
たとえば、新入社員用にノートPCを用意しようとしたとき、「倉庫に予備機があるはずだけど、使える状態なのか分からない」「退職者から返却されたPCがどこにあるか分からない」といった場面は少なくありません。IT資産管理ができていないと、使える機器が社内にあるにもかかわらず、重複購入してしまうことがあります。
また、IT資産にはソフトウェアやライセンスといった無形の資産も含まれます。ライセンスの契約数、インストール状況、更新期限を把握していないと、不要な契約が残ったり、必要な更新を見落としたりする可能性があります。IT資産管理は、情報システム部門だけでなく、総務・経理・各部署の業務効率やコスト管理にも関わる取り組みです。
IT資産は、大きく「有形IT資産」と「無形IT資産」に分けられます。現物がある機器だけでなく、ソフトウェアやライセンスまで含めて管理することで、社内の利用状況を把握しやすくなります。
| 分類 | 主な管理対象 | 確認しておきたい情報 |
|---|---|---|
| パソコン・端末 | デスクトップPC、ノートPC、タブレット、スマートフォン | 利用者、部署、設置場所、購入日、状態 |
| 周辺機器 | プリンター、スキャナー、外付けHDD、USBメモリ、Wi-Fiルーター | 保管場所、貸出し状況、管理番号、故障履歴 |
| サーバー・ネットワーク機器 | サーバー、NAS、ルーター、スイッチ、アクセスポイント | 設置場所、管理担当者、保守期限、更新時期 |
| ソフトウェア | OS、業務アプリ、ウイルス対策ソフト、クラウドサービス | バージョン、利用者、インストール状況、更新期限 |
| ライセンス | ソフトウェアライセンス、サブスクリプション契約 | 契約数、利用数、契約期間、更新日 |
| 関連書類 | 保証書、契約書、稟議書、購入証憑 | 紐づく資産、保管場所、更新・廃棄時の確認事項 |
IT資産は、部署ごとに購入されたり、拠点ごとに保管されたりすることが多く、全社で見ると実態が分かりにくくなりがちです。まずは、管理対象を整理し、台帳に記録すべき情報を決めることから始めましょう。
IT資産は、業務に欠かせない一方で、増え方が見えにくい資産です。新しい社員が入るたびにPCを用意し、部署ごとにソフトウェアを契約し、拠点ごとにルーターやプリンターを設置しているうちに、いつの間にか管理対象が膨らんでいきます。
管理が曖昧な状態では、棚卸しのたびに現物探しが発生します。机の引き出し、倉庫、会議室の棚、退職者から返却された段ボール。ひとつずつ確認していく作業は、思っている以上に時間を取られます。さらに、台帳が古いままだと「台帳にはあるのに現物がない」「現物はあるのに誰のものか分からない」といったズレが起こります。
IT資産管理を行うことで、必要な機器を必要なときに使える状態にし、余計な購入や紛失リスク、契約のムダを減らすことができます。情報システム部門の負担を減らすだけでなく、全社のコスト管理やセキュリティ対策にもつながります。
社内に利用できるPCや周辺機器があるにもかかわらず、所在が分からないために新しく購入してしまうケースがあります。ソフトウェアでも、使われていないライセンス契約が残ったまま更新されることがあります。
IT資産管理を行えば、現在使われている機器と、使われていない機器を見分けやすくなります。遊休資産を再利用できれば、新規購入の数を抑えられます。
IT資産の棚卸しでは、台帳と現物が一致しているかを確認します。紙やExcelのリストを持って現物を探し、あとで入力し直す運用では、確認にも転記にも時間がかかります。
管理番号やQRコード、バーコードを使って現物と台帳を紐づけておけば、確認作業を進めやすくなります。どこまで棚卸しが終わっているのかも把握しやすくなり、管理者側の確認負担を減らせます。
ノートPCやスマートフォン、USBメモリなどは、社外への持ち出しや貸出しが発生しやすいIT資産です。誰が持っているのか分からない状態では、紛失時の確認や対応が遅れてしまいます。
貸出し・返却の履歴を残しておくことで、IT資産の所在を追いやすくなり、管理責任も明確になります。特に個人情報や機密情報を扱う企業では、現物管理の精度を高めることが重要です。
IT資産管理は、難しい仕組みから始める必要はありません。まずは社内にあるIT資産を洗い出し、管理番号を付け、台帳に記録し、現物と紐づけることが基本です。
有形IT資産であるパソコンやスマートフォン、周辺機器は、固定資産や備品の管理と近い流れで進められます。一方、ソフトウェアやライセンスは現物がないため、利用者・契約数・更新日などを分かるようにしておく必要があります。
まずは、社内にあるIT資産を洗い出します。本社だけでなく、支社、店舗、工場、倉庫、在宅勤務者に貸与している機器まで確認しましょう。
洗い出す際は、パソコンだけでなく、スマートフォン、タブレット、プリンター、ネットワーク機器、USBメモリ、外付けHDDなども対象にします。ソフトウェアやライセンスについては、契約情報や利用者情報を確認します。
洗い出したIT資産は、管理台帳にまとめます。台帳には、管理番号、機器名、利用者、部署、設置場所、購入日、状態などを記録しておきます。
台帳を作成する目的は、一覧を作ることだけではありません。必要なときに「誰が使っているか」「どこにあるか」「使える状態か」をすぐ確認できるようにすることです。そのため、現場で使う人が分かる名称やカテゴリにしておくことも大切です。
パソコンやスマートフォン、周辺機器などの現物には、管理番号と紐づくラベルを貼ります。QRコードやバーコード付きのラベルを使えば、棚卸しや貸出し・返却時に読み取るだけで記録しやすくなります。
ラベルを貼る際は、剥がれにくく、読み取りやすい位置を選びましょう。ノートPCの場合は底面や背面、タブレットの場合はケースや管理用の面など、運用に合わせて決めておくと現場で迷いません。
IT資産は、購入して台帳に登録して終わりではありません。部署異動、在宅勤務、退職、故障、買い替え、廃棄など、利用状況が日々変わります。
貸出し・返却・修理・廃棄のルールを決めておかないと、台帳と現物のズレが広がります。「誰が更新するのか」「どのタイミングで記録するのか」「承認が必要な操作は何か」を明確にしておきましょう。
IT資産管理台帳は、棚卸しや貸出し管理、更新判断に使うものです。必要な項目が不足していると、現物確認のたびに担当者へ確認することになり、台帳の意味が薄れてしまいます。
最低限、次のような項目を入れておくと、IT資産の所在や利用状況を把握しやすくなります。
| 台帳項目 | 記載内容 | 管理のポイント |
|---|---|---|
| 管理番号 | IT資産ごとの識別番号 | 現物ラベルと紐づける |
| 資産名・機器名 | ノートPC、スマートフォン、プリンターなど | 現場で分かる名称に統一する |
| カテゴリ | PC、周辺機器、ネットワーク機器、ソフトウェアなど | 検索や棚卸し対象の抽出に使う |
| メーカー・型番 | メーカー名、型番、シリアル番号 | 修理や買い替え時に確認しやすい |
| 利用者・部署 | 使用している社員名、部署名 | 貸与状況や返却確認に使う |
| 設置場所・保管場所 | 拠点、フロア、棚、倉庫など | 現物を探す時間を減らせる |
| 購入日・取得日 | 購入・取得した日付 | 更新時期や償却管理の判断に使う |
| 状態 | 使用中、貸出し中、保管中、故障中、廃棄予定など | 使える資産かどうかを判断しやすい |
| 保証・保守期限 | メーカー保証や保守契約の期限 | 期限切れや更新漏れを防ぐ |
| ソフトウェア・ライセンス情報 | インストール済みソフト、契約数、更新日 | 利用状況や契約更新を管理する |
| 貸出し・返却履歴 | 貸出日、返却予定日、返却日 | 持ち出し状況を追いやすい |
| 関連ファイル | 保証書、稟議書、購入書類など | 必要書類を探す手間を減らせる |
台帳項目は、最初から増やしすぎると更新が続きにくくなります。まずは棚卸しや貸出し管理に必要な項目から始め、運用しながら追加していくと定着しやすくなります。
IT資産管理では、台帳を作っている企業でも課題が残ることがあります。原因の多くは、台帳と現物がつながっていないこと、更新ルールが曖昧なこと、拠点や部署ごとに管理方法が違うことです。
本社、支社、店舗、倉庫、在宅勤務者の手元など、IT資産はさまざまな場所に散らばります。各部署で個別に購入した機器があると、情報システム部門や総務部門が全体を把握しにくくなります。
台帳上は存在していても、実際には誰が使っているのか分からない。逆に、現物はあるのに台帳に登録されていない。こうしたズレが積み重なると、棚卸しのたびに確認作業が発生します。
Excel管理は始めやすい一方で、更新が担当者任せになりやすい方法です。貸出しや返却、部署異動、故障、廃棄が発生するたびに手入力が必要になります。
忙しい時期には入力が後回しになり、あとからまとめて更新することもあります。その結果、日付や利用者、保管場所の入力ミスが起こり、台帳の信頼性が下がってしまいます。
IT資産の棚卸しでは、台帳にある機器と実際の現物を照合します。しかし、管理ラベルが貼られていない、管理番号が違う、設置場所が変わっていると、確認に時間がかかります。
台帳と現物の数が合わない状態が続くと、紛失なのか、移動なのか、廃棄漏れなのかを判断できません。棚卸し後の差異確認にも時間がかかり、担当者の負担が増えてしまいます。
IT資産管理では、パソコンやスマートフォンだけでなく、ソフトウェアやライセンスの管理も必要です。誰がどのソフトを使っているのか、契約数に対して利用数がどうなっているのかを確認できないと、不要な契約が残ることがあります。
また、更新期限が近い契約を見落とすと、業務に必要なソフトが使えなくなる可能性もあります。無形資産は現物がないため、台帳やシステムで状況を見える化しておくことが重要です。
管理するIT資産が少ない場合は、Excelでも管理を始められます。台帳を作り、管理番号や利用者、設置場所を記録すれば、一定の整理はできます。
しかし、管理点数が増えたり、拠点が増えたりすると、Excelだけでは運用が難しくなります。特に次のような課題が出ている場合は、管理方法の見直しを検討しましょう。
Excel管理の大きな課題は、現物確認と台帳更新が別作業になりやすいことです。棚卸しの現場でチェックし、自席に戻って入力する運用では、二重作業になり、転記ミスも起こりやすくなります。
QRコードやバーコード、ICタグを活用した管理に切り替えれば、現物を読み取ったタイミングで記録を残しやすくなります。棚卸しや貸出し・返却の作業を減らしながら、台帳の精度も保ちやすくなります。
IT資産管理を見える化すると、社内のIT機器やソフトウェアの状況をすぐに確認できるようになります。情報システム部門に問い合わせなくても、必要な情報を台帳やシステムで確認できる状態を目指しましょう。
IT資産の棚卸しでは、管理対象が多いほど確認作業に時間がかかります。紙のリストを見ながら現物を探し、チェック後にExcelへ入力する運用では、作業が長引きがちです。
管理ラベルを使って現物と台帳を紐づければ、棚卸し時の照合作業を進めやすくなります。スマートフォンやハンディ端末で読み取る運用にすると、現物確認と記録を同時に行いやすくなります。
在宅勤務用のPC、短期利用のタブレット、検証用スマートフォンなどは、貸出しや返却が発生しやすいIT資産です。貸出し状況が見えないと、必要なタイミングで使える機器があるのか判断できません。
誰に、いつ貸し出し、いつ返却予定なのかを記録しておけば、未返却や紛失のリスクを減らせます。返却後の初期化や再設定の状態も管理できれば、次に使う人への引き渡しもスムーズになります。
使われていないPCや周辺機器が倉庫に眠っている一方で、別の部署では新しく購入している。こうしたムダは、IT資産の利用状況が見えていないと起こりやすくなります。
使用中、保管中、故障中、廃棄予定といった状態を管理しておけば、再利用できる資産を見つけやすくなります。新規購入の判断もしやすくなり、コスト削減につながります。
PCやスマートフォンは、購入から時間が経つと、故障や性能不足が起こりやすくなります。ソフトウェアやライセンスも、契約期限や更新日を確認する必要があります。
購入日、保証期限、保守期限、利用状況を台帳で管理しておけば、更新や廃棄の判断がしやすくなります。場当たり的な買い替えではなく、計画的なIT資産の入れ替えにつなげられます。
IT資産管理システムを選ぶ際は、機能の多さだけで判断しないことが大切です。現場で使い続けられるか、既存の台帳や社内システムと連携しやすいか、棚卸しや貸出し管理まで効率化できるかを確認しましょう。
IT資産管理では、ソフトウェアやネットワーク情報だけでなく、PCやスマートフォンなどの現物管理も必要です。どの機器がどこにあり、誰が使っているのかを確認できるシステムを選びましょう。
QRコードやバーコード、ICタグを使って現物と台帳を紐づけられると、棚卸しや貸出し・返却の記録がしやすくなります。
すでにExcel台帳や固定資産管理システムで管理している場合は、既存データを移行できるか確認しましょう。移行の負担が大きすぎると、導入時に現場が疲れてしまいます。
CSVインポートや外部システムとの連携に対応していれば、これまでの管理データを活かしながら運用を始めやすくなります。
IT資産は、社員への貸与や部署間の移動が多い資産です。貸出し日、返却予定日、返却日、利用者を記録できると、未返却の確認や紛失時の追跡がしやすくなります。
返却期限が近づいたときに通知できる仕組みがあれば、返却漏れの防止にも役立ちます。
IT資産には、保証書、稟議書、契約書、修理履歴、写真などの情報が紐づきます。これらが別々の場所に保存されていると、確認のたびに探す手間が発生します。
関連ファイルや履歴を資産情報に紐づけて管理できれば、修理、更新、廃棄の判断をしやすくなります。
IT資産管理は、情報システム部門だけで完結するものではありません。棚卸しや貸出し・返却では、各部署の担当者が操作することもあります。
画面が分かりにくい、入力項目が多すぎる、スマートフォンで使いにくいといった状態では、運用が続きません。日常業務の中で無理なく使えるかを確認しましょう。
ここでは物品管理システムの導入によって、IT資産管理のカイゼンに成功した事例を紹介します。
自社で開発したシステムを使用して、長年資産管理を行っていました。税制改正の度にシステム改修を行って対応してきたものの、基幹システム全体の刷新に伴って、固定資産管理システムをリプレイスすることに。
棚卸しは、各部署の担当者がそれぞれ紙に出力した棚卸しリストと現物を照合。チェックした後は自席に戻り、パソコンでExcelに情報を入力していました。「照合」と「入力」という二重の作業が発生したため、入力ミスなどで現物と数字が合わないことがありました。
また、棚卸しリストはPDFファイルのため、データの並び替えやフィルターをかけられないといった不便な状況でした。それ以外にも紛失物の捜索や再集計などの作業が重なり、棚卸し作業だけでトータルで2か月近くを要していました。
こうした状況を改善すべく、QRコードを活用した物品管理システムを導入。管理する資産にQRコード付きの管理ラベルを貼付し、棚卸しの際はQRコードをスマートフォンで読み取らせるだけで作業が完了するという流れに。これで「照合」と「入力」を同時に行えるようになり、効率化とともに精度もアップしました。
導入にあたって資産管理番号の変更により、旧システムから固定資産管理システムに取り込む作業と、管理ラベルを何万点もある什器・備品に貼らなければならないという手間が発生したものの、比較的スムーズに移行できました。
事前に紙のリストを用意したり、後で入力作業をしたりする必要がなくなっただけでなく、台帳と現物の差異が発生しにくくなったため、棚卸し作業は劇的に楽になりました。現物がどこに存在するかもすぐに把握できるので、紛失のリスクも減らせました。
キヤノン製品および関連ソリューションの国内マーケティングを主な事業とするキヤノンマーケティングジャパン株式会社。本社を含め全国45の事業所と、国内外に12のグループ会社を擁しています。
正確な棚卸しと、作業時の効率化が課題となっていましたが、基幹システムのリプレイスというタイミングに合わせて、物品管理システムを導入したことにより、非効率だった棚卸しの管理方法をカイゼンできました。
「IT資産管理ツールでは現物の管理がカバーできない」「貸出し・返却を正確に管理したい」といった課題に対応できるのがConvi.BASEです。データのインポート機能などを活用し、IT資産管理システムや固定資産管理システムといった外部システムと連携することで、現物管理を一元的かつ効率的に行えます。
また、ICタグやバーコードを活用することにより、IT機器の貸出しや返却時も読み取るだけで記録を残しやすくなります。紙の台帳やExcelへの手入力を減らせるため、現場担当者の負担軽減にもつながります。
Convi.BASEは、IT資産管理に必要な機能を備えています。条件を設定して自由に作成できるビュー（子台帳）機能のほか、アラートメール機能による返却漏れ防止、写真や稟議書、保証書などの関連ファイルを紐づけての一元管理、履歴管理、アクセス権限の付与など、管理状況や利用状況に合わせた管理が可能です。
柔軟な台帳機能により、遊休となっているIT資産の活用や、IT資産の購入・利用・修理・廃棄に至るLCM（ライフサイクルマネジメント）を効率的に支援します。
IT資産は、棚卸しだけでなく、日々の貸出し・返却管理も重要です。ノートPCを一時的に貸し出す、退職者からスマートフォンを返却してもらう、拠点間でタブレットを移動する。こうした小さな移動を記録できていないと、次の棚卸しで台帳と現物が合わなくなります。
Convi.BASEでは、管理ラベルを読み取って資産情報を更新できるため、現物の動きに合わせて台帳を更新しやすくなります。棚卸し・貸出し・返却を別々に管理するのではなく、IT資産の状態をひとつの台帳で追いやすい点が特長です。
社内にあるモノをすべて管理できる物品管理クラウドサービスConvi.BASE（コンビベース）。拠点ごとに散在するIT資産や台帳を一元的に管理し、情報をスピーディに共有できることが大きな魅力です。既存のExcelデータなども、Convi.BASEのインポート機能を使うことで移行できます。
管理ラベルにQRコードやバーコード・ICタグを活用することで、貸出し・返却、棚卸し、LCMの徹底など、IT資産の管理を効率的に行うことができます。
「棚卸し作業を正確かつ効率的に実施したい」「IT資産管理を一元的に行いたい」「遊休となっているIT資産を活用することで、無駄なコストを削減したい」といった企業には、Convi.BASEは有効かつ導入しやすい物品管理システムと言えるでしょう。
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,300社以上の導入実績を積み重ねてきました（2026年2月時点）。
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,300社以上（2026年2月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。
