棚卸差異の対策
棚卸のたびに帳簿と実在庫が合わず、原因探しや修正に時間を取られていませんか。棚卸差異は「モノの動き」と「記録」のずれが積み重なって起きるため、対策も現場の流れに合わせて整えるほど続きやすくなります。
一方で、同じ「棚卸差異率」という言葉でも、式の向きやプラス・マイナスの解釈が媒体によって異なることがあります。ここを曖昧にしたまま改善を進めると、数値はあるのに意思決定がぶれやすくなります。
この記事では、棚卸差異の基本、棚卸差異率の扱い方、原因の切り分け、棚卸差異対策の進め方を解説します。
棚卸差異が続くと現場と経営で困ること
棚卸差異を放置すると、現場では「探す」「数え直す」「締め直す」が増え、月末や決算前に負荷が偏りやすくなります。さらに、帳簿在庫を前提に発注や出荷判断をすると、欠品や過剰在庫につながり、機会損失や保管コストの増加が起きやすくなります。帳簿上の在庫数量と実在庫のずれは、原価や利益の見え方にも影響し得るため、早めに原因を特定して是正することが重要だと整理されています。
棚卸差異率の定義をそろえる
棚卸差異率は式の向きが二通りある
棚卸差異率は、帳簿在庫に対して、帳簿と実在庫の差がどれくらいあるかを割合で見る指標です。ただし、差を「帳簿在庫数−実在庫数」で取る定義と、「実在庫数−帳簿在庫数」で取る定義が併存しています。たとえば、帳簿在庫を基準にして不足をプラスで表したい媒体では、棚卸差異率＝（帳簿在庫数−実在庫数）÷帳簿在庫数×100の形が示されています。一方、実在庫が帳簿より少ない状態をマイナスで表す媒体では、棚卸差異率＝（実在庫数−帳簿在庫数）÷帳簿在庫数×100の形が示されています。どちらが正しいというより、関係者で同じ読み方にそろえることが肝になります。
棚卸差異率を使うときの注意点
棚卸差異率は、数値そのものより「どこで増えているか」を掴むために使うと運用に落とし込みやすいです。品目やロケーション、工程単位で差異率を見ていくと、入荷検品が弱いのか、出荷の取り違えが多いのか、伝票処理が遅れているのかが見えやすくなります。また、差異率の目安として一定割合が紹介されることはありますが、法令で一律に決まった基準ではありません。まずは自社の現状値を出し、同じ定義で継続的に追うことが、改善の前提になります。
棚卸差異が起きる原因を工程で切り分ける
入荷でずれる
入荷時は、数量の数え違い、品番の取り違え、検品結果の記録漏れが差異につながりやすい場面です。特に、目視確認に頼る場面が多いほど、忙しい時間帯に「後で入力しよう」が起きやすく、結果として帳簿の数字だけが先に進んでしまうことがあります。入荷時のチェック体制を整えることが差異の抑制につながる、と整理されています。
出荷でずれる
出荷時は、ピッキングの取り違えや数量ミス、梱包中の混入、誤出荷の戻り処理漏れなどが、差異を大きくしやすい原因です。出荷はスピードが求められる一方で、品番や数量の照合が甘くなると、帳簿在庫が減ったのに現物は残る、あるいは現物が減ったのに帳簿が残る、といったずれが起きやすくなります。出荷時のミスは差異の発生ポイントとして繰り返し挙げられています。
入力とタイムラグでずれる
伝票やシステムへの入力漏れ、入力ミス、処理の後回しは、棚卸差異を生みやすい典型例です。現場で紙にメモして後で転記する運用だと、タイムラグが生まれ、転記時のミスも起きやすくなります。返品や破損、サンプル出庫などの例外処理も、ルールが曖昧だと記録が抜けやすく、結果として「原因不明」に見える差異が増えやすくなります。
保管と棚卸でずれる
保管場所が固定されていない、棚番が曖昧、似た品が混在していると、現物が見つからないまま「ないもの」として処理してしまい、差異が残りやすくなります。また、棚卸作業自体にもカウント漏れや重複などのミスが起こり得ます。棚卸を差異の発見手段にするためには、数え方や記録のルールをそろえておくことが重要だと説明されています。
棚卸差異の経理処理は社内ルールで統一する
不足の処理は棚卸減耗損などで扱う
実在庫が帳簿より少ない場合、その差は会計上の損失として処理が必要になります。ここで使う勘定科目名や、売上原価に含めるか販売費及び一般管理費として扱うかは、状況や会社の方針によって考え方が分かれます。実務では棚卸減耗損として整理する説明が多い一方で、処理区分や科目の使い分けは迷いやすいポイントとして解説されています。したがって、社内で「このケースはどの区分で、どの科目で処理するか」を決め、継続して同じ基準で扱うことが大切です。
超過の処理は棚卸益や調整処理など複数の考え方がある
実在庫が帳簿より多い場合も、会計処理の考え方は一つに固定されません。棚卸益として扱う説明がある一方で、売上原価の調整として処理するケースも示されています。どの科目で処理するかは、差異の原因や重要性、社内の会計方針によって変わり得るため、「棚卸差益」という名称で必ず整理する、と決めつけないほうが安全です。ここも不足側と同様に、社内での取り扱いを決めて統一することが、監査や月次の説明負荷を下げます。
棚卸差異対策を定着させる進め方
差異率の定点観測から始める
棚卸差異対策は、年に数回の棚卸だけで一気に直そうとすると、原因の鮮度が落ちて手が打ちにくくなります。動きが多い品目や差異が出やすい保管場所から、短い周期で棚卸や照合を回し、差異が小さいうちに直す運用に寄せると、現場の混乱が抑えやすくなります。差異率を把握して改善につなげる流れは、多くの解説で基本として扱われています。
例外処理を記録に残す
返品、破損、廃棄、移動、サンプル出庫といった例外は、起きること自体より「処理が記録されないこと」で差異になりやすいです。例外のたびに手順が変わると運用が続かないため、入力項目や承認の流れを最小限にして、抜けにくい形に整えるのが現実的です。例外処理のルール化が差異の抑制につながる、という整理がされています。
バーコードやQRで現物とデータを結ぶ
入力の負担を減らしながら精度を上げる方法として、バーコードやQRの活用が挙げられます。スキャンを前提にすると、品番の取り違えや数量の転記ミスが減り、入出庫と同時に記録が残りやすくなります。JANコードを含むGTINは国際標準の仕組みとして整理されており、コード体系を理解しておくと運用設計のぶれを抑えやすくなります。
物品管理システムで棚卸差異対策を回しやすくする
棚卸差異対策は、正しさだけでなく「続けやすさ」が効きます。物品管理システムを使う狙いは、入力を増やすことではなく、入出庫や移動の履歴が残り、差異が出たときに原因へ戻れる状態を作ることです。たとえば、誰がいつ処理したかが追えるだけでも、原因探しが「倉庫を探し回る」から「履歴を辿る」へ寄り、修正の再現性が上がります。さらに、棚卸の結果を品目やロケーション別に見られるようにすると、対策が必要な箇所を絞り込みやすくなります。帳簿と実在庫のずれが経営や税務にも影響し得る点を踏まえ、原因特定と早期是正の重要性が説明されています。
まとめ
棚卸差異の対策は、気合でゼロを目指すよりも、ずれが起きる前提で「見える化」と「統一」を進めるほうが続きやすくなります。棚卸差異率は媒体によって式の向きが異なるため、まず自社で定義と符号の意味をそろえ、品目や工程別に差異が増える場所を特定します。そのうえで、入荷・出荷・入力・例外処理・保管と棚卸のルールを整え、バーコードやQRなどで現物とデータを結びつけると、差異の再発を減らしやすくなります。会計処理の勘定科目名も会社で異なり得るため、社内方針として統一し、継続して扱うことが安心につながります。
協力
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
BASE
とは？
柔軟性が魅力
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。
- 導入実績
- 1,000社以上
- 主な
導入企業 - 味の素、積水化学工業、NTTコミュニケーションズ、小田急電鉄、阪急阪神ホテルズ、MIXI、キヤノンマーケティングジャパン、日本放送協会、パソナ・パナソニック ビジネスサービスなど