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情報通信業が抱える棚卸しの課題とは、どういったものなのでしょうか。課題を改善した例を紹介します。紙やExcel での台帳管理や目視での棚卸しに悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。
在庫管理に関する業務というのは、特定の担当者に依存しがちです。「この製品は〇〇さんしか分からない」「あちらの部署はこちらとは手順が違う」など、同じ社内でも担当者や部門によって業務内容が異なることがよくあります。
作業内容や手順を一律にしたいけれど、手作業だとその担当者の一番やりやすい方法をとっているため、なかなか合わせられないというのが現状のようです。 さらに手作業での棚卸しは、記録作業を行うのに人為的ミスが起こりやすく、そうなると確認や修正にかかる手間や時間のロスに繋がり、生産性を上げることができません。
企業の方もどこから手をつければ良いか分からないという場合もあり、課題に対する解決法を見つけるのに困っていることも多いようです。
ここでは物品管理システムの導入によって、情報通信業における棚卸し業務のカイゼンに成功した事例を紹介します。
管理対象である固定資産や情報資産を、それぞれの部門でバラバラにExcel管理を行っていました。 棚卸しにおいては、固定資産は経理部門が部門ごとのExcelで作成したリストを元に目視確認をしていました。また、情報資産は部署単位でExcelを使用しながら多くの工数をかけての管理をしていました。
担当者は通常の業務をこなしながら、その合間を塗って行っていたため、かなりの時間のロスとなっていました。 管理点数は約20,000点以上と多く、これを現物チェックで作業していました。 第三者チェックのため2人で行う必要がありましたが、人数がとられることと、どうしても人為的ミスが発生することにも課題がありました。
棚卸しや貸し出しにQRコードを導入したことで、読み取りが正確に。効率的に棚卸しをすることができました。また第三者チェックが不要になったことで、作業を1人で効率よくできるようになり、工数の大幅削減が実現しました。
固定資産や情報資産の管理台帳ができたことで、「その物がどの場所にあってどれだけの数・量があるのか」といった全体像が見えるようになりました。そのため、問い合わせがあっても管理台帳を見てすぐに返答が可能に。
プロジェクトを組み、物品管理の専門組織を立ち上げ、全社共通の管理体制を整えたことで、現場からも「管理が楽になった」という声があがるほど、働きやすい環境に整備することができました。
Convi.BASE（コンビベース）は、あらゆるモノの管理を支援するクラウドサービス。
管理対象を問わず利用可能な「台帳機能」、ICタグやQRコード、カメレオンコードなど幅広く対応し簡単に管理ラベルを発行できる「ラベル発行」、Word・Excel・PDFデータ・写真データなどの関連ファイルを登録できる「関連ファイル管理」、台帳間の情報を関連付けて管理する「紐付け機能」など、さまざまな機能を兼ね備えています。
Convi.BASE（コンビベース）には、オプション機能として「棚卸し支援」という機能があります。 棚卸しの際、バーコード読み取りで管理部門や実施場所などといった階層を指定することができますし、読み取った管理ラベルの結果をボタン１つで集計可能。この結果が台帳と違いが出た場合には、ハイライト表示がされるため、すぐに気づくことができます。
また、棚卸しの結果をデータ出力したりリスト印刷したりといったことができる、監査対応の補助資料としても使うことができるなど、正確に棚卸し作業ができるようサポートをしてくれます。
それぞれの部門やそれぞれの業務によってバラバラになっている台帳をひとつにまとめ、拠点が異なっても情報を共有できる物品管理クラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」。
「棚卸しの工数を削減したい」「固定資産・情報資産の管理状況が誰でもすぐにわかるようにしたい」「LCMの運用を徹底したい」「セキュリティ面での安全性を高めたい」といった企業に、特におすすめのシステムです。
「インポート/エクスポート機能」によって、それぞれの部門が別々に持つ既存システムと連携できる、クラウドサービスのため、自社サーバーを持つ必要がない、という使い勝手の良さも、特徴のひとつとなっています。
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。