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不動産業が抱える棚卸しの課題とは、どういったものなのでしょうか。課題を改善できる物品管理システムを紹介します。鍵の所在を正確に 把握したい人や鍵の棚卸しに悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。
不動産業の棚卸し業務のよくある課題としては、下記のようなものがあげられます。
鍵の管理を紙やExcel台帳で行っている会社は、持ち出すたびに記載しているはずが、どうしても記載漏れや記入忘れが発生するものです。 また、鍵の紛失を防ぐために行う定期的な棚卸し（現物確認）には時間がかかるため、もっと楽に、でも正確に行いたいと思う会社も多いです。 鍵は家主から預かった貴重品です。そのため管理は非常に重要で、紛失などのミスはあってはならないこと。管理する担当者の負担は大きくなりがちです。
ここでは不動産業で物品管理システムを導入するメリットを紹介します。
システム上で、鍵の持ち出しや返却の申請ができるため、作業がスムーズになります。 たとえば紙やExcelで作成した管理台帳を使っている場合、「持出し日時」「返却予定日時」「使用場所」「持出者」などの欄に記入・入力しなければなりません。
事前に会社で決められたマニュアルを把握しておかなくてはならず、中には面倒だからといってルールに従わない人も出てくる可能性があります。 ですが、鍵管理システムであれば、現在鍵がどこにあるか、誰が使っているか、いつが返却日かなど、ガントチャートつきでわかりやすく、すぐに把握できるようになります。
「鍵管理システム」には、主に「保管庫型」「スマートロック型」「QRコード・ICタグ型」といった製品が提供されています。 「保管庫型」は、鍵の盗難などに対するセキュリティー強化のためのもの。 「スマートロック型」は、たくさんの人が共同利用するスペースの解錠権限管理を行うもの。 「QRコード・ICタグ型」は、組織内での鍵の持ち出しや返却の管理を行うためのもの。
それぞれの形態に特徴があり、利用目的が異なります。自社の用途に合った形態を選ぶ必要があります。
棚卸しにおいては、スマートフォンやハンディターミナルを用いてIC タグやバーコードを読み取ることで、効率的に、かつ正確に行うことができます。 読み取った結果はシステム上で自動集計されるため、人が新たに集計をとる必要はありません。そのため、大幅に棚卸し作業を短縮することが可能となります。
手作業での棚卸しの場合、不明点があると台帳を見返し、記入の不備を追跡しなければなりませんでした。ですが鍵管理システムを活用することで、管理画面でどこにあるのかがすぐにわかるようになります。
鍵にQRコードやICタグの管理ラベルを貼り付けた後、スマートフォンやハンディスキャナーを管理ラベルにかざせば、情報を編集したり読み取りしたりすることができます。 鍵の持ち出し日や返却予定日、担当者だけでなく、持ち出し予約や貸し出し予約の登録も可能。 登録された人の名前や鍵の種類、貸出し/予約日時などをガントチャートで表示されるため、誰でもすぐに鍵の所在がわかります。 さらに返却期限が過ぎた場合など、アラートメールを自動で配信設定することが可能です。
ICタグやQRコードをスキャンするだけの作業で、棚卸しが完了するのも大きな魅力。 スキャンした後の照合や集計といった面倒な作業は、すべてシステムによって自動化ができます。 そのスキャンした結果と、台帳に登録されていた情報に違いがあった場合は、ハイライト表示がされるため、すぐにミスに気づくことができます。 こうしたシステムの導入によって、棚卸し全体に対する作業工数を1/3 ～ 1/10 程度削減することが可能です。 。 また、目視での棚卸しにも対応しており、その結果は画面から直接入力することもできます。
不動産業では「Convi.BASE」を活用することで、
といった課題を解決できます。
特に鍵を多く管理している、また鍵の出し入れの頻度が高い、組織や従業員規模が大きい、といった会社は「Convi.BASE」を導入することで、より管理精度を向上させることができるでしょう。
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。