物品管理で発生するトラブルとは？
企業において物品管理が不十分な場合、さまざまな問題が発生する可能性があります。こちらの記事では、どのようなリスクが考えられるのか、そしてその対策を解説していきます。
物品管理が不十分によって起こる問題
情報漏洩の可能性
企業内で物品管理が不十分だと、情報漏洩が発生するリスクが考えられます。例えばパソコンや携帯電話など、デジタルデータへの移行が進む中では、個人情報などが保存されたデバイスを日常的に利用している企業も多くあります。このようなデバイスを社外に持ち出した際、紛失してしまう・盗難に遭ってしまうリスクが考えられます。
管理の不十分さが原因で物品の紛失が発生してしまい、情報漏洩につながると、想像以上の被害が出てしまうことも。会社の信用低下につながるケースもありますし、損害賠償や取引停止などの可能性も考えられます。
コスト増加の可能性
社内にある物品の在庫を把握していない場合には、余計なコストが発生する可能性があります。例えば、使用していない物品があるにもかかわらず、新しいものを発注してしまうこともあるでしょう。そうなると過剰在庫につながってしまいます。ひとつひとつは小さな額だったとしても、コストが積み重なっていくと会社の利益を圧迫しかねません。
さらに、管理が不十分だと盗難や横領、不正な会計などの不祥事につながってしまうリスクもあります。
生産性低下の可能性
物品の管理が不十分である場合には、生産性が低下する可能性も考えられます。これは、従業員が必要な物品があった時、その物品がどこにあるか把握できていなければ探すのに手間がかかってしまいます。そのために他の業務をいちどストップすることになりますので、生産性の低下につながっていきます。
物品管理でトラブルを起こさないための方法
総点検を行う
社内にどのような在庫があるかを把握するために、まず総点検を行います。在庫をリストアップし、ストックに過不足が生じていないか、問題なく使用できるか、保管場所が適切かなどを確認していきましょう。また、もし企業内で働き方に変化があれば、必要な物品も変わっている可能性があります。もし不要なものがあれば廃棄し、保管スペースを有効に活用できるようにしておきましょう。
総点検は物品管理においてどのようなリスクや課題があるのかの把握にも役立ちます。もしリスクや課題があれば解決に向けて取り組んでいくことが大切です。
備品の情報を見える化する
備品の情報を見える化し、もし担当者が不在だった場合でも物品管理をしっかりと行える体制を整えておくことも重要なポイントとなってきます。そのためには、物品管理システムを導入し、活用していくのがひとつの選択肢といえるでしょう。
データ管理を行うことで、紙の台帳のように紛失するリスクがありません。さらに、システムの利用権限を付与すれば不正の防止やトラブル発生時の早期解決につながる可能性も高まります。
利用頻度が低い備品は預ける
利用頻度が低い物品は、「預ける」という選択肢が考えられます。現在、リモートワークなどによりオフィスを縮小する企業も多くありますが、そのような企業では特に備品を保管しておくスペースも限られてしまいます。 このような場合には、トランクルームなどの保管サービスを利用することがおすすめです。特に、新入社員の研修で使用する備品のように利用頻度が低いにもかかわらずスペースを占領するものは、預けるという選択肢を検討してみてください。サービスの中には、必要な時に必要な場所まで輸送するといった対応を行っているところもあります。
まとめ
物品管理が不十分な場合、さまざまなリスクが考えられます。問題を発生させないためには、あらかじめしっかりと備品管理に取り組むことが大切。物品管理システムなどを活用しながら、効率の良い管理を行っていきましょう。
協力
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
BASE
とは？
柔軟性が魅力
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。
- 導入実績
- 1,000社以上
- 主な
導入企業 - 味の素、積水化学工業、NTTコミュニケーションズ、小田急電鉄、阪急阪神ホテルズ、MIXI、キヤノンマーケティングジャパン、日本放送協会、パソナ・パナソニック ビジネスサービスなど