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医療業界が抱える棚卸しの課題とは、どういったものなのでしょうか。課題を改善できる物品管理システムをご紹介します。紙やExcel での台帳管理や目視での棚卸しに悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。
医療業界の棚卸し業務のよくある課題としては、下記のようなものがあげられます。
医療業界には「情報システム」「医療機器管理」「総務」「経理」など、さまざまな部門があります。どの部門も機器備品の管理に関連するはずですが、部門によって管理方法が違うケースがよくあります。
一元管理をしていないことで、機器や備品の利用状況も把握できないですし、紛失やメンテナンス不良といった突然の故障や誤作動などに、それぞれがすぐ対応できないリスクがあります。
また、棚卸しには人手の確保が必要なうえ、忙しい時間の合間を縫って行うため、曖昧な確認や入力ミスが発生してしまうことがあります。
ここでは医療業界で物品管理システムを導入するメリットを紹介します。
IC タグ・バーコードを機器備品に取り付けて読み取ることで、一つ一つが管理され、その情報は自動でデータベース内に保持されます。 必要ができたらそのデータベースを見れば、現在の利用状況を把握することができます。予約や利用期限なども確認できるようになります。棚卸しを正確に、かつ効率的に行うことにも繋がります。
普段の管理業務だけでなく、棚卸しについても多くの人の負担を軽減することになるでしょう。
医療機器を貸出すとき、また返却される時には、ICタグやバーコードを読み取って、貸出し管理を行うことができます。 「どの物品」を「いつ」「誰が」持ち出したか？ ということを、ガントチャート機能などで視覚的に表示されることで、簡単に分かるようになります。
医療機器や備品の貸し出しミスや、紛失を防ぐことにも役立ち、無駄なトラブルの対応に取られる時間なども減らすことが可能です。
情報は台帳機能に登録されます。欲しい情報が限定されている場合は、その条件に合致する情報だけを抽出することが可能です。
ビューは条件に合致する情報の子台帳を自由に作成することができるため、例えば「各部門のビューを作成して、管理している物品を把握しておきたい」「遊休化している備品のビューを作成して、知らずに二重に購入してしまうことを防止したい」など、希望の利用シーン通りに作成し、普段の業務を軽減させることも可能です。
Convi.BASE（コンビベース）は、 社内のすべてのモノを管理してくれるオンライン台帳です。
モノの管理を正確・簡単・効率的にするために、散在する台帳をひとつにまとめて簡単に情報を共有できる「統合」、バーコード付きラベルで、台帳と台帳を紐付ける「見える化」、遊休品リストを簡単に作成できる「有効活用」、管理業務にかかる時間と手間を削減する「コストカット」をテーマに、物品管理業務に必要な機能を幅広くそろえています。
台帳管理や棚卸し（QRコード）を導入することで、これまで手作業で行っていた物品確認は、画面を見ればすぐに確認可能。確認ミスや登録漏れがなくなります。
購入物品の情報を提出する際にも、作業が大幅にカットできるでしょう。 棚卸しにおいては、ハンディターミナルやスマートフォンで正確に効率的に行えます。読み取り結果はConvi.BASE上で自動集計ができるため、棚卸しの作業が、1/3 ～ 1/10 程度の削減が期待できます。
「台帳機能」や「ビュー(子台帳)メール送信機能」といった基本機能に加えて、「棚卸し機能」や「バーコードラベル発行」「貸出/返却」などといった、用途にあわせてさまざまなオプション機能を選択することができるConvi.BASE（コンビベース）。
項目の自由度が高い。外部データを取り込む機能が強い。ラベルプリンタによる印刷が簡単。といったポイントも､おすすめできるポイントです。
導入後すぐに利用ができる、コストパフォーマンスが高いことも、システムを導入する医療機関が多い理由のひとつとなります。
「誰がどの機器を利用しているのか分かりにくい」「棚卸しの業務に時間がかかっている」などの課題を抱えているなら、導入を検討してみることをおすすめします。
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。