アプリだと管理しやすい？
こちらの記事では、備品管理アプリについてご紹介しています。アプリを使用した物品管理についてまとめていますので、管理を効率化したいと考えている方はぜひ参考にしてみてください。
「備品管理アプリ」で物品の管理は効率化できる？
備品管理アプリとは、備品の入出庫や在庫などの管理を行えるアプリのことです。スマートフォンやタブレットを使用して操作することが可能で、搭載されているカメラを使用してバーコードやQRコードを読み取って管理できるものも。人の手でひとつひとつ台帳に入力をしていく場合と比較すると、効率的に管理を行えるようになるでしょう。
備品管理アプリの仕組み
多数ある物品をクラウド上で一括管理する
物品を管理する上では、対象となる物品ひとつひとつのステータスを管理することが必要です。しかし、「新たに購入する」「廃棄する」「修理に出す」「社内で貸し出す」などのように、物品ひとつをとっても日々ステータスが細かく変化していく可能性があります。このような変化を手作業で台帳に入力したり記入するのは非常に手間がかかるといえるでしょう。また、確認が必要な物品があった場合でも対象のものを見つけ出すのに時間がかかる可能性もあります。
このような問題を解決するために、備品管理アプリではそれぞれの物品の最新情報をクラウド上で一括管理ができます。さらに、ステータスを入力する際にもバーコードやQRコードを活用し、スマホやタブレット上で情報の編集などを行えるようになるため、手間を圧倒的に削減できるようになるでしょう。
社内での物品貸し出し・返却を簡単に管理
物品の情報を一元管理しておくことで、社内で物品の貸し出しを行う際にも管理がやりやすくなります。PCなどの物品に管理ラベルを貼り付けておけば、ラベルをスキャンするだけで「誰がどこに持ち出しを行っているのか」という点や、「いつまでに返却予定なのか」といった点が簡単に把握可能です。そのため、貸し出し中の物品を次に使用したい人が出てきた場合でも、いつ頃から使用可能かの案内もできますし、もし返却されていない物品があれば、誰のところにあるのかを確認することも可能です。
このように正確に物品の貸し出しや返却の管理ができるようになる点に加えて、アプリによってはガントチャートで貸し出しスケジュールを表示できたり、返却予定を知らせるアラートメールの配信などを行える機能を備えたものもあります。
消耗品の入出庫・在庫を見える化する
物品の中には消耗品も含まれますが、中には非常に入出庫回数が多いものも含まれるでしょう。このような物品を管理する場合にも、アプリの使用によって簡単に管理ができるようになります。
例えば、物品の持ち出しを行いたい場合にはQRコードやバーコードをスキャンして持ち出す数量をアプリで入力すれば、残りの在庫数を可視化できるようになります。さらに、「特定の在庫が一定の数を下回った場合にはアラートメールを配信する」という機能も備えているため、物品の購入タイミングを把握でき、うっかり在庫を切らしてしまうことも無くなります。
消耗品の中に在庫切れを避けなければならないものが含まれている場合には、この機能を活用することで効率よく管理を行えるようになるでしょう。
まとめ
こちらのページでは、備品管理アプリについてご紹介をしてきました。アプリを導入することにより、これまで台帳で行ってきた物品管理を効率的に行えるようになります。現在物品管理に工数がかかっている場合や、効率化を図りたいと考えている場合には、備品管理アプリの導入を検討してみると良いでしょう。
協力
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
BASE
とは？
柔軟性が魅力
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。
- 導入実績
- 1,000社以上
- 主な
導入企業 - 味の素、積水化学工業、NTTコミュニケーションズ、小田急電鉄、阪急阪神ホテルズ、MIXI、キヤノンマーケティングジャパン、日本放送協会、パソナ・パナソニック ビジネスサービスなど