備品管理の失敗はなぜ起きる？
企業において在庫管理が十分に行われていない場合、業務効率の低下やコストの増大などさまざまな影響が考えられます。このような状況を解決するためには在庫管理システムを導入するのがひとつの選択肢です。こちらの記事では、在庫管理における失敗例と、その解決策についてまとめています。
よくある備品管理の失敗例
在庫不足により生産が止まる可能性
入出庫の管理の際に、紙の台帳を用いており、その後エクセルに入力するといった手順で行っている場合には、入力のミスが起こりやすくなります。そうなると、エクセルの数字と実際の数が合わない、誤って必要な項目を削除してしまう、最新データがどれかわからなくなるなどの状況に陥ることがあります。そうなると、在庫不足などのために生産が止まってしまうことにもつながりかねません。
棚卸しに時間がかかってしまう
正しく物品の管理が行われていないと、定期的に行われる棚卸し作業を効率的に進められなくなります。作業に時間がかかってしまうことにより、そのほかの業務に支障が出てしまう場合もあります。
管理が甘く紛失や不正利用が発生する
物品管理において持ち出し記録を作成していない場合などは、無断での持ち出しが発生してしまうことがあります。このような状態だと、誰がいつ持ち出したのかがわからなくなってしまうばかりか、その後返却も行われず、結果的に紛失につながる可能性も考えられます。必要な物品を探すための時間も余計にかかってしまいます。
備品管理システムが失敗を防ぐ3つの理由
1. 自動在庫管理で在庫不足と過剰在庫を回避
備品管理を行う場合には、複数拠点にある備品の情報を一元管理することにより、スマートフォンやタブレットを使用して、リアルタイムでの閲覧や在庫情報の編集を行えます。アナログ管理のように記載ミスなども発生しにくくなりますし、現在の状況がすぐにわかるため、在庫不足や過剰在庫を防げます。
2. 迅速な入出庫管理で人的エラーを防止
管理ラベルを使用することで、効率的な在庫管理ができるようになります。備品にバーコードやQRコードなどを貼り付け、ハンディスキャナーやスマートフォンなどでスキャンすることで台帳情報を編集できるため、入力ミスなどの人的エラーを防止可能です。
人的エラーが削減できればスムーズな作業が可能となり、棚卸し作業などにかかっていた時間も短縮できます。
3. アラート機能で発注タイミングを逃さない
消耗品において備品管理がしっかりと行えない場合は、過剰在庫や在庫不足が発生しがちですが、アラート機能を使用することで解決可能です。消耗品も入庫・出庫情報を管理しておけば台帳上で数量や内訳を簡単に管理できるようになりますし、在庫数が一定の数を下回ったタイミングにアラートメールなどで通知されるようにしておくことで、発注のタイミングを見逃さずに済みます。
まとめ
こちらの記事では、備品管理の失敗例と解決方法について紹介してきました。備品管理がしっかり行えていないと、業務の効率が下がるばかりではなく、余計なコストが発生するケースもあります。このような場合、備品管理システムを導入することにより、管理の失敗を未然に防ぎ、業務の効率化に加えてコストの削減につなげられますので、ぜひシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
協力
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
BASE
とは？
柔軟性が魅力
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。
- 導入実績
- 1,000社以上
- 主な
導入企業 - 味の素、積水化学工業、NTTコミュニケーションズ、小田急電鉄、阪急阪神ホテルズ、MIXI、キヤノンマーケティングジャパン、日本放送協会、パソナ・パナソニック ビジネスサービスなど