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物品管理システムを基幹システムと連携するとどのように変わるでしょうか。システム連携による業務効率化についてまとめてみました。
基幹システムとは、企業が事業をおこなうために必要な人や物、お金を一元管理するシステムです。財務や人事・生産・販売・受注管理など個別に専用化されたシステムと、統合されたパッケージで一括管理が可能な基幹システムの2種類があります。
基幹システムは財務や人事、販売などの業務機能が統合されているため、部署ごとで管理していたデータをひとつにまとめて活用することにより、業務を大幅に効率化することができます。
基幹システムはさまざまな業務を一元管理するシステムで、業務システムは営業や顧客、配送などの業務をサポートするシステムです。
基幹システムは万が一システムに障害が起きると業務を進めることができなくなるため経営に影響を与えてしまいますが、業務システムは手動や紙媒体などで対応することが可能です。
基幹システムは会社全体の業務を効率化するために適した方法であり、業務システムは部分的に効率化するには良い方法です。目的に合わせて選択するといいでしょう。
物品管理システムとは、バーコード・ICタグを一つひとつの物品に付けて所在や状態を管理するシステムです。主な機能は台帳管理や棚卸・在庫管理、貸出管理で、物品管理システムにはRFID対応型・QR/バーコード対応型・医療業界特化型があります。
基幹システムは企業や業種によって異なりますが、業務機能が統合されたシステムを「基幹システム」と呼ぶ場合が多いようです。物品管理システムは基幹システムの一部、基幹システムとは全く違うものという企業もあると言われています。
基幹システムには生産管理システムや販売管理システム、受注管理システムなどさまざまな種類があります。
生産管理システムは材料の仕入れや製品の生産・在庫登録まで、販売管理システムは製品の販売、受注管理システムは製品の受注と発送を管理するシステムです。
生産管理システムは在庫管理システム、販売管理システムは受注管理システム・在庫管理システム、受注管理システムは販売管理システム・在庫管理システムと連携しています。
例えば製造業の場合、生産管理システムや受注管理システム、販売管理システム、在庫管理システムなどによって製品の製造から納品までを一括で管理し、業務を効率化しています。基幹システムを導入すれば、作業もスムーズに進み、人的ミスもなくなるため品質の高い製品を作れるようになり、コストも削減できるでしょう。自社に合った基幹システムを選ぶには、必要な機能や使用があり使いやすく安定して稼働するシステムを選びましょう。
DXや働き方改革といった課題に対処するため、基幹システムにも対応が必須となっています。 特に旧来のシステムで運用している場合、「2025年の崖」問題のようにソフトの保守サポートの終了や、基幹システムを担う人材不足に伴う対策が急務となります。
こうしたこともあり、事業を柔軟に展開させていくためにも、RPAの導入など、全社的なデータベースの連携が重要視されています。
さらなる業務効率化や生産性の向上を図るため、RPA（ロボティック プロセス オートメーション）を導入する企業も増えつつあります。 RPAツールを活用することで、PC上で行う入力などの作業を自動化することが可能となります。これにより業務効率化と生産性向上が図れるほか、作業の省人化による人手不足解消につながり、働き方改革への対策にも有効な手段となります。
物品や資産の管理業務は、会計上における固定資産管理と、利用状況などの照合を行う現物管理があります。これらの台帳を手入力で記載していくと人為的ミスが発生するリスクは高くなります。さらに管理を怠ると、不正利用や紛失、情報共有不足による重複購入、棚卸作業の煩雑化など、無駄な業務やコストを発生させてしまいます。
物品管理システムを基幹システムと連携させることで、継続的なコスト管理、物品や資産の有効活用を実現することができます。
また基幹システムで管理されている固定資産管理データと、物品管理システムで管理されている現物管理データを一元化することで、全社的に把握できるとともに、人為的ミスを削減することができます。
さらに会計監査における資産確認といった確認作業の手間が大きく省けるので、業務効率化が可能となります。
基幹システムと各種システムとを連携して、物品や資産の管理を全社的に一括して行うことは、システムの標準化や業務効率化を実現することができます。
また管理業務における面倒な作業がなくなることによって、人的なミスを削減でき、さらには従業員のモチベーション向上も期待できるなど、働き方改革にも有効な手段といえるでしょう。 下記のページではクラウド型の物品管理システムを導入した事例をイラストでわかりやすく紹介しています。興味のある方はぜひチェックしてみてください。
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。