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モノと情報を管理する総合型のソリューションである物品管理システムは、固定資産や備品などの管理を行う事ができます。さまざまな製品がリリースされているため、システム選びにお困りの方も多いのではないでしょうか。ここでは物品管理システム選びにおけるポイントを解説します。
物品管理システムは、バーコードやICタグを用いて物品の所在や状態を管理するシステムであり、オフィスから工場や医療現場など、幅広い業種で使用されます。 台帳管理、棚卸、在庫管理、貸出し管理などの機能があり、登録物品の検索や備品情報の取得、物品のデータ化によるリアルタイムな把握、貸し出し情報の管理などを効率的に行えます。 紙やExcelに比べ、多種多様な備品の効率的な管理が可能です。
在庫管理と同様、適切な量を把握することでストックの無駄と発注の重複を防ぎます。コスト削減と生産性向上に貢献できます。
会社の資産である物品の私物化や紛失の予防ができます。貸し出し・持ち出しの流れを管理してトラブルの予防も可能。
使用可能期間や故障状態を把握し、業務に支障をきたす可能性を軽減できます。責任所在の明確化も実現。
高額な機材などの固定資産は減価償却に影響します。会社の利益に直結するため、確認が必要です。
物品管理は多岐にわたるため、効率的かつ正確に行うためには物品管理システムの導入がおすすめです。
物品管理システムは、種類によって分類できます。RFID対応型はICタグやRFタグを使って電波を利用し、非接触で情報を読み取るシステムで、大量の備品を一括で管理するのに適しています。 QR/バーコード対応型はスマートフォンでQRコードやバーコードを読み取るシステムで、少量の備品の管理に向いています。 医療業界特化型は病院の事務用品や医療機器を管理するためのシステムで、詳細な情報の記録や管理が重要です。 製品によってはRFIDとQRコード・バーコードに対応するものもあり、目的や備品の数量に応じて選択することが重要です。
備品に発行したQRコードやバーコードラベルを貼り、それを読み取って管理するシステム。導入が比較的簡単ですが、備品1つ1つにラベルを貼る手間がかかります。
管理の対象となる備品、物品数がそこまで多くないのであれば、QR/バーコード対応型の備品管理システムがおすすめです。スマホアプリのカメラを使い備品登録ができるシステムもあるなど、専用端末を用意する費用が抑えられるため、導入コストを抑えたい企業はぜひ検討してください。
QR/バーコード対応型の備品管理システムを導入している企業、業界には、卸売業、小売業、放送・広告・出版、教育など幅広くなっています。登録資産数を見ると1,200点前後のケースもあるため、やはり比較的管理備品数が少なめの企業が導入している傾向にあると言えるでしょう。
登録されたID情報をICタグやRFタグに記録し、非接触で情報管理をするのがRFID対応型です。備品が段ボールに入った状態でも読み取ることができるため、備品数量が多いケースで重宝します。出入り口にシステムを設置してゲート通過時に自動的に読み取ることもできますが、導入はバーコード対応型よりも割高な傾向にあります。
情報を一括で読み取りたい、管理する備品や物品数が多い企業は、RFID対応型にすることで作業効率を一気に向上させることができるでしょう。
RFID型システムを導入している企業には、県警や学校、自動車メーカー、商社などあります。いずれも、管理する備品や資産が大きい企業が導入する傾向にあると言えるでしょう。
業界業種特化型は、特定の業界で使用される物品管理システムです。業界業種特化型備品管理システムの多くは、病院・医療向けです。使用期限や使用履歴など厳格な管理を行うことができ、院内資産の管理や電子カルテシステムとの連携など、病院の業務を効率化するような機能などが搭載されています。他にも、学校備品管理に特化したもの、生産現場に特化したものがあります。
業界業種特化型の備品管理システムは、最初に紹介したように製品によってQR/バーコード対応型、RFID対応型があります。
すべての機器や備品を管理しようとすると負担が大きいです。ジャンルごとに絞り込んで小規模から始め、徐々に対象を広げる必要があります。
新たなシステムによりフローが変わる場合や運用ルールが必要な場合があります。備品管理のルールとシステム運用のマニュアルを作成し、関係者に周知しましょう。
これらのポイントに注意して物品管理システムを効果的に活用しましょう。
物品管理システムが提供される方法は大きく2つに大別され、「オンプレミス」と「クラウド」があります。
「オンプレミス」は自社で運用することが可能な形態となっていますが、初期費用がかかるというデメリットがあります。しかし自社のセキュリティレベルに合わせた運用ができるうえにカスタマイズも自由なため、自社の業務フローを勘案したシステム構築が可能です。
「クラウド」は初期投資やランニングコスト面を抑えることができる提供形態であり、スムーズな導入を実現します。さまざまなデバイスに対応しているシステムであれば遠隔での管理も可能となっており、より効率的にマネジメント業務を行えるようになります。
物品管理システムはその名の通り物品を管理するシステムですが、その効果を最大限に活かすためには「何をどんな項目で管理するのか」を明確化しておく必要があります。
膨大な数の物品をしっかりと管理できるという強みのあるシステムではありますが、管理する対象の備品や物品を無駄に増やしすぎてしまうと、煩雑な管理状況となってしまいます。便利なシステムだからといってあれもこれもと散らかすのではなく、事前に管理する対象のものや管理項目を整理したうえで運用することをおすすめします。
せっかくシステムとして導入する以上は、その効果やメリットを最大限に引き出せるような運用を目指しましょう。
物品管理システムの醍醐味は、管理業務の効率化です。登録された物品や備品の情報を確実に把握・管理し、管理業務を効率的に行うことが物品管理システムにおける一番の強み・メリットです。それらの効果を得るための機能としては「バーコード・タグ管理機能」や「返却期限管理・貸出管理機能」などがあり、これらの機能を使いこなせるとより効率的に管理できるでしょう。
「バーコード・タグ管理機能」ではバーコードやタグを使って登録した物品情報を入出力することができ、棚卸業務などにマルチデバイスで対応しているシステムもあります。さらに「返却期限・貸出管理機能」ではリース商材などの貸出業務を効率化することが可能です。他にも登録している什器や社内備品の利用状況、使用履歴といった情報を一覧化できるシステムもあります。
物品管理システムに限らず、システム導入に際してはその難易度も重要なポイントとなります。導入までのハードルが高いかどうかで、社内におけるシステムの浸透具合も変わってきますから、得られる効果に大きく違いが出てしまいます。例えば業種ごとにあらかじめテンプレートが用意されている場合、導入してすぐに物品管理システムを活用することができるでしょう。
一方で業務フローを見直しシステムに合わせなければならないシーンも出て来る可能性があるため注意が必要です。
また、システムの導入に際して新たに設備投資を行わなければならないかどうかも重要です。導入が容易であり、シームレスな運用が可能なシステムであればより望ましいでしょう。
ERPの導入を進める企業が多いことからも分かるように、システム間の連携も非常に重要なポイントであるといえます。異なるシステムを運用していたとしても、互換性がありデータの共有ができる場合には重宝されますが、互換性がなくそれぞれがスタンドアローンで機能する場合にはシステム間のすり合わせが必要になり、ひと手間要してしまいます。
物品管理システムにおいてもそれは同じであり、財務管理や必要書類の作成など、他システムとの連携が実現することで管理方法のバリエーションが広がっていくでしょう。
固定資産管理システムとの連携ができるようなソリューションも存在しますので、自社のシステム状況と照らし合わせながら検討するようにしましょう。
システムの導入には目的があり、その目的を達成するためのプロセスがシステムです。その目的を達成するための最適な手段としてシステムがあるはずですので、そのシステムの効果を最大限に得られる環境であることを確認したうえで選定するようにしましょう。
システムの導入や運用のためにリソースを割かなければいけなくなると本末転倒ですので、自社の強みを伸ばせるようにシステム選定を行いましょう。このページで解説したポイントをしっかりと押さえ、自社に最適なシステム選びを目指して下さい。
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。