CLOSE
物品管理システムは物品や備品を一元管理するシステムであり、何がどこにあるかをリアルタイムで管理することが可能です。これを活用することにより業務効率化を始めとしたさまざまなメリットがありますが、機能をよく知って使うことでその本領は発揮されるでしょう。ここでは物品管理システムの基本的な機能について、5つの観点から詳しく紹介していきます。物品管理システムの導入を検討している方はぜひチェックして下さい。
現品管理はその名の通り現品を管理するための機能であり、物品をデータ化して管理します。現品の情報が一元管理されているデータベースに登録した物品の情報を読み込むことにより、物品のリアルタイムな管理状況を把握することが可能です。他にも資材・製品の物品情報をバーコードやＱＲコード、ＩＣタグなどによって管理し、データベース上で一元管理することができます。さらに物品を管理するためのタグ発行などを行う機能も備わっています。また、物品管理においては在庫を把握する棚卸も重要な業務になってきますが、データ化した物品情報を視覚的に確認できることに加え、専用のハンディターミナルが付いているものもあり、コードやタグを読み込みながら効率よく棚卸作業を行うことも可能です。
物品はただ在庫として存在するだけでなく、貸し出しやリースなどといった使い方をすることもあるでしょう。貸出管理はそういった場合に活用できる機能であり、データ化した物品や備品を「いつ誰に貸したのか」などの情報、返却履歴などとともに管理することができます。さらに貸出予約やアラート機能が付いているシステムもあり、管理に関するリマインドも期待できます。他にもＩＴ関連機器の管理として、社内ＰＣをバーコードなどで管理することにより不正な持ち込みや持ち出しを防ぐことも期待できます。社内ネットワークの監視によって不正アクセスやソフトウェアの不正なインストールを防止する機能が付いていることもあります。
頻繁に出し入れが発生するような備品・物品の場合、入出庫管理の機能が役に立つでしょう。この入出庫管理は店舗や倉庫などのスペースで保管されている商品の管理を行うための機能であり、バーコードやカラーコードなどによって登録された備品・物品を、入庫する際・出庫する際にそれぞれハンディターミナルなどで読み込む処理を行います。これによって入出庫状況がデータベースに登録され、管理がしやすくなります。マンパワーだけで管理を行うとどうしても漏れやエラーが出ますが、この入出庫に関する作業をシステム化することによってヒューマンエラーの防止が図れるとともに正確かつ効率的な作業を行うことが可能になります。
備品や物品の在庫量は正確な損益の把握に必要な情報であり、それらの情報を正確に把握するためにはしっかりとした管理業務が必要不可欠となります。在庫管理機能は備品や物品が倉庫に入庫されてから出庫されるまでの管理を行うための機能であり、登録されている入出庫データはデータベースにおいてリアルタイムに見ることができるようになります。必要なモノをすぐに検索して確認することができますから、迅速かつ効率的な作業が期待できます。さらに、期間や仕入先などの情報に合わせて抽出・ソートすることで、在庫状況や仕入状況の確認を行うことができ、今後に向けた分析に活用することも可能になるでしょう。
点検管理機能は備品や物品の点検に加え廃棄情報までを登録・管理できる機能です。定期点検に関する日程や過去に実施した整備の状況なども登録することができるため、事故防止や安全な設備運用の維持などにも貢献します。修理内容などを登録することで過去履歴のスムーズな呼び出しも可能であり、報告書の作成なども効率的に行えるでしょう。また、備品や物品を廃棄する際には日程登録を行うことができるため、メールによる通知を行うこともできます。これらの機能は定期点検や整備などが必要な備品・物品をはじめ、保管期間が定められているような重要書類・帳票、消耗品、生鮮食品などの管理に役立つでしょう。
物品管理システムにはさまざまなものがあり、それぞれのシステムによって強みがあります。そもそも物品管理システムの基本的機能を知っていなければそのシステムは何がよくて何が足りないのか、を判断することが難しくなってしまうでしょう。
基本的にどのような機能が備わっているのかを知っておくと、自社にとって重要な機能がどれなのかを中心にシステム選びを行うことができるでしょう。適切なシステム選びを行うことができると、業務の効率化やエラー防止などさまざまなメリットが受けられるでしょう。ぜひとも自社にぴったりのシステム選びに取り組んでください。
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。