まとめ
物品管理システムを導入すれば本来の業務に集中できる
物品管理システムを導入することにより、持ち出しなどの管理をルール化すれば、紛失などのリスクが軽減します。また、棚卸作業も短時間で効率よく行えるなど、コア業務に支障をきたすことが減るでしょう。
また、情報を共有することにより無駄な経費をかけずに済むのもメリットです。導入費用が心配であれば、スマホで読み取ることで管理できるシステムもあります。自社に適した物品管理システムを選び、業務効率化を目指しましょう。
物品管理システムが解決できる課題とは
物品管理システムを活用することで、企業が抱えている様々な課題を解決できる可能性があります。物品や資産を効率的に管理することは、不正利用や紛失の防止、棚卸の時間短縮など、業務効率化や経費削減にも繋がります。
ここでは、物品管理について企業がどのような課題を抱えているのかを紹介すると共に、物品管理システムでどのように解決することが出来るのかについて解説します。
物品の共有化ができていない
物品管理を行う際、物品の共有化が出来ていなければいつどこで誰が使ったのかを把握するのが困難です。必要な時に見つからなければ、どこにあるのかを探し回らなければいけません。見つけたものが壊れていれば修理が必要ですが、時間がなく購入してしまえば余計なコストをかけてしまうことになるでしょう。
管理の効率化による負担軽減で改善
バーコードなどで物品を管理し、情報がデーターベース内で保管されることで利用状況の把握が簡単にできるようになります。必要なものがどこにあるのかをチェックできるだけでなく、予約システムを活用すれば必要時に必要なものを確実に使用することが出来るでしょう。
また、現在の利用状況が確認できるため、他の部署で物品が使用されていれば他の作業をするなど効率よく仕事ができるのもメリットです。
不正利用や紛失
持ち出す際の記録がなければ、いつ誰が持って行ったのかを知ることが出来ませんから、不正利用や紛失の原因にもなります。業務以外の目的(プライベート)で持ち出してしまい、そのまま見つからないということもあります。
適正な使用管理で改善
データベース内できちんと管理されていれば、プライベートなど無用な持ち出しがなくなります。また、きちんと返却しなければいけないという意識づけにもなり、丁寧に使用されるようになるでしょう。破損のリスクも軽減し、修理や再購入にかかるコストを削減する効果も期待できます。
気づいたらなくなっている、という状況がなくなるのは大きなメリットになります。
長時間の棚卸
物品の棚卸は定期的に行いますが、管理台帳を作成してExcelに1つずつ入力するなどの作業は膨大な時間がかかります。また、管理がきちんとできていなければ更に大変な作業となるでしょう。コア業務に支障が出ることもあり、現場が不満を感じる要因にもなります。
短時間で正確な棚卸の実現で改善
バーコードを物品に添付して読み込むことで管理を行うため、1つずつ資産番号を調べて照合・手入力するといった手間を省くことが出来ます。普段の物品管理、在庫管理をきちんと行うことにより、短時間で正確な棚卸の実施が可能です。
特に、決算時期など業務が増えるときに棚卸作業で多くの時間を取られるのは不満の要因にもなります。棚卸を短い時間で簡単に行えることは、通常業務をスムーズに行うことに繋がります。バーコードの他にも、ICタグなどの専用タグを用いて管理するものやQRコードを使うもの、特定の業界や詩業種に特化したものなど、様々な種類があります。
監査に引っかかる
物品1つ1つの価値は小さくても、管理がきちんと行われていなければ監査で指摘される場合があります。会計監査で指摘されてしまえば、改善するために多く載時間を要することになり、本来の業務が行えない恐れもあります。
正確なコスト管理で改善
資産管理システムを会計管理システムと連携できる物品管理システムもあります。継続的なコスト管理ができることで、監査での負担が軽減できるでしょう。また、資金を活用するための経費分析も行えるメリットもあります。また、他のソフトと連携させることにより業務効率化も可能です。
別部署での再購入の発生
部署単位で物品を管理しているケースでは、その情報が部署内で留まっており他の部署で同じ物品を購入する可能性があります。経費の無駄遣いになっていると言えるでしょう。
資産の徹底管理で改善
物品管理を全社でデーターベース化して行うことにより、一括管理が可能となります。部署ごとで物品を購入することがなくなり、今ある物品を有効活用できるため無駄な購入を防ぐことができるでしょう。
また、どの部署がどのような物品を購入しているかも管理・チェックできるため、無駄な購入が続いていれば把握できます。部署間格差が減少することで不満を軽減することにも繋がります。
取材
協力
協力
株式会社コンビベース
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
引用元：Convi.BASE公式HP（https://convibase.jp/）
Convi.
BASE
とは？
BASE
とは？
「そのまま使える」
柔軟性が魅力
柔軟性が魅力
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。
- 導入実績
- 1,000社以上
- 主な
導入企業 - 味の素、積水化学工業、NTTコミュニケーションズ、小田急電鉄、阪急阪神ホテルズ、MIXI、キヤノンマーケティングジャパン、日本放送協会、パソナ・パナソニック ビジネスサービスなど