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企業の消耗品における管理に悩んでいませんか？消耗品管理の課題や管理方法、物品管理システムを導入したことにより、手間と時間が省けた事例を交えながら解説していきます。
消耗品を管理するためのよくある課題としては、下記のようなものが挙げられます。
こうした課題によって適切に在庫管理ができていない場合、過剰な在庫および不足が見られることが多々あります。 また使用期限があるものは、使用しないまま破棄することになってしまう、といったことも。 在庫数をしっかり把握できるルールを作る必要があります。
消耗品を見える化すると、在庫数を常に把握できるため、適正な在庫管理ができるようになります。よく使うものはまとめて発注することで、大量発注によるコストメリットを得られるかもしれません。また、あまり使わないものを発注しすぎると在庫を抱えてしまい、保管場所等のコストを圧迫します。消耗品を把握できていない場合は、重複発注も起こりかねません。消耗品の管理ができてないと無駄な出費が増えてしまいます。消耗品を見える化することで、コスト管理につながります。
消耗品を見える化できれば、業務効率化にもつながります。多くの業務がある中で、消耗品の発注や問い合わせは担当者の業務効率を下げてしまいやすい業務です。消耗品が見える化され、誰でも閲覧できる状態であれば、消耗品に関する問い合わせが減ります。消耗品の問い合わせは、問い合わせをする方もコア業務が中断してしまう無駄な時間です。問い合わせされる担当者も、問い合わせをする方も業務効率がアップします。
消耗品を適切に管理できていない場合、過剰在庫を抱えるリスクが生じます。過剰在庫を抱えると品質低下のリスクも抱えてしまいます。また、不良在庫を抱えると、企業全体のキャッシュフローの悪化にもつながりかねません。在庫管理業務の属人化を解消することができるため、担当者不在時もスムーズな業務が行え、顧客からの問い合わせにも迅速な対応ができます。顧客満足度や従業員の働き方にも間接的に寄与し、様々な損失リスクを予防できます。
消耗品管理を行うことで、在庫が切れているのに気づかなかったり無駄に発注してしまったり、ということがなくなり、コスト削減にも繋がります。 消耗品管理における管理方法は、主に以下の通りです。
中小企業の場合には、消耗品管理の担当者を特に決めずに「全員で管理を行う」という形になっているところがあります。しかしこの方法の場合、責任の所在が不明確になってしまうことから真剣に管理を行おうという気持ちが生まれにくくなり、結果として在庫の混乱に繋がってしまうケースもあります。
そのため、まずは「消耗品管理の担当者を決める」という点がポイントです。部門ごとに担当者を決め、さらに全体を統括する責任者を設けることによって、現場のニーズを把握するとともに全社的な視点を持ちつつ消耗品管理を行えるようになります。そして単なる物品管理を行うだけではなく、消耗品の使用パターンを分析することで無駄を少なくできます。
消耗品の在庫量をそれぞれの会社に合わせる、在庫管理においては重要なポイントです。具体的には、会社の人数や管理する場所の容量、使用頻度などに合わせた量を在庫するようにします。もし在庫量が多すぎた場合には消耗品を管理しきれなくなってしまう可能性がありますし、在庫が少なすぎる場合には欠品が発生するため業務に支障が出てしまう可能性が考えられます。
以上の点から、まずはそれぞれの会社の人数や保管場所に合わせた在庫量について検討し、その量を守りながら管理を行っていくように心がけることがおすすめです。
消耗品ごとに保管場所を決めておくことも、管理を行う上でのポイントです。どこに保管されているかが決まっていれば、その消耗品が必要なときにはどこに行けばいいわかるため、スムーズな作業が可能となります。
さらに、消耗品にも管理ラベルを貼り付けることによって点数管理も行えます。「どこに・何が・いくつあるのか」という点がわかるようにしておくと、担当者も発注判断などをしやすくなります。
消耗品管理を行う上では、従業員の理解と協力が必要になります。そのためにも、社内における消耗品管理のルールを作成し、周知を徹底することがポイントです。この時のポイントは、新しいルールを設けることによって、「必要なものが見つかりやすくなる」「急な欠品による業務への支障が出なくなる」などのように、従業員の業務効率化につながるという点を理解してもらうことです。
ルールを周知するには、部署ごとに説明会をする、マニュアルの作成と配布を行う、イントラネットなどで定期的に情報を発信するほか、質問に対応する窓口を設置するといった方法が考えられます。
上記のようなポイントを押さえた上で消耗品管理を行うことにより、現場のニーズを反映した管理が行えますし、消耗品の在庫状況の把握や必要な物品へのアクセスも容易になります。結果的に業務の効率化にも繋がっていくことが期待できます。
消耗品を保管する場所に住所を割り振り、商品を管理する方法がロケーション管理です。どの商品がどこに保管されているかをすぐに把握でき、ピッキング作業や棚卸業務が効率化できます。管理方法は、固定ロケーションとフリーロケーションの2つです。固定ロケーションはどこに何があるか覚えやすい反面、スペースに無駄が発生します。フリーロケーションはスペースを最大限活用できますが、場所の把握に時間がかかる点がデメリットです。
見える化して終わりではなく、見える化した消耗品の管理台帳を共有することがポイントです。一元管理してどこからでも閲覧できるようにしておくことで、業務の属人化を解消し、見える化の効果を発揮できます。管理台帳を共有しておけば、監査の際にも便利です。減価償却の現状把握にも役立ちます。管理する際は、消耗品をカテゴリごとに分類し、カテゴリごとに保管することも大切。担当者不在時でも消耗品を探しやすくなります。
消耗品の見える化に最適な方法は、在庫管理システムの導入です。商品の種類や保管場所ごとに在庫数を確認・管理できる在庫一覧や商品の入出荷を記録する入出庫管理、入出荷時に伝票と商品の数量・品目に間違いがないかを確認する検品、返品管理、棚卸といった機能があり、在庫の確認入出庫の記録などの業務を簡易化できます。また、過去の入出庫データと現在の在庫データから適正在庫を算出する分析機能も活用すれば、より業務効率が高まります。
会社の消耗品とは、仕事において使用する備品の中でも金額が低めで、短期間で使い切れるものを経費として計上するための勘定科目です。 国税庁での定義によると、消耗品費は「使用可能期間が1年未満のもの」または「取得価額が10万円未満のもの」となります。
トイレットペーパーやティッシュペーパー、掃除用品、洗剤、電球、観葉植物などの「日用品」や、ボールペン、封筒、コピー用紙、DVD、コピー代、印鑑などの「事務用品」などがこれにあたります。
ここでは物品管理システムの導入によって、消耗品管理のカイゼンに成功した事例を紹介します。
3拠点の工場、それぞれに機械部品や作動油など、1万超のアイテムを貯蔵しており、四半期ごとに棚卸しを行っていました。 入出庫の管理は紙の台帳で、持ち出すたびに人と物・数量を記帳。部署それぞれの担当者が数日に1度、Excelにまとめて移していました。
棚卸しでは、そのExcelデータをプリントアウトして、実際にあるアイテムの個数を目視で数えながら数字を記入していきます。さらにそれを持ち帰って、Excelに入力するという手順でした。
棚卸しの状況の確認にはExcelで作成した辞書ほど分厚い紙の台帳と現物を照らし合わせながら、確認作業を行なっていましたが、点数の多い部署では７～8人の従業員を投入しても2週間かかるなど膨大な時間と労力を費やしていました。
バーコードを活用することで、棚卸し業務の大幅な効率化に成功。人員も時間も約半分に削減することができました。 iPhoneでバーコードを読み取るだけで棚卸しが完了でき、Excelでの台帳記入も不要に。管理画面で棚卸しの完了・未完了も一目で確認できるため、状況の把握も劇的に楽になりました。
入力作業がなくなったため、記入ミスなどの人為的エラーも自然となくなりました。 経理の方でも在庫や総額をパソコンにてチェックできるようになったため、二重チェックで安心感も得られます。
PETボトル用プリフォームの製造と販売を専業とするメーカーである日本パリソン株式会社。茨城県にある本社工場、岩倉工場（愛知県）、群馬工場（群馬県）という3つの拠点を持ち、それぞれの工場で1万点を超えるアイテムを四半期に一度棚卸し作業を実施していました。物品管理システム導入により、第一の優先課題だった在庫管理の省力化を実現。
今後は発注管理などの改善を目指す予定です。
Convi.BASE（コンビベース）は、物品管理クラウドサービスを提供している会社です。固定資産物品やリース資産をはじめ、書類やパソコン・スマートフォン、契約書、工具・計測器、機械設備、貯蔵品など、あらゆるモノを管理するプラットフォームとして利用することができます。
バーコードやQRコードといった管理ラベルをスキャンすることで、消耗品の入出庫の管理を簡単に行えます。
棚卸しの作業においては、バーコードを読み取ることで、簡単で正確に実現することができます。ハンディターミナルを用いた棚卸しにも対応しています。 棚卸しをする場所を指定し、バーコードを読み取ります。消耗品の実際の数量を入力し、棚卸し結果をアプリで確認することができます。
結果と台帳の数量が一致していれば青色、一致していなければ赤色、というふうに表示されるため、すぐにミスに気付くことができます。 データを送信すると、Convi.BASE（コンビベース）の台帳が更新されます。
「より効率的な棚卸し」だけでなく、在庫数を指定するとその数を下回った場合に自動でアラートメールを配信する仕組みが構築されている「アラートメール機能」もあるConvi.BASE（コンビベース）。
といった会社にはぜひおすすめのクラウドサービスです。 直感的に操作可能でシンプルなインターフェースも、魅力のひとつとなっています。
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。