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企業の消耗品における管理に悩んでいませんか？消耗品管理の課題や管理方法、物品管理システムを導入したことにより、手間と時間が省けた事例を交えながら解説していきます。
消耗品管理の見える化とは、「どこに・何が・いくつあり、誰が・いつ・どれだけ使用したか」を把握できる状態にすることです。コピー用紙や文房具、清掃用品、作業用手袋、備品交換部材などは単価が低いものも多く、管理が後回しになりがちです。しかし、在庫数や保管場所が分からない状態では、欠品や重複発注、過剰在庫が起こりやすくなります。
紙の台帳やExcelでも消耗品管理を始めることはできますが、管理点数が多い場合や複数拠点で保管している場合は、更新漏れや入力ミスによって実際の在庫数と台帳上の数がずれやすくなります。消耗品を正確に管理するには、品目・数量・保管場所・入出庫履歴・発注点などを一元管理し、必要な人がすぐ確認できる仕組みを整えることが重要です。
消耗品管理を見える化する際は、単に在庫数を記録するだけでは不十分です。欠品や過剰在庫を防ぐためには、次のような項目を管理できる状態にしておきましょう。
| 見える化する項目 | 確認できること | 防げる問題 |
|---|---|---|
| 品目名・カテゴリ | 何を管理しているか | 管理漏れ、分類ミス |
| 在庫数 | いくつ残っているか | 欠品、過剰在庫 |
| 保管場所 | どこに置いてあるか | 探す時間、重複発注 |
| 使用者・使用部署 | 誰が使用したか | 持ち出し不明、責任の曖昧化 |
| 入出庫履歴 | いつ数量が増減したか | 台帳と実在庫のズレ |
| 最低在庫数・発注点 | いつ補充すべきか | 発注漏れ、急な欠品 |
これらの項目を見える化しておくことで、担当者だけでなく、現場の従業員や管理部門も同じ情報を確認できるようになります。結果として、在庫確認や発注判断にかかる手間を減らし、消耗品管理の属人化を防ぎやすくなります。
会社の消耗品とは、仕事において使用する備品の中でも金額が低めで、短期間で使い切れるものを経費として計上するための勘定科目です。 国税庁での定義によると、消耗品費は「使用可能期間が1年未満のもの」または「取得価額が10万円未満のもの」となります。
トイレットペーパーやティッシュペーパー、掃除用品、洗剤、電球、観葉植物などの「日用品」や、ボールペン、封筒、コピー用紙、DVD、コピー代、印鑑などの「事務用品」などがこれにあたります。
消耗品管理を始める前に、「どこまでを消耗品として管理するのか」を整理しておくことが大切です。消耗品と混同されやすいものに、備品・貯蔵品・雑費があります。分類があいまいなままだと、管理する対象や会計処理の区分がぶれてしまい、在庫管理や経費処理の手間が増える原因になります。
それぞれの違いを、金額・使用期間の目安と、管理・会計上のポイントで整理すると、次のようになります。
| 区分 | 特徴（金額・使用期間の目安） | 管理・会計上のポイント |
|---|---|---|
| 消耗品 | 取得価額10万円未満、または使用可能期間が1年未満のもの（コピー用紙、洗剤、手袋など） | 購入時に「消耗品費」として計上。日々の在庫管理・補充の対象になる |
| 備品（工具器具備品） | おおむね取得価額10万円以上で、1年を超えて使用するもの（デスク、PC、什器など） | 固定資産として計上・減価償却の対象になる場合がある。台帳で所在・使用者を管理する |
| 貯蔵品 | 消耗品のうち、期末時点で未使用のまま残っているもの（未使用の切手・収入印紙・事務用品など） | 期末に「貯蔵品」として資産計上し、翌期以降に費用へ振り替える |
| 雑費 | 金額が少なく、他の勘定科目に当てはまらない一時的な費用 | 継続的で区分が明確なものは消耗品費、少額で一時的なものは雑費と区別する |
このうち日々の消耗品管理の対象になるのは、主に「消耗品」と「貯蔵品」です。日常的に減っていくものは在庫として見える化し、期末に残った未使用分は貯蔵品として把握すると、在庫管理と会計処理の両面で漏れを防ぎやすくなります。なお、金額基準や会計処理の詳細は税制改正で変わる場合があるため、実際の処理は国税庁の情報や顧問税理士に確認してください。
消耗品を管理するためのよくある課題としては、下記のようなものが挙げられます。
こうした課題によって適切に在庫管理ができていない場合、過剰な在庫および不足が見られることが多々あります。 また使用期限があるものは、使用しないまま破棄することになってしまう、といったことも。 在庫数をしっかり把握できるルールを作る必要があります。
消耗品を見える化すると、在庫数を常に把握できるため、適正な在庫管理ができるようになります。よく使うものはまとめて発注することで、大量発注によるコストメリットを得られるかもしれません。また、あまり使わないものを発注しすぎると在庫を抱えてしまい、保管場所等のコストを圧迫します。消耗品を把握できていない場合は、重複発注も起こりかねません。消耗品の管理ができてないと無駄な出費が増えてしまいます。消耗品を見える化することで、コスト管理につながります。
消耗品を見える化できれば、業務効率化にもつながります。多くの業務がある中で、消耗品の発注や問い合わせは担当者の業務効率を下げてしまいやすい業務です。消耗品が見える化され、誰でも閲覧できる状態であれば、消耗品に関する問い合わせが減ります。消耗品の問い合わせは、問い合わせをする方もコア業務が中断してしまう無駄な時間です。問い合わせされる担当者も、問い合わせをする方も業務効率がアップします。
消耗品を適切に管理できていない場合、過剰在庫を抱えるリスクが生じます。過剰在庫を抱えると品質低下のリスクも抱えてしまいます。また、不良在庫を抱えると、企業全体のキャッシュフローの悪化にもつながりかねません。在庫管理業務の属人化を解消することができるため、担当者不在時もスムーズな業務が行え、顧客からの問い合わせにも迅速な対応ができます。顧客満足度や従業員の働き方にも間接的に寄与し、様々な損失リスクを予防できます。
消耗品管理を行うことで、在庫が切れているのに気づかなかったり無駄に発注してしまったり、ということがなくなり、コスト削減にも繋がります。 消耗品管理における管理方法は、主に以下の通りです。
中小企業の場合には、消耗品管理の担当者を特に決めずに「全員で管理を行う」という形になっているところがあります。しかしこの方法の場合、責任の所在が不明確になってしまうことから真剣に管理を行おうという気持ちが生まれにくくなり、結果として在庫の混乱に繋がってしまうケースもあります。
そのため、まずは「消耗品管理の担当者を決める」という点がポイントです。部門ごとに担当者を決め、さらに全体を統括する責任者を設けることによって、現場のニーズを把握するとともに全社的な視点を持ちつつ消耗品管理を行えるようになります。そして単なる物品管理を行うだけではなく、消耗品の使用パターンを分析することで無駄を少なくできます。
消耗品の在庫量をそれぞれの会社に合わせる、在庫管理においては重要なポイントです。具体的には、会社の人数や管理する場所の容量、使用頻度などに合わせた量を在庫するようにします。もし在庫量が多すぎた場合には消耗品を管理しきれなくなってしまう可能性がありますし、在庫が少なすぎる場合には欠品が発生するため業務に支障が出てしまう可能性が考えられます。
以上の点から、まずはそれぞれの会社の人数や保管場所に合わせた在庫量について検討し、その量を守りながら管理を行っていくように心がけることがおすすめです。
消耗品ごとに保管場所を決めておくことも、管理を行う上でのポイントです。どこに保管されているかが決まっていれば、その消耗品が必要なときにはどこに行けばいいわかるため、スムーズな作業が可能となります。
さらに、消耗品にも管理ラベルを貼り付けることによって点数管理も行えます。「どこに・何が・いくつあるのか」という点がわかるようにしておくと、担当者も発注判断などをしやすくなります。
消耗品管理を行う上では、従業員の理解と協力が必要になります。そのためにも、社内における消耗品管理のルールを作成し、周知を徹底することがポイントです。この時のポイントは、新しいルールを設けることによって、「必要なものが見つかりやすくなる」「急な欠品による業務への支障が出なくなる」などのように、従業員の業務効率化につながるという点を理解してもらうことです。
ルールを周知するには、部署ごとに説明会をする、マニュアルの作成と配布を行う、イントラネットなどで定期的に情報を発信するほか、質問に対応する窓口を設置するといった方法が考えられます。
上記のようなポイントを押さえた上で消耗品管理を行うことにより、現場のニーズを反映した管理が行えますし、消耗品の在庫状況の把握や必要な物品へのアクセスも容易になります。結果的に業務の効率化にも繋がっていくことが期待できます。
消耗品の在庫管理では、在庫数を記録するだけでなく、誰がどのタイミングで確認し、どの基準で補充するのかを決めておく必要があります。ルールが曖昧なままだと、担当者によって管理方法が変わり、欠品や重複発注が起こりやすくなります。
消耗品ごとに、最低限確保しておきたい在庫数と、発注を行う基準となる発注点を決めておきましょう。使用頻度が高い消耗品ほど、在庫切れが業務に影響しやすいため、余裕を持った発注点を設定することが重要です。
一方で、使用頻度の低い消耗品を多く抱えすぎると、保管スペースの圧迫や不良在庫の原因になります。使用頻度や納品までの日数を踏まえて、適正な在庫量を見直していくことが大切です。
消耗品の保管場所が決まっていないと、必要なものを探す時間が増えたり、在庫があるにもかかわらず追加で発注してしまったりする可能性があります。品目やカテゴリごとに保管場所を決め、台帳にも保管場所を記録しておくと、誰でも在庫を確認しやすくなります。
また、管理担当者や確認頻度を決めておくことで、在庫管理の責任範囲が明確になります。担当者が不在の場合でも確認できるように、台帳やシステムを共有しておくことも重要です。
消耗品を使用したときや補充したときは、入出庫の記録を残すルールを統一しましょう。記録のタイミングが人によって異なると、台帳上の在庫数と実際の在庫数がずれてしまいます。
紙やExcelで管理する場合は、入力漏れや転記ミスが起こりやすいため、定期的な確認が必要です。管理点数が多い場合は、バーコードやQRコードを読み取って入出庫を記録できるシステムを活用すると、記録作業の負担を減らしながら在庫情報を更新しやすくなります。
消耗品を保管する場所に住所を割り振り、商品を管理する方法がロケーション管理です。どの商品がどこに保管されているかをすぐに把握でき、ピッキング作業や棚卸業務が効率化できます。管理方法は、固定ロケーションとフリーロケーションの2つです。固定ロケーションはどこに何があるか覚えやすい反面、スペースに無駄が発生します。フリーロケーションはスペースを最大限活用できますが、場所の把握に時間がかかる点がデメリットです。
見える化して終わりではなく、見える化した消耗品の管理台帳を共有することがポイントです。一元管理してどこからでも閲覧できるようにしておくことで、業務の属人化を解消し、見える化の効果を発揮できます。管理台帳を共有しておけば、監査の際にも便利です。減価償却の現状把握にも役立ちます。管理する際は、消耗品をカテゴリごとに分類し、カテゴリごとに保管することも大切。担当者不在時でも消耗品を探しやすくなります。
消耗品を見える化するには、管理台帳に記録する項目をあらかじめ決めておくことが大切です。台帳の項目が担当者ごとに異なると、在庫数や保管場所を正確に把握できず、確認作業に時間がかかってしまいます。
消耗品管理台帳を作成する場合は、次のような項目を入れておくと、在庫状況や使用状況を把握しやすくなります。
| 台帳項目 | 記載内容 | 管理のポイント |
|---|---|---|
| 管理番号 | 消耗品ごとの識別番号 | バーコードやQRコードと紐づけると管理しやすい |
| 品目名 | コピー用紙、手袋、洗剤など | 現場で分かる名称に統一する |
| カテゴリ | 事務用品、衛生用品、作業用品など | 保管場所や発注担当を分けやすい |
| 保管場所 | 倉庫、棚番号、拠点名など | 必要な消耗品を探す時間を減らせる |
| 現在庫数 | 今ある数量 | 定期的に実在庫と照合する |
| 最低在庫数・発注点 | 補充が必要になる基準 | 欠品や発注漏れを防ぎやすい |
| 入出庫日 | 使用・補充した日付 | 在庫差異が起きた原因を追いやすい |
| 使用者・使用部署 | 誰が、どの部署で使用したか | 持ち出し状況を確認しやすい |
台帳を作成しても、更新されなければ正しい在庫管理はできません。入出庫のタイミングで記録するルールを決め、定期的に実在庫と台帳の数量を照合することで、消耗品管理の精度を高めることができます。
消耗品の見える化に最適な方法は、在庫管理システムの導入です。商品の種類や保管場所ごとに在庫数を確認・管理できる在庫一覧や商品の入出荷を記録する入出庫管理、入出荷時に伝票と商品の数量・品目に間違いがないかを確認する検品、返品管理、棚卸といった機能があり、在庫の確認入出庫の記録などの業務を簡易化できます。また、過去の入出庫データと現在の在庫データから適正在庫を算出する分析機能も活用すれば、より業務効率が高まります。
エクセルや紙の台帳によるアナログな管理から「消耗品管理システム」へ移行することで、企業は多くのメリットを得ることができます。
システムを導入すれば、複数の部署や拠点に分散している消耗品の在庫状況を、クラウド上でリアルタイムに一元管理できます。「どこに・何が・いくつあるか」を誰もが即座に確認できるため、「在庫があるのに見つからず、また買ってしまう」といった事態を防ぎ、常に適正な在庫量を保つことが可能になります。
バーコードやQRコード、ICタグなどをスマートフォンや専用端末で読み取るだけで、入出庫の記録や棚卸し作業が完了します。目視で数えてエクセルに手入力するといったアナログな作業がなくなるため、担当者の業務負担と作業時間が劇的に削減されます。また、在庫が一定数を下回った際に自動で通知を出す機能があれば、発注業務もスムーズになります。
手書きの台帳やエクセル入力では、どうしても転記ミスや入力忘れといったヒューマンエラーが発生します。システムによるバーコード読み取りなどを活用すれば、人の手によるミスを物理的に防ぐことができ、帳簿上の在庫数と実際の在庫数（実在庫）のズレが発生しにくくなります。
在庫が正確に見える化されることで、過剰在庫や重複発注といった無駄なコストを削減できます。また、各部署での消耗品の使用量がデータとして蓄積されるため、使用頻度の分析が可能になり、会社全体の経費削減に向けた具体的な改善策を立てやすくなります。
消耗品管理は、Excelや紙の台帳でも始められます。管理点数が少なく、保管場所も限られている場合は、台帳を整備するだけでも在庫状況を把握しやすくなります。
しかし、消耗品の種類が多い場合や、複数の部署・拠点で管理している場合は、Excelや紙台帳だけでは管理が難しくなることがあります。特に、次のような課題が出ている場合は、管理方法の見直しを検討しましょう。
このような状態が続くと、消耗品管理そのものが担当者の負担になり、管理の属人化が進んでしまいます。バーコードやQRコードを活用した管理システムを導入すれば、入出庫の記録や棚卸し作業を効率化し、在庫状況をリアルタイムに把握しやすくなります。
消耗品管理システムは多数のサービスが提供されています。自社に最適なシステムを選ぶために、以下のポイントを比較検討しましょう。
消耗品を管理するためのラベルには、バーコード、QRコード、ICタグ（RFID）などがあります。単価が安く種類が多い消耗品には安価なバーコードやQRコードを、大量のアイテムを一括で読み取って作業時間を極限まで減らしたい場合はICタグを、といったように自社の管理方針や予算に合った読み取り方法に対応しているかを確認しましょう。
消耗品の入出庫や棚卸しは、保管場所（現場）で行うことがほとんどです。そのため、パソコンの前に行かなくても、手持ちのスマートフォンやタブレットのアプリから簡単に操作・バーコード読み取りができるかは重要なポイントです。モバイル対応のシステムであれば、現場のスタッフがその場で記録できるため、入力漏れを防げます。
消耗品の欠品は業務停止に直結するリスクがあります。在庫数が事前に設定した「発注点（この数を下回ったら発注する基準）」を下回った際に、自動で担当者にメールなどでアラートを通知してくれる機能が備わっているシステムを選べば、発注漏れを確実に防ぐことができます。
企業規模が大きくなるほど、消耗品の購入費を経費として会計システムに登録したり、購買システムを通して発注したりするフローが存在します。CSVデータのインポート・エクスポート機能や、API連携によって既存の社内システムとスムーズにデータ連携ができるかを確認しておくと、経理部門や購買部門の業務も合わせて効率化できます。
いくら高機能なシステムでも、現場のスタッフが使いこなせなければ意味がありません。システムの定着率を上げるためには、ITツールに不慣れな従業員でも直感的に操作できるシンプルな画面設計（UI）であるかが重要です。無料トライアルやデモを利用して、実際の操作感を事前に確かめることをおすすめします。
ここでは物品管理システムの導入によって、消耗品管理のカイゼンに成功した事例を紹介します。
3拠点の工場、それぞれに機械部品や作動油など、1万超のアイテムを貯蔵しており、四半期ごとに棚卸しを行っていました。 入出庫の管理は紙の台帳で、持ち出すたびに人と物・数量を記帳。部署それぞれの担当者が数日に1度、Excelにまとめて移していました。
棚卸しでは、そのExcelデータをプリントアウトして、実際にあるアイテムの個数を目視で数えながら数字を記入していきます。さらにそれを持ち帰って、Excelに入力するという手順でした。
棚卸しの状況の確認にはExcelで作成した辞書ほど分厚い紙の台帳と現物を照らし合わせながら、確認作業を行なっていましたが、点数の多い部署では７～8人の従業員を投入しても2週間かかるなど膨大な時間と労力を費やしていました。
バーコードを活用することで、棚卸し業務の大幅な効率化に成功。人員も時間も約半分に削減することができました。 iPhoneでバーコードを読み取るだけで棚卸しが完了でき、Excelでの台帳記入も不要に。管理画面で棚卸しの完了・未完了も一目で確認できるため、状況の把握も劇的に楽になりました。
入力作業がなくなったため、記入ミスなどの人為的エラーも自然となくなりました。 経理の方でも在庫や総額をパソコンにてチェックできるようになったため、二重チェックで安心感も得られます。
PETボトル用プリフォームの製造と販売を専業とするメーカーである日本パリソン株式会社。茨城県にある本社工場、岩倉工場（愛知県）、群馬工場（群馬県）という3つの拠点を持ち、それぞれの工場で1万点を超えるアイテムを四半期に一度棚卸し作業を実施していました。物品管理システム導入により、第一の優先課題だった在庫管理の省力化を実現。
今後は発注管理などの改善を目指す予定です。
Convi.BASE（コンビベース）は、物品管理クラウドサービスを提供している会社です。固定資産物品やリース資産をはじめ、書類やパソコン・スマートフォン、契約書、工具・計測器、機械設備、貯蔵品など、あらゆるモノを管理するプラットフォームとして利用することができます。
バーコードやQRコードといった管理ラベルをスキャンすることで、消耗品の入出庫の管理を簡単に行えます。
棚卸しの作業においては、バーコードを読み取ることで、簡単で正確に実現することができます。ハンディターミナルを用いた棚卸しにも対応しています。 棚卸しをする場所を指定し、バーコードを読み取ります。消耗品の実際の数量を入力し、棚卸し結果をアプリで確認することができます。
結果と台帳の数量が一致していれば青色、一致していなければ赤色、というふうに表示されるため、すぐにミスに気付くことができます。 データを送信すると、Convi.BASE（コンビベース）の台帳が更新されます。
「より効率的な棚卸し」だけでなく、在庫数を指定するとその数を下回った場合に自動でアラートメールを配信する仕組みが構築されている「アラートメール機能」もあるConvi.BASE（コンビベース）。
といった会社にはぜひおすすめのクラウドサービスです。 直感的に操作可能でシンプルなインターフェースも、魅力のひとつとなっています。
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,300社以上の導入実績を積み重ねてきました（2026年2月時点）。
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,300社以上（2026年2月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。
