IT資産管理リスクと物品管理システムの必要性
IT資産管理における主なリスクと影響
データ漏洩リスクと物品管理システムの有効性
企業で使用するIT資産には、業務に関連するさまざまなデータや機密情報などが含まれています。このような資産の管理を十分に行っていない場合、資産の所在や状態を把握できなくなります。もし紛失や盗難に遭ったとしても把握できない状態となり、データ漏洩リスクにさらされることになります。
物品管理システムによる資産管理を行うことで、IT資産を移動した場合でも利用者や所在が明らかになるため、資産の紛失などのリスクも低減できます。
システム障害リスクと資産管理
IT資産管理が十分に行われていない場合、システムやデータにいつ誰がアクセスしたのかが不明な状態になります。この状態が続いてしまう場合、サイバー攻撃などによるシステム障害などが発生することもあります。
資産管理をしっかりと行っておくことにより、OSやソフトウェアが最新バージョンにアップデートされているか、パッチが適用されているかといった点も把握できるため、トラブルを防げるようになります。
不正アクセスリスクと監視機能
さまざまなデータや機密情報が含まれているIT資産は、不正アクセスが行われないように十分対策を行うことが必要といえます。IT資産管理は、誰がどのシステム・データにアクセスしているかを監視することによって、不正アクセスを防ぐという目的も持っています。物品管理システムの中には、社内ネットワークの監視機能により、不正アクセスを防止するための機能が搭載されていることもあります。
コンプライアンス違反リスク
企業においてはさまざまなソフトウェアを使用していますが、全社的にライセンス管理を十分に行っていない場合、購入ライセンス数の超過使用などライセンス違反が発生する可能性が考えられます。
このように、IT資産管理におけるライセンス管理は非常に重要となってきますが、物品管理システムを使用して購入したソフトウェアライセンス情報を登録しておくことによって、購入数とソフトウェアの導入数を突き合わせることが可能に。ソフトウェアの不正使用などによるコンプライアンス違反の発生を防げます。
リスクの特定と評価方法
IT資産のリスク調査には「ASM」と「脆弱性診断」の2つがあります。
ASMとは、サイバー攻撃を受ける可能性が考えられるIT資産や攻撃の経路について、継続的な検出や分析、修正、モニタリングを行っていくものです。また、脆弱性診断は、組織の中で使用しているOSやソフトウェア、ミドルウェア、Webアプリケーションに存在しているセキュリティ上の脆弱性について検出を行い、リスクや影響を評価します。
これらの調査を行うことにより、悪意ある攻撃や情報漏えいが発生する可能性のある箇所について確認が可能。すなわち、IT資産における脆弱性を洗い出せます。
IT資産管理リスクを減らすためには？
データ暗号化と物品管理システム
IT資産管理においては、組織内にある貴重な資産情報を扱います。そのため、物品管理システムのデータの暗号化機能によりデータ保護を行えるようになります。
アクセス制御と物品管理
物品管理システムを使用してIT資産の管理を行った場合、アクセス権限の制御を行えます。権限を管理することにより、不正な資産の持ち出しなどを防止が可能となります。
定期的なバックアップ管理
組織の重要なIT資産の情報を管理する物品管理システムは、万が一のデータロスを防ぐためにも定期的なバックアップが必要となります。物品管理システムの中には、資産情報やユーザー情報などの自動バックアップ機能を備えているものもあります。
従業員教育と物品管理システム
物品管理システムを活用してIT資産を管理する場合には、管理上のルールを定める必要があります。この場合、管理ルールをマニュアルに定め、従業員に周知することによって、従業員自身のIT資産リテラシーの向上が期待できます。
物品管理システム導入の成功事例
棚卸にかかっていた時間を大幅に削減
基幹システムに自社製のRPAツールと物品管理システムを組み合わせて使用している事例です。システムを導入した結果、棚卸から確認集計、廃棄、利活用判断、報告書の作成などの作業省力化につながり、一度の棚卸でおよそ6,000時間の削減につながっています。
物品管理システムの導入により省力化
全国にある生産拠点において、ITやOA機器の管理のために物品管理システムを導入した事例です。こちらの企業では、パソコンの所在をすぐに把握するのが難しいなど、棚卸にかかっている労力を改善する必要があったことからシステムを導入。バーコードをリーダーで読み取るだけで済むようになったことから、棚卸に対する負担が軽減されています。また、固定資産管理にも物品管理システムを使用。すぐに現在の状況を確認できるようになり省力化を実現しました。
まとめ
こちらの記事では、企業の大切な資産であるIT資産の管理について解説してきました。IT資産管理のリスクを軽減するには、物品管理システムのさまざまな機能を活用することがおすすめです。これからIT資産の管理を行うためのツールを導入しようと考えている場合には、ぜひ物品管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
協力
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
BASE
とは？
柔軟性が魅力
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。
- 導入実績
- 1,000社以上
- 主な
導入企業 - 味の素、積水化学工業、NTTコミュニケーションズ、小田急電鉄、阪急阪神ホテルズ、MIXI、キヤノンマーケティングジャパン、日本放送協会、パソナ・パナソニック ビジネスサービスなど