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物品管理を怠ると情報漏えいにつながる恐れもあります。物品管理システムを導入することでできるセキュリティー強化についてまとめてみました。
企業で保有する物品がどこにあるか？どのような状態にあるか？誰が使用しているか？などを正確に把握し、効率的かつ安全に利用できるようにするため、しっかり管理しておく必要があります。
物品の使用状況といった情報を適切に管理することで、業務効率化を図れるほか、活用されない物品を減らし、経費削減などムダを削減することができます。
物品管理を適切に実施することは、業務効率化だけとは限りません。社内における物品管理といえば、重要書類をはじめ、鍵や印鑑、CD-ROMやフラッシュメモリといった記憶媒体などでしたが、近年ではノートPCやタブレット、スマホといった情報とともに外部持ち出し可能な物品があり、情報が外部に流出してしまうと大きな損害を与える恐れがあります。
物品、特に重要文書やIT資産を「いつ・どこで・誰が・どのように」使用しているかが把握できれば、紛失や不正利用を防止することができます。 物品管理システムは、ICタグなどを活用して、モノの動きを把握し、現物管理をリアルタイムで把握することができるほか、契約書など重要書類の廃棄期限の管理も行えます。
こうした管理体制が整うことで、情報漏えいを防ぐといったセキュリティー対策の強化につなげることができます。
物品や資産の管理不足は、横領や不正会計、利益供与などの温床につながるリスクがあります。組織として、こうしたずさんな管理体制を刷新し、リスクを排除する必要があります。リスクを排除する、物品を正確に把握する、というコーポレートガバナンスを強化するという視点からも、物品管理システムの導入は有効です。
コーポレートガバナンスの強化は、企業価値の向上につなげることができます。
物品管理は、物品自体だけに限らず情報面においても重要度が増しています。効率的な管理体制の整備には相当な負担があるほか、外部持ち出しの管理においては限界もあります。物品管理システムを導入することで、物品の状況や状態をリアルタイムで把握することができ、セキュリティー対策の強化につなげることができます。
物品管理システムを導入し、セキュリティー強化に成功した導入事例もありますので、参考にするとよいでしょう。 下記のページではクラウド型の物品管理システムを導入した事例をイラストでわかりやすく紹介しています。
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。