社内の備品管理はどう楽になる？
備品管理はどこの部署で行っている？
会社ではさまざまな備品が使われていますが、これらの備品は多くの場合総務部門にて管理が行われています。総務部門は会社組織を円滑に動かしていくために多くの業務を担当していますが、備品管理もそのひとつというわけです。また会社によっては、消耗品は総務で管理、PCなどのデジタル機器については情報システム部で管理を行っているケースもあります。
ただし備品のほとんどは全従業員が使用するものである点から、備品管理のルールは担当者だけが知っていれば良いものではなく、全ての従業員が理解しておくべきものであるといえます。そのため、備品管理のルールをマニュアル化して周知を行うことも大切です。
会社で備品管理を始めるタイミング
- 会社の規模が拡大する時
オフィスの規模拡大、スタッフ増員の場合には備品追加が行われるため管理が必要です。 - 予算・経費管理の改善を行う時
在庫管理を行えば無駄な備品購入などが防げるため、無駄な支出の防止につなげられます。 - 何らかの問題・トラブルが発生した時
備品が紛失したり在庫切れが頻繁に起きるなど問題が発生している場合には、備品管理が必要です。 - 法的要件やコンプライアンスへの対応が必要な時
業務・取引について特定の備品の取り扱いに関し、法的な規制などが存在する場合には備品管理を行うことが重要です。 - プロジェクト・業務改善の推進を行う時
特定プロジェクトや業務改善を推進する場合には、特定の備品や設備を管理することが求められます。
物品管理システムを用いた総務業務の効率化
業務の効率化と生産性アップにつながる
備品管理システムを使用すると、どの部品がどこに・どれくらいあるのかを把握できるようになります。備品が必要になった場合にも、すぐに取り出せるようになりますので、総務業務が効率的に行えるようになりますし、これまで備品管理に費やしていた時間が短縮でき、他の業務に時間をかけられるようになりますので、業務の生産性の向上につながることも期待できます。
さらに管理をしっかりと行えるようになり、備品の紛失を防げます。そのため備品紛失に伴う業務の遅延防止にもつなげられます。
過剰在庫・二重発注などを防ぎコスト削減が期待できる
備品管理システムの活用により、在庫の管理も容易に行えるようになるため、過剰在庫となることを防いだり、二重に発注するなどの状況を防げます。この点から、総務コストの削減につなげられます。
さらに、備品の状態確認も行えるようになりますので、修理や交換を忘れるなどのケースも少なくなるでしょう。適切なタイミングで修理や交換を行うことにより、故障・破損に伴う損害を防げるようになります。
紛失・盗難を未然に防止する
備品管理が十分に行われていない場合、備品の紛失や盗難のリスクが高くなると考えられます。システムを活用して管理を徹底することは紛失や盗難の防止にもつながります。以上から、備品管理システムの導入により十分に管理を行っていくことで、総務業務におけるセキュリティの強化が期待できるといえるでしょう。
協力
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
BASE
とは？
柔軟性が魅力
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。
- 導入実績
- 1,000社以上
- 主な
導入企業 - 味の素、積水化学工業、NTTコミュニケーションズ、小田急電鉄、阪急阪神ホテルズ、MIXI、キヤノンマーケティングジャパン、日本放送協会、パソナ・パナソニック ビジネスサービスなど