エクセルで物品管理して大丈夫？メリットデメリットを解説
物品管理とは、オフィスの備品やIT資産、書類など、組織内にある物品を管理することを指します。この物品管理を行う場合に、表計算ツールであるエクセルを使用したいと考えるケースもあるでしょう。そこで、こちらの記事ではエクセルで行う物品管理のメリットやデメリットについてご紹介していきます。
エクセルを用いた物品管理のメリットとデメリット
エクセルによる物品管理のメリット
エクセルを用いて物品管理を行う場合、下記のようなメリットがあります。
- すぐに物品管理を始められる
エクセルを利用した物品管理のメリットは、「すぐに始められる」点が挙げられます。企業においてはエクセルを日常的に使用しているケースが多いため、追加でソフトやシステムを導入する必要がありません。コストをかけずに物品管理を始められるのは大きなメリットといえるでしょう。 - 一般的なITスキルで利用可能
エクセルを使用する場合、特別なスキルがなくても基本的な操作が行えます。マクロなど高度な手法を使いたい場合はスキルが必要になるものの、単に物品名や数量などを記入して管理するような方法であれは、一般的なPCスキルがあれば対応可能と考えられます。物品管理のために別途トレーニングなどを行う必要もありません。 - 手書きと比較した場合、管理がしやすい
これまで紙の管理台帳を使用していた場合、エクセルに切り替えると非常に管理がしやすくなります。紙の場合は紛失や破損のリスクがありますし、複数のスタッフでの管理が難しくなるなどの面があります。しかし、エクセルの使用によってPC上で管理が可能となるため、物品管理が楽になります。
エクセルによる物品管理のデメリット
エクセルによる物品管理には、メリットがある反面デメリットもあります。
- 大規模な物品管理は難しい
大規模な物品管理を行いたい場合、エクセルでは対応が難しいことあります。例えば管理対象の物品の数が多い場合、エクセルのデータ量もその分多くなります。データが増えれば増えるほどエクセルの動作が重くなっていくため、業務への支障が出てくる可能性もありますし、エクセル上で物品のデータを目視で見分けることは難しくなります。 - 自動化にも限界がある
マクロや関数を使用すれば、効率的に物品管理ができるようになります。ただし、関数が複雑になった場合には管理するためのスキルが必要になってしまいます。もしエクセルに詳しい従業員がいないときに管理台帳に不具合が出た場合には、管理ができなくなってしまう可能性も。また関数を触ってしまい、うまく管理できなくなってしまうリスクもあります。 - シートを簡単にコピーできる
エクセルはシートを簡単にコピーすることができます。そのため、共有フォルダに保存してある管理台帳を自分のPCにコピーして作業することも可能です。そうなると、どのシートが最新のものなのかがわからなくなってしまう可能性があり、混乱の発生も考えられます。
エクセルでできる限界と代替案の検討
上記でご紹介したとおり、管理すべき物品の数が多い組織においては、エクセルでの物品管理は難しいと考えられます。目安としては、管理する物品の数が500を超えてくるようなケースにおいては、エクセルでの管理は余計に時間がかかってしまうといえるでしょう。データを見たい物品がある場合にも、該当データを探すのに非常に時間を要するため、非効率になってしまいます。
以上から、物品数が多い場合にはエクセル以外の管理方法を考えることがおすすめです。物品管理に特化した機能を搭載したシステムとなっていますので、導入により業務の効率化や生産性のアップが期待できます。
まとめ
こちらの記事では、エクセルで物品管理を行う場合のメリットやデメリットなどを紹介してきました。エクセルでの管理にはメリットはあるものの、大規模な管理が必要な組織においてはエクセルを使用すると効率的な管理に結びつかない可能性もあります。
以上から、効率的に物品の管理を行いたいと考える場合には物品管理システムの活用がおすすめです。スムーズな物品の登録や検索も行えるようになりますので、一度導入を検討してみてはいかがでしょうか。
協力
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
BASE
とは？
柔軟性が魅力
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。
- 導入実績
- 1,000社以上
- 主な
導入企業 - 味の素、積水化学工業、NTTコミュニケーションズ、小田急電鉄、阪急阪神ホテルズ、MIXI、キヤノンマーケティングジャパン、日本放送協会、パソナ・パナソニック ビジネスサービスなど