棚卸作業が時間がかかる理由と効率化の方法
棚卸に時間がかかることには、さまざまな原因が考えられます。こちらの記事では、棚卸作業に時間がかかる主な原因と効率化するための方法を解説しています。作業効率化の方法を探している方は、ぜひ参考にしてみてください。
棚卸作業に時間がかかる主な原因
作業手順の不明確さと属人化
棚卸作業を行おうとしても、作業手順がわからないと個人のスキルや判断に依存することになります。こうなると作業の統一性が欠けてしまうため結果的に時間がかかります。
また、棚卸の記録についても記入者の判断によって記入方法が異なることになるため、数量の単位やメモ書きの内容が異なってしまうなどの問題が発生します。さらに、棚卸によって必要な情報（数量、単位、在庫の状態など）が得られない可能性もあり、その場合はやり直し作業が発生します。
以上の点から、作業マニュアルの整備と標準化が必要となります。
棚卸作業員の不足
作業員が不足していると棚卸に時間がかかってしまう点に加え、「早く終わらせなければ」という焦りからカウントのミスや記入ミスが発生しやすくなる問題もあります。ミスが発生した場合、やり直しをする必要が出てくるため、余計に時間がかかってしまいます。
以上から、時間をかけず正しい棚卸を行うためには適切な人員配置が大切。もし社内で人員確保するのが難しければ、外部リソースの活用を検討することがおすすめです。
在庫の整理・整頓不足
在庫の整理・整頓がされていないことも棚卸に時間を要する原因となります。
これは、整理・整頓されていないと、乱雑に保管されている中から必要なものを探すことになり、より時間がかかってしまうため。さらに、棚卸と共に整理しながら作業を行う必要が出てくることから、単に棚卸作業を行うよりも時間が必要となります。また、保管状態が良くない場合、在庫の品質に問題ないかの確認にも時間を要することになります。
このような状況を避けるためには、日頃からの「5S活動（整理・整頓・清掃・清潔・しつけ）」の徹底が大切です。ちなみに、ここでいう「しつけ」とは、決められているルールを守り、習慣化することを指します。整理・整頓をルールとして定め、定着させることが重要です。
棚卸作業を効率化する方法
デジタル技術の導入
手作業での棚卸作業は時間がかかるため、バーコードやRFIDの活用することがポイントのひとつです。このような技術の活用によって手作業によるミスを減らし、作業時間の短縮につなげられます。
さらに、IoT技術を活用した自動化ツールを導入も検討してみてはいかがでしょうか。例えば、IoT重量計を使用して在庫の重さをリアルタイムで計測し、その重量から計算した在庫量を自動で記録することも可能になります。
作業手順の見直しと標準化
棚卸作業を効率化するには、作業手順の明確化と標準化が必要です。このことにより、誰もが同じ手順で効率的に作業を進められるようになります。この時、作業マニュアルの整備を行いますが、個人でマニュアルを確認した場合それぞれの解釈により作業に違いが発生する可能性がありますので、スタッフの教育を行って作業手順や注意事項の指導を行うことが大切になります。
また、マニュアルとは別に作業リスト表を作ることによってさらに行うべき作業が明確になり、ミスの削減にもつながります。
適切な人員配置と教育
棚卸作業を行う人員が少ないと、効率的な作業は難しいといえます。そのため、作業に必要な人員はどれくらいなのかを確認した上で、人員の確保を行ってください。さらに、作業を担当するスタッフには適切な教育を行うことによって、作業の効率と精度を向上させられます。
また、人員の確保が難しい場合には、外部の専門業者を利用することも検討してみてください。
棚卸の工数を削減させた事例
70%を超える工数削減を達成
コニカミノルタジャパン株式会社では、本社移転を契機に約3,000点に及ぶ固定資産の管理と棚卸し作業の効率化が課題となっていました。従来は会計システムで一括管理していたため、椅子10脚を1レコードで登録するなど個別管理ができず、設置場所や画像情報も反映できませんでした。また、ラベル作成や棚卸しも手作業が中心で、データ抽出・加工から印刷、現物確認、集計・照合まで多くの工数を要していました。
そこで、物品管理クラウドサービス「Convi.BASE」を導入。会計システムのデータを活用して簡単にラベル発行ができるようになり、棚卸しもiPhoneでバーコードを読み取るだけでスムーズに進行するようになりました。棚卸し結果のアップロードで自動集計・照合も可能となり、作業負担が大幅に軽減されました。
固定資産の新規登録作業は551時間から152時間へと72％削減、年2回の棚卸し作業も650時間から160時間へと75％削減するなど、目に見える業務効率化を実現しています。
参照元：コンビベース公式HP（https://convibase.jp/result/konicaminoltajapan/）
1000時間規模の工数削減を実現
マブチモーターオーケン株式会社では、従来、紙やエクセルによる棚卸・在庫管理を行っていたため、理論在庫と実在庫の差異や発注ミスが発生していました。月次棚卸では生産を半日～1日停止し、手書きで数百枚の棚卸票を作成・集計する必要があり、作業は1日以上かかってしまう状況です。
これらの課題解決のため導入したのは、在庫管理システム「スマートF」とハンディーターミナル。現場での入出庫や棚卸をリアルタイムでデータ化し、在庫数やロット情報を一元管理できる体制を構築しました。棚卸作業はシステム在庫と実在庫の差分確認が中心となり、半年で1000時間規模の工数削減を実現しました。発注ミスや現物確認の手間も大幅に減り、業務効率化と精度向上を達成しています。
参照元：SmartF公式HP（https://smartf-nexta.com/case/mabuchi-oken）
少人数での棚卸作業が可能になった
LIXILでは、多種多様な建材の在庫を管理する中で、棚卸作業に多大な工数と人手がかかることが課題でした。従来は15万本もの材料を人手で1本ずつカウントし、棚卸伝票への記入や帳簿照合を行っていたため、ミスも発生しやすく、14人で日々2時間を要していました。
そこで、共同印刷の画像認識コード「FullScanCode（フルスキャンコード）」を導入。iPhoneで複数のコードを一括で高速読み取りできる仕組みにより、作業の自動化と省力化を実現しました。棚卸作業は14人から4人に、作業時間も150分から59分へと約60％削減され、大幅な工数削減と精度向上を達成しました。
参照元：Hint Clip公式HP（https://hc.kyodoprinting.co.jp/article/723/）
入出庫作業工数の50％削減を実現
伸和コントロールズ株式会社では、従来、ネジやナットなど副資材の在庫管理を手入力で行っていたため、入力ミスやカンバンの出し忘れが発生し、理論在庫と実在庫のズレから欠品や過剰在庫が同時に発生するなど、現場への大きな負担となっていました。棚卸作業には1回あたり60時間以上かかっており、業務効率が低下していました。
課題解決のため、「スマートマットクラウド」を導入。副資材を置くだけで自動的に在庫を計測・管理できる仕組みにより、リアルタイムで正確な在庫把握が可能となりました。結果として、棚卸や日々の入出庫作業の工数が約50％削減され、欠品や過剰在庫の問題も大幅に改善されました。
参照元：SmartMatCloud公式HP（https://www.smartmat.io/case/machinery/7757）
週3.7時間の工数削減を達成
神戸製鋼所では、材料の在庫管理や棚卸業務を紙台帳と手書きで運用していたため、転記ミスや作業の属人化、棚卸リスト作成の手間などが大きな課題でした。特に、現場から返却された材料の目視確認や手書き記入、台帳への転記作業が負担となり、業務効率の低下とミスの発生が懸念されていました。
クラウド型業務アプリ「kintone」とQRコードを活用した在庫管理システムを導入。材料に貼付したQRコードをiPadのカメラで読み取ることで、手入力を減らし、情報を自動でkintoneに登録できる仕組みを構築しました。さらに、kintoneのデータをExcelに出力して棚卸リストや出庫指示書作成にも活用しています。
その結果、返却表の作成や入庫作業の転記が不要となり、棚卸業務も大幅に効率化。週単位で3.7時間、半期ごとの棚卸作業で7.75時間の工数削減を実現しました。
参照元：kintone公式HP（https://kintone-sol.cybozu.co.jp/cases/kobeseiko.html）
棚卸作業時間を10分の1に削減
株式会社サンデリカでは、紙やExcelによる固定資産台帳と資産ラベルの目視照合、手作業による棚卸結果の転記など、棚卸作業に多大な時間と労力がかかり、転記ミスや資産の紛失も発生していました。
そこでクラウド型資産管理システム「assetforce」とRFIDタグを導入。現場でモバイルアプリを使い、RFIDやQRコードで資産情報を即時に読み取り、クラウド上で一元管理・共有できる体制を構築しました。
棚卸作業時間は1拠点あたり70時間から7時間へと10分の1に削減され、転記ミスや紛失も大幅に減少。作業効率と管理精度が飛躍的に向上しました。
参照元：assetforce公式HP（https://pr.asset-force.com/cases/business/06/）
棚卸の時間短縮化に物品管理システムがおすすめ
棚卸の時間を短縮するには、物品管理システムを活用することがおすすめです。システムの導入を行った場合には、バーコードなどを用いて物品の管理を行えるようになります。この場合、自動的にデータベースに物品に関する情報が保存されることから、手書きなどでメモを行う必要がなくなります。また、資産番号を調べて照合する手間も省けるようになります。
棚卸作業の管理者側でも、それぞれの担当者から送られてくるデータを管理画面上で確認できるようになり、確認作業も効率的に行えるようになります。さらに、棚卸の結果は台帳に自動反映できますので、手作業で情報の加筆などを行う必要もありません。
このように、物品管理システムを導入することにより、棚卸作業を効率的に進められるようになります。
まとめ
棚卸作業に時間がかかる主な原因には「作業手順が不明確」「作業員が不足している」「在庫の整理・整頓不足」などが挙げられます。このような課題に対しては、デジタル技術の導入や作業手順の見直し、適切な人員配置と教育などの方法により、作業効率を向上させることが可能といえます。
こちらの記事で紹介してきたような物品管理システムなど、棚卸にはさまざまなツールが活用できます。ツールの活用も検討しながら、業務改善を目指していってください。
協力
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
BASE
とは？
柔軟性が魅力
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。
- 導入実績
- 1,000社以上
- 主な
導入企業 - 味の素、積水化学工業、NTTコミュニケーションズ、小田急電鉄、阪急阪神ホテルズ、MIXI、キヤノンマーケティングジャパン、日本放送協会、パソナ・パナソニック ビジネスサービスなど