在庫管理
在庫管理は『見える化』で業務効率化！
在庫管理は「見える化」を行うことが大切です。在庫を誰が見てもすぐにわかるようにすることで、業務効率化の進められるようになります。さらに、在庫切れや過剰在庫を防いだり、コスト削減などさまざまなメリットが得られるでしょう。
そもそも「見える化」とは？
「見える化」とは、物事やプロセスを明示化して、実際に見える状態にすることです。例えば、在庫の数などを常に表示して、誰が見てもすぐにわかるような状態にしておくことなどを指します。このように、在庫の状況について「見よう」と意識しない状態でも目に入ってくるような形にすることを「見える化」と呼びます。この見える化はさまざまなところで用いられています。
在庫管理をするうえで重要なポイント
在庫管理を行う場合には、社内の部門間でしっかりと情報共有を行っておくことが大切です。その在庫に関わるそれぞれの部署が共有しやすい環境を作り、在庫に関係する正しい情報を得られる環境を作りましょう。
またデータの管理を正確に行うには、人的ミスが発生しないような環境を作りもポイントのひとつです。そのためにも、管理項目は必要最小限の項目数にとどめることも必要です。
加えて、在庫管理をなぜ行うのか、どのようなメリットがあるかという「在庫管理の重要性」についての認識を持っておくことも大切なポイントといえるでしょう。
在庫管理を『見える化』して改善した事例
在庫管理の属人化と過剰在庫の課題を解決
備品や資材の管理において、紙やExcelを利用していた医療機関の事例です。こちらの医療機関では、以前から紙やExcelを使用して在庫管理を行っていたものの、前任の在庫管理担当者のみが在庫管理状況を把握している「属人化」の問題が発生していました。さらに、過剰在庫の問題も発生していたため、Accessを使用した管理体制に転換を試みたものの、使い方が難しすぎて断念したという経緯がありました。
そこで、シンプルで使いやすいクラウド在庫管理ソフトを導入しました。導入した結果、誰もが一目でわかる在庫の見える化を実現。病院全体の発注管理ミスもなくなったことから、過剰在庫の問題も解決できました。また、スタッフ同士でソフトの使い方を教え合って在庫管理を見守ると同時に、スタッフそれぞれの動きも可視化でき、働く喜びを分かち合うことにもつながっています。
在庫管理に対する現場の意識が向上
発泡体・ゴム素材の開発や生産を手がけているA社の事例です。こちらの会社では、ユーザーからの発注に基づいてゴム製品を提供する際、加工・製造・出荷作業を協力会社に委託しており、その際に必要な在庫の支給も行っています。この協力関係を継続する中で、部材の管理と処理方法が課題として上がってきました。 課題を解決するにあたって在庫管理を行う必要がありますが、管理工数が増えると今度は製造業務に支障が出ることから、現場の負担が少ない状態で使用できる在庫管理ツールを導入。部材の管理についてPC入力からハンディターミナルでの入力に切り替えを徐々に行っていった点によって、在庫をしっかりと把握できるようになったこと、また在庫管理に対する現場意識の向上が見られるなどさまざまなメリットが生まれています。
コストと在庫問い合わせ時間を削減
プラスチックの金型製作、電子回路設計、成型、基板実装、精密プレスなどさまざまな事業を展開している企業での事例です。こちらの企業では、これまでExcelとAccessでの在庫管理を行っていたものの、二重入力や帳簿への転機作業、海外拠点との情報共有などさまざまな課題がある状態でした。
そこで、発注業務の簡素化と精度アップにつながる購買在庫管理システムを導入。その結果、発注・受け入れ業務が簡単になったことからパート従業員に任せられるようになり、コストの削減に成功しています。さらに、在庫の見える化によって、社内間の在庫問い合わせ時間が大幅に減らせました。
在庫管理を見える化するメリット
在庫切れ・過剰在庫を防げる
在庫管理を見える化すると、まず在庫切れ・過剰在庫などの状況を防げます。見える化に取り組むことによって、在庫数や入荷待ち、出荷済みとなどの在庫状況が誰でもすぐに把握できるようになります。この状態であれば、在庫が足りなくなりそうな時には発注できますし、逆に余分に発注してしまうような状況を防げるでしょう。 より良いタイミングで発注ができるようになると、発注業務にかかる時間の削減にもつながる面もあります。
業務効率化が期待できる
業務効率の改善が期待できる点も、在庫管理の見える化を行うメリットといえます。見える化を行う場合には、倉庫内でロケーションを割り振ることによって、その商品がどの場所にあるのかもすぐにわかるようになります。ピッキングをする際にも出荷対象の商品を探し回る必要がなくなります。
以上の点から、出荷を行う際にも対象の商品がどこにあるのかがすぐにわかるため、効率的にピッキングが行えるようになり、業務の効率化も期待できるといえるでしょう。
コストを削減できる
在庫管理の見える化を行うと、上記でご説明した通り業務効率の改善が期待できます。すると、これまでと比較すると少ない人数でも効率よく作業を進められるようになり、人件費の削減にもつなげられます。
ただし、在庫管理を行う際にはシステムの導入などを行うケースもあります。この場合にはシステムの導入費用が必要となるため、どのくらいのコスト削減が見込めるのかという点とのバランスを考えながら導入を行うことが大切です。
在庫管理でおすすめの物品管理システムは「Convi.BASE（コンビベース）」
入庫処理や出庫処理が簡単に行える
Convi.BASEは、社内のあらゆるものの管理をサポートする物品管理クラウドサービスです。このサービスを導入することにより、iOSアプリとクラウド台帳を活用して在庫管理の効率化につなげていきます。
特に注目したいのが、iOSアプリの使用によって、その場で入庫処理や出庫処理を簡単に行える点。処理を行うと、クラウド台帳にリアルタイムな在庫数が反映されます。そのため、台帳への記載漏れ・記載ミスを防げます。
棚卸しも効率的に行える
在庫管理を行う場合、棚卸しに多くの時間が取られているケースも多いでしょう。しかしConvi.BASEを導入することにより、棚卸しを行う際にはバーコードを読み取り在庫数を入力するのみとなります。さらに、集計作業もボタン1つで完了できる点も注目しておきたい部分であるといえるでしょう。
また、必要な在庫数の指定もできます。もし指定在庫数を下回った場合にはアラートメールが発信されますので、在庫切れや発注漏れを防げるようになります。
協力
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
BASE
とは？
柔軟性が魅力
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。
- 導入実績
- 1,000社以上
- 主な
導入企業 - 味の素、積水化学工業、NTTコミュニケーションズ、小田急電鉄、阪急阪神ホテルズ、MIXI、キヤノンマーケティングジャパン、日本放送協会、パソナ・パナソニック ビジネスサービスなど