物品管理システム導入後取り組むべき4つのこと
企業内の業務効率化を目的として、物品管理や備品管理を自動化して処理することができる物品管理システムを導入する企業が増えています。しかし、どんなシステムも導入するだけで即活用できるとは限りません。
ここでは物品管理システムを導入した後に行うべき取り組みについて４つに分けて解説していきます。ぜひシステムの有効活用のための参考にしてください。
ロケーション管理の見直し
物品管理システム導入後、まず取り組みたいのはロケーション管理の見直しです。ロケーション管理とは、物品を置く場所（ロケーション）を管理することで、多くの種類の物品を保管する際、番地を決めた場所にどの商品があるのかを明確にデータとして作成し管理することで、商品を探し回るタイムロスをなくしてピッキングの効率化につながるため、とても重要です。
システム導入前に物品の保管場所が固定されている固定ロケーションで管理を行っている場合、使い勝手よりも管理のしやすさで場所が決定されていたり、種類が増えた際の対応が柔軟にできないなど、利便性に優れているとは言えない配置になっていることも少なくありません。システム導入後は、RFIDやバーコードなどを利用して物品の所在地がシステム上で把握できるようになった利点を
生かし、倉庫内で空いているスペースに保管していくことが可能なフリーロケーションへの検討してみましょう。
より利便性に優れたロケーションに変更することで作業の効率化ができます。
情報資産の管理
近年、企業内の情報管理は紙媒体からPCやデバイスによるものへと移行しています。移行が迅速に進められず、どこに何の情報が保管されているか把握されていない企業も決して少なくないでしょう。そこで問題となっているのが、セキュリティの脆弱さによる情報漏洩です。企業にとって情報が外部へ流出してしまうことは信用を失墜させる原因になってしまうので、その対策はとても重要です。
物品管理システムを導入するにあたって、情報資産の管理を徹底させることが最優先となります。紙媒体、HDD、CD、SDカードなど情報がバラバラに管理されていると、情報持ち出しの把握や必要な情報をすぐに見つけることも困難で非効率なので、管理の簡素化や一元化を検討してみましょう。
導入したシステムのRFIDでの管理機能やアラート通知機能などを活用し、情報資産の持ち出しを迅速に把握して対策を講ずることができるようにしておくことが大切です。
ツールの設定・連携
物品管理システムは、これまで人の手で行っていた作業を自動化して、効率を上げていくためのツールですが、ただPCにツールを入れるだけでは活用できません。システムはあくまでも業務の効率化を実現するためのツールなので、搭載されている機能を正しく活用できるように設定を行うことが大切です。
物品管理システムは、倉庫内の物品ロケーションの把握や在庫管理のためのシステムですが、基幹システムとの連携によって、継続的なコスト管理や人的ミスの削減も可能になるなどメリットも大きくなります。
また物品管理システムには、、物品貸出や返却の申請が行われた場合のメールや使用期限の定められている物品については、使用期限の切れてしまった物品の廃棄を促すメールを自動送信するシステムもありますが、この機能もメール通知の設定を行っていないと活用できません。作業効率化に有効な機能なのでシステムを導入した場合はメール通知の設定は忘れずに行いましょう。
変更点の社内周知
物品管理システムを導入する前と後では、物品の保管場所はもちろん、物品を使用する際の手順が大きく変更します。紙の台帳で行っていた備品の算出や返却作業をシステム上で行うことになり、物品貸出の申請や承認も電子的に処理されることになります。
導入を決定し、実行するのは会社ですが、実際にシステムを活用することで作業効率を上げていくのは、社員一人ひとりであったり、物品管理担当者であったりするので、どのような機能が搭載された物品管理システムを導入したのか、導入後の物品使用時や返却時に行う手順の変更点などを社内において周知する必要があります。
まとめ
作業の効率化や働き方改革、人的ミスの削減など様々なメリットがある物品管理システムの導入は、働き方改革や業務の効率化の実現が課題の大手企業を中心に多くの業種の企業に導入されていくでしょう。しかし、せっかく導入しても有効活用できなければ、かえって企業内で混乱が起こったり、情報漏洩などのリスクを負うだけになってしまうことも否めません。
物品管理システムは、あくまでも作業効率化を促すツールであることを認識して、搭載している機能を有効活用できる設定や物品ロケーションの見直し、実際に使用する社員への変更点の周知、そしてなにより情報資産の管理の徹底を行うことが重要です。
協力
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
BASE
とは？
柔軟性が魅力
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。
- 導入実績
- 1,000社以上
- 主な
導入企業 - 味の素、積水化学工業、NTTコミュニケーションズ、小田急電鉄、阪急阪神ホテルズ、MIXI、キヤノンマーケティングジャパン、日本放送協会、パソナ・パナソニック ビジネスサービスなど