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企業の工具における管理に悩んでいませんか？工具管理の課題や管理方法、物品管理システムを導入したことにより、手間と時間が省けた事例を交えながら解説していきます。
工具とは機械加工や電気工事・大工仕事などに用いるもので、企業によって幅広く用途があります。
工具を紛失することは大変危険です。現場によっては重大な事故に繋がる可能性もあり、「うっかり置き忘れた」が許されないところもあります。 そのため、工具は徹底して管理する必要があります。
工具を貸し出した時や持ち出した時、または返却時など、工具が動くたびにしっかり管理しておかなくてはなりません。
工具管理に取り組む際のポイントとしては、主に以下の4つです。
工具の保管場所を決めておいて、従業員全員が決められた収納場所に戻すようにします。
工具の管理を行う場合には、まず工具の保管場所を決めます。ここでのポイントは、人目に触れる場所を保管場所にすることです。人の目が行き届く場所に工具を保管しておけば、紛失や盗難のリスク削減にも繋げられます。また保管箱を使用する場合には、箱の中における保管場所を決めます。
このように「工具の定位置をはっきりさせる」ことに加えて、「使用後には必ずその場に戻す」という点について徹底的に習慣づけるようにします。しっかりと片付ける習慣がつけば、適当な場所に工具が放置されることもなくなっていきます。
また、新しい工具を購入する場合には、あらかじめ保管場所を確保してから購入することも大切です。
工具それぞれの記録をつける管理表を作成し、工具名から使用者、保管場所、購入日、棚卸しなど、項目通りに情報を入力していきます。
社内にある工具に関する情報をまとめる「管理台帳」を作成します。管理台帳には下記のような情報を記載し、定期的に更新を行っていきます。
管理台帳があれば、工具の情報を一元管理できるようになり、「工具が現在どこにあるのか」「今は誰が使用しているのか」「工具はきちんと返却されているのか」という点についてもすぐに把握できます。
また管理を行うためにそれぞれの工具に管理番号を振り、ラベルを貼っておくとより管理がしやすくなります。もし同じ工具があった場合も、管理番号によって見分けられるようになります。
組織全体でルールを決め、従業員全員で工具を整理するようにします。
工具管理においては、組織全体でのルール決めも必要です。例えば、持ち出しや返却に関するルールや保管する場所のルール、管理台帳の入力に関するルールといったように、工具管理に関するルールを決めて周知するようにします。そのためにも、ルールを決めたらまずはマニュアルにまとめ、説明会などを開催して工具を使用する人にわかりやすく伝え、ルールの徹底を促すようにします。
作成したマニュアルは配布を行う、すぐに見られる場所に掲示しておくといった形で、確認しやすいようにしておくこともポイントです。
管理責任者を決め、権限と責任を持つ体制にすることで、自律的な運用が望めます。
工具管理を行う上では、管理責任者を決めることも大切です。責任の所在がはっきりしていないと、保管に関するルールを守ることが難しくなってしまい、結果として管理が適当になるケースがあります。せっかくルールを決めても、それが守られなければ結果的に保管場所が乱れてしまったり、紛失などが発生したりする可能性が考えられます。
このような状況を発生させないためにも、責任者を決定するという点が重要です。権限と責任を持つ体制を構築することによって自律的な運用が望めます。
工具管理を徹底することによって、工具の所在がわからない、紛失してしまったといった状況を防ぐことができるようになります。保管場所などを決め、管理責任者を中心として組織全体でルールを徹底して管理に取り組んでいくようにしましょう。
工具を現場に持ち出す際に記録したり、戻す際に記録したり、という作業自体が面倒だと感じる人は多くいます。紙やExcelで作成した台帳だと、工具を動かすたびに記入・入力しなくてはならず、「あとでチェックしようと思っていたのにそのままになっていた」「うっかり数量を記載するのを忘れた」といった、記載漏れやチェック漏れやが発生してしまうことも。正確に管理することができません。
工具を現場に置き忘れた・紛失した、ということが起こってしまった場合、台帳にミスがあると記録そのものが信用できないため、探すのに使う手間や時間が余分にかかってしまいます。
工具は、紛失しやすい道具です。特定の保管場所や管理方法がなく、個人で所有・管理しているケースでは、作業者が持ち出したまま返却されずに紛失してしまうことがあります。返却されていないのか、紛失してしまったのかも判断が難しいです。こうした行方不明の工具を探す時間が積もると意外と大きな無駄になっています。工具を見える化することで、必要なときにその工具がどこにあるかをすぐに把握することが可能です。管理工数の削減につながります。
工具を適切に管理できていないと、紛失して新しく購入したり、紛失したと思って購入した後で見つかったりとコストの無駄が多くなります。工具は長く使用するものです。品質に影響するため、安価なもので済ませるわけにもいきません。工具を見える化すれば、こうした無駄なコストを削減できます。また、工具を探す時間も、人件費が発生していることを意識しなくてはいけません。工具を探す時間や管理の手間を削減できるということは、人件費の削減にもつながるということです。
工具の管理が整備できず管理工数が複雑になると、工具管理業務が属人化してしまいます。担当者が休みの日に、工具がどこにあるか分からなくなると、仕事が滞ってしまう可能性があります。顧客の相談にもすぐに対応できないかもしれません。また、こうした無駄の発生により業務効率が低下し、残業が増えると、従業員の不満にもつながります。工具を見える化することで、こうした様々なリスクの低減につながります。
工具管理を見える化させるなら
ICタグ/バーコード発行機能が
おすすめ
工具管理で意識したいのは、工具保管のロケーション管理です。保管する場所に住所を割り振る管理方法をロケーション管理と言います。管理方法は、工具ごとに保管する場所を固定する固定ロケーションと、場所を固定しないフリーロケーションの2種類です。固定ロケーションは、何がどこにあるか覚えやすいものの、空きスペースが発生する可能性があります。フリーロケーションならスペースを上手く使えますが場所の把握が難しくなります。現場に合う管理方法を選びましょう。
見える化は、運用が重要です。見える化した工具の管理台帳は共有しましょう。誰でも、どこからでも閲覧して、必要な工具にアクセスできるように一元管理することで、業務の属人化が解消され、コストの無駄も削減できます。管理台帳を共有しておけば、監査や減価償却の現状把握にも便利です。工具をカテゴリで分類しておくと、管理台帳はより使いやすくなります。担当者に頼ることなく、必要な工具を探すことが可能です。
工具の見える化には、在庫管理システムの導入がおすすめです。システムの機能には、工具の種類や保管場所を管理できる在庫一覧、入出庫管理、入出荷時に伝票と工具の数量・品目に間違いがないかを確認する検品、返品管理、棚卸などがあります。工具の在庫を把握して、発注や受け取り業務を簡易化できます。また、過去のデータを元に分析する機能がついているシステムもあり、活用することでより業務効率を向上させられます。
ここでは物品管理システムの導入によって、工具管理のカイゼンに成功した事例をケーススタディとして紹介します。
新車や中古車の販売やアフターサービスを手掛けるこの会社は、償却資産の管理に課題を抱えていました。償却資産を管理していた担当者の退職により、「台帳に記載はあっても現物がない」といった具合に現場が混乱。棚卸し業務も各店舗の台帳と本社のデータを照合するのに1か月程度の時間を要していました。加えて、資産と消耗品の判別方法が不明瞭で、誤って処分してしまうことも…。こうした複数の問題を解決するために、物品管理システムの導入を検討することになりました。
システム導入にあたって、1000点以上の工具や機械部品に対してQRコードを貼る作業を各店舗で実施。おおよそ1か月かけてQRコードを貼る作業を完了させました。どこに貼ったかがわかるように写真をとりながらシステム登録をするという作業を進めていきました。 棚卸し業務はこのQRコードを読み込むだけで完了。店舗と本社で約１か月かかっていた照合作業も約１日で終えることができるようになりました。加えて、不明瞭だった資産と消耗品の判別方法も「資産にはQRコードを貼る」ということで一目瞭然となり、より簡単で厳格な管理が可能になりました。
Convi.BASE（コンビベース）は、モノの管理に特化したクラウドサービス。工具管理を効率化することも可能です。 工具にICタグやバーコードを取り付け、持ち出し時に読み取ることにより、情報がiOSアプリ上に保存されます。 読み取った情報は一覧表示されるため、未返却物品を簡単に把握することができます。 返却情報もConvi.BASE上に記録されます。データを出力・集計も可能です。
Convi.BASE（コンビベース）には、アラートメール機能や探索機能も備わっています。 アラートメール機能は、ビュー（子台帳）で条件に合う情報を作成したものを、メールで配信することが可能。返却漏れや校正漏れを防ぐことに活用できる機能です。 探索機能はICタグリーダーを用いて、工具を探索することができる機能。 レーダーで、ICタグの位置が表示されるため、もし工具を紛失したとしても効率よく探すことができます。
社内にあるモノをすべて管理できるConvi.BASE（コンビベース）。離れた拠点でも、それぞれに散在する台帳をひとつにまとめ、情報を簡単に共有できることが大きな魅力です。インポート機能を使って、これまで使っていたExcel台帳から移行すれば、すぐに使用が可能です。
管理ラベルにはQRコードやバーコード・ICタグ付きなので、持出し・返却作業、活用状況の分析など、工具の管理における業務が効率化します。
「現場に持ち出す工具の管理をスムーズにしたい」「工具の紛失を防ぎたい」「棚卸しにかける時間と手間を減らしたい」といった企業には、ぜひおすすめのシステムと言えるでしょう。
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。