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物品管理システム導入
モノの管理はどう変わる?

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年に数回訪れる面倒な棚卸し作業。
「今年こそは棚卸しの時間を削減したい」と思いながらも、その一歩が踏み出せない。
そこでオススメしたいのが、物品管理システムの導入
棚卸しの面倒を減らし、便利な機能が揃ったシステムはどのようにカイゼンすることができるのか、
実際の事例を交えて紹介します。

2週間かかっていた確認作業が
半分に!
BEFORE
辞書ほど分厚い
台帳
を使って
棚卸しの進捗を管理…
BEFORE
AFTER
見やすい・使いやすい
インターフェースで
棚卸しの進捗が一目瞭然に
AFTER
CASE
01
業界
  • 製造業
管理
対象
  • 貯蔵品
  • 消耗品
「4人で8時間」を
「2人で4時間」に短縮
BEFORE
250点の現物を4人体制で照合
Excelで台帳作成するも
入力・登録ミスが多発…
BEFORE
AFTER
作業員を2人に削減
QRコード導入で
Excelの台帳も不要
AFTER
CASE
02
業界
  • 小売業
管理
対象
  • 固定資産
台帳登録・棚卸しの
作業時間を「82時間」削減
BEFORE
毎月200~300件
リース契約の情報を
手作業で更新
BEFORE
AFTER
データをインポートするだけ
で一括変更が可能

更新作業の負担を大幅に軽減
AFTER
CASE
03
業界
  • サービス業
管理
対象
  • リース資産

物品管理カイゼン
BEFORE&
AFTER事例

物品管理システムの事例
物品管理システムの事例

ここでは、業界や管理対象ごとに物品管理システム「Convi.BASE(コンビベース)」の導入によって業務改善を実現した実例を紹介。導入前の課題が導入後にどう解消されたのか、チェックしてみてください。

CASE
01
2週間かかっていた
確認作業が半分に!
業界

製造業

管理対象
  • 貯蔵品
  • 消耗品
管理点数 約10,000
BEFORE
辞書ほど分厚い
台帳
を使って
棚卸しの進捗を管理…
BEFORE
AFTER
見やすい・使いやすい
インターフェースで
棚卸しの進捗が一目瞭然に
AFTER

何が変わった?

2週間かかっていた
確認作業が半分に!
導入前の課題

ネジやモーターなどの機械部品、消耗品といった約1万点を棚卸しする作業を四半期ごとに実施。棚卸しの状況の確認にはExcelで作成した辞書ほど分厚い紙の台帳と現物を照らし合わせながら、確認作業を行なっていましたが、点数の多い部署では7~8人の従業員を投入しても2週間かかるなど膨大な時間と労力を費やしていました。

導入後の変化

物品管理システム導入後は、人員も時間も半分に削減。iPhoneでバーコードを読み取るだけで棚卸しが完了でき、Excelでの台帳記入も不要に。管理画面で棚卸しの完了・未完了も一目で確認できるため、状況の把握も劇的に楽になりました。

このカイゼンを実現したのは、
日本パリソン株式会社

PETボトル用プリフォームの製造・販売メーカーの日本パリソン株式会社。本社工場(茨城県)、岩倉工場(愛知県)、群馬工場(群馬県)という3つの拠点を持ち、それぞれの工場で1万点を超えるアイテムを四半期に一度棚卸し作業を実施していました。物品管理システム導入により、第一の優先課題だった在庫管理の省力化を実現。

日本パリソン株式会社
引用元:Convi.BASE公式HP(https://convibase.jp/result/j-parison/)
CASE
02
「4人で8時間」を
「2人で4時間」に短縮
業界

小売業

管理対象
  • 固定資産
管理点数 約3,500
BEFORE
約250点の現物を4人体制で照合
Excelの台帳作成でも
入力ミスが多発…
BEFORE
AFTER
作業員を2人に削減
QRコード導入で
Excelの台帳も不要
AFTER

何が変わった?

「4人で8時間」を「2人で4時間」に短縮
導入前の課題

自動車や部品の販売・整備、板金・塗装などを手掛けるこの会社は、3,000点以上の固定資産を管理。以前は作成した台帳と、資産番号が記入されたシール付きの現物を目視で確認しながら、棚卸しを行っていました。毎年棚卸しを行ったかどうかをチェックするため、昨年度のシールをはがす人、本年度用のシールを張る人、台帳情報と照合する人、現物を探す人といった具合に4人態勢で確認し、さらにそこからExcelで棚卸しデータを作成。人的コストがかかるうえに、データの入力作業が大きな負担となっていました。

導入後の変化

物品管理システム導入後はQRコードを固定資産に貼り、それをiPhoneで読み取るだけで棚卸しが完了。毎年行っていたシールを貼る・はがすという手間がなくなり、「4人で8時間」かけて行なっていた確認作業も「2人で4時間」に短縮することができました。Excelでの台帳作成も不要になり、全体として大幅な工数削減を実現しました。

CASE
03
台帳登録・棚卸しの
作業時間を「82時間」削減
業界

サービス業

管理対象
  • リース資産
管理点数 約10,000
BEFORE
毎月200~300件
リース契約の情報を
手作業で更新
BEFORE
AFTER
データをインポートするだけ
で一括変更が可能

更新作業の負担を大幅に軽減
AFTER

何が変わった?

台帳登録・棚卸しの作業時間を「82時間」削減
導入前の課題

自社で保有リース資産がオフィス用品・家具・複合機・社用車など約10,000点あり、その管理方法が複雑で、属人化しているという課題を抱えていました。全国に53の拠点があり、リース契約の満了・更新作業で毎月200~300件のメールのやり取りが発生。すべて手作業でExcel入力していたため、入力漏れ・入力ミスが頻発していました。

導入後の変化

物品管理システム導入にあたっては、エクセルのリース資産データをシステムにインポートするだけで移行が完了。データの新規登録や更新もインポートで一括変更が可能で、入力・確認の作業が大幅に楽になりました。また、エクセル管理でよくある「何世代のファイルが複数存在し、どれが最新かわからない」という課題も、データの自動更新によって解消。管理業務の負担軽減に繋がりました。

このカイゼンを実現したのは、
パソナ・パナソニックビジネスサービス

パソナ・パナソニック ビジネスサービス株式会社は、総務BPOソリューション事業・マーケティングBPOソリューション事業を事業内容としている企業。パソナが長年培ってきた人材活用ノウハウと、「パナソニック」の総合電機メーカーとしてのさまざまな業務経験を軸に、さまざまな業種業態の課題整理や業務設計、運用改善を行っています。

パソナ・パナソニックビジネスサービス
引用元:Convi.BASE公式HP(https://convibase.jp/result/pasona-pbs/)
物品管理システムの事例
物品管理システムの事例
物品管理システムの事例

これらの会社を
カイゼンに導いたシステムが

クラウド型物品管理システム
「Convi.BASE」

物品管理システムの事例
物品管理システムの事例
Convi.BASE公式サイトキャプチャ
引用元:Convi.BASE公式(https://convibase.jp/)
Convi.
BASE
とは?
多彩な管理機能と
手厚いサポートが魅力

Convi.BASE(コンビベース)は、台帳管理、ラベル発行、入出庫管理、貸出/返却管理など、物品管理に必要な機能を柔軟にカスタマイズできるクラウド型物品管理システムです。

固定資産やIT資産、消耗品など様々なものを効率的に管理でき、紙やExcelに頼っていた管理業務の負担を大幅に軽減します。1,000社以上の導入実績を誇り、業種を問わず幅広い会社に対応。さらに、コンサルティングや棚卸し代行などの手厚いサポートも提供しています。

導入実績
1,000社以上
主な
導入企業
味の素、積水化学工業、明治安田オフィスパートナーズ、NTTコミュニケーションズ、小田急電鉄、阪急阪神ホテルズ、MIXI、がん研究会、キヤノンマーケティングジャパン、日本放送協会、パソナ・パナソニック ビジネスサービスなど

主な
機能

標準
  • 台帳機能
  • システム管理機能
  • セキュリティー
  • コンビベース ポケット
オプション
  • 棚卸し支援
  • 数量管理機能
  • 貸出し管理機能

月額費用

月額費用は基本機能に加え、どんなオプション機能をつけるか、どれだけのユーザーが利用するかによって
変化します。3つの要望別に月額利用料(税込)の例を出してみました。参考にしてみてください。

基本機能は共通
台帳機能
データ件数制限なし
メール通知機能
保守サポート
ラベル発行機能
専用iOSアプリ単品
スキャン機能
まずは棚卸し業務だけ
何とか
したいなら
オプション
棚卸し
ライセンス
1ユーザー
月額
55,000
複数拠点・他部門でも
使いたいなら
オプション
棚卸し
ライセンス
5ユーザー
月額
70,000
棚卸し業務以外
にも使いたいなら
オプション
棚卸し・貸し出し・入出庫
ライセンス
5ユーザー
月額
100,000
※棚卸し実施者はユーザーライセンスとは別に設定可能

導入事例から見た「Convi.BASE」
選ばれる理由

調査チームがConvi.BASEが選ばれている理由を調査。公式HPの導入事例18件を調査したなかで、特に多かったのが下記の声でした。
  • 1柔軟性・
    使い勝手の良さ
  • 2基幹システムとの
    連携・親和性
  • 3低コスト・
    コスパが良い

※Convi.BASEの導入事例ページ(https://convibase.jp/result/)に掲載している 事例の中で「導入の決め手」への質問に対する回答を集計しました(2023年1月調査時点)。

コンビベース
導入企業
主な声
台帳設定の自由度が高い
エクセルの管理項目が
そのまま使えて
助かった
管理画面がシンプルで
直感的に操作
できる
棚卸し業務に特化している
DB表管理の柔軟性が高く
エクセルVBAでAPI連携も
可能だった
導入実績が断トツ
安心感があった

etc...

調査
チーム
より
「大きく変えずに
システム化したい」を可能に

各企業のシステム導入の背景を調査してみたところ、特に多かったのが「これまでの管理方法を大きく変えずにシステム化したい」という声。例えば、Excelで台帳作成している場合であれば、「管理項目を変えずにそのままシステムに反映させたい」といった要望が多く聞かれました。Convi.BASEは管理項目を自由に設定できるため、その柔軟性の高さを評価して、導入に踏み切った企業が多かったです。
「管理画面が見やすく、入力作業も直感的に行える」といった操作性を評価する声や、「基幹システムとの連携・親和性が高かった」という声も。入力・確認する作業者の負担や既存システムへの移行をしっかり見据えたシステムだからこそ、これだけ多くの企業に選ばれているのでしょう。

サポート面の手厚さを評価する声も

Convi.BASEは運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さを評価する声も多く聞かれました。
アウトソーシングは「資産調査(台帳作成)」や「管理ラベル発行・貼り付け作業」「定期棚卸し代行サービス」といった作業を行っており、運用のコンサルティングに関しても「提案してくれて大変助かった」という声も。だたのソフト開発企業ではない、物品管理の豊富なノウハウを持つ コンビベースならではのサービスと言えるでしょう。

このサイトについて

取材
協力
株式会社 コンビベース
Convi.BASE公式サイトキャプチャ
引用元:Convi.BASE公式(https://convibase.jp/)

1,000社以上の導入実績(2023年1月時点)を誇る物品管理クラウドサービス「Convi.BASE」を開発・提供する株式会社 コンビベース。システム導入だけでなく、コンサルティングや運用支援のアウトソーシングサービスまで幅広く対応しています。
本サイトでは実際にConvi.BASEを使って課題解決に導いた事例を紹介してもらいました。

サイト
運営
Zenken
物品管理システム調査チーム

ITテクノロジーやコンテンツマーケティングで数々の企業を課題解決に導いてきたZenken。今回は製造業をはじめ各業界で効率化が求められている物品管理業務に着目し、多くの導入実績を誇る物品管理クラウドサービス「Convi.BASE(コンビベース)」を提供する株式会社 コンビベースに取材協力を依頼しました。

棚卸し効率化カイゼン
事例&課題まとめ

管理台帳と現物を照らし合わせる棚卸し作業は、まだまだアナログな手法で何とか対応している企業が少なくありません。Excelで作成したとしても入力ミスが起きたり、最新のデータがわからなくなったりなど、現場を悩ませる課題が山積しています。ここでは、固定資産やIT資産、文書、工具、消耗品など管理対象物別に、棚卸しの改善方法について課題や事例をまじえて解説していきます。

管理対象

固定資産

例えば、こんなモノ

PC・デスク・イス・建築物・
車両など

固定資産とは、一般的なオフィスでいえばPC・デスク・イス・コピー機だけでなく、自社ビルなどの建築物や社用車、ソフトウェアなどその企業が所有している物品のこと。その中で、「使用期間1年以上」「取得価額10万円以上」のものを会計上「固定資産」と分類し、この条件を満たさない物品は基本的に「消耗品」として処理されます。

固定資産は大別すると、有形固定資産・無形固定資産の2種類。PCやデスクなどの実体があるものは有形固定資産、特許権などの実体がないものは無形固定資産とされます。これらを管理するには、まず会計上必要な管理台帳を作成する必要があります。そのうえで、台帳と実態を照らし合わせる「棚卸し」を実施。これを定期的に行いますが、多くの企業では部門や部署ごとに管理方法がバラバラで確認作業や進捗の把握に多くの時間を費やしています。こうした煩雑な業務を効率化する手段として物品管理システムへの注目度が高まっているのです。

業界別
固定資産のカイゼン方法・事例

POINT
拠点を超えた一括管理が可能に

製造業の棚卸し業務のよくある課題としては、「紙の台帳から脱却できない」「確認作業に時間がかかりすぎる」「貸出し記録の漏れや履歴の確認ができない」など。工場や拠点などで管理方法が異なり、一括管理することが困難になっているという問題も、製造業ならではと言えるでしょう。こうした課題もシステム導入で解決することができます。

POINT
専門的資産の属人化も防ぐ

PCやタブレットなどの電子機器をはじめとするIT資産や仮想サーバーなど無形の固定資産を取り扱うことが多いのが情報通信業。高度な専門性を有する資産が多いため、管理方法も複雑で、棚卸し業務が属人的になるケースも少なくありません。物品管理システムを導入すれば、管理業務を省力化し、誰でも簡単に棚卸しを行うことができます。

POINT
「鍵」の管理を厳格かつ簡単に

不動産業の主な課題としては、「鍵の管理」が挙げられます。紛失が許されない物品だけに厳格な管理が求められますが、紙の管理表を使うなどアナログな手法から脱却できない企業が少なくありません。物品管理システムであれば鍵にラベルを貼り、スマホで読み込むことで棚卸し業務を簡略化できます。鍵の持ち出し・返却予定の日程なども登録可能。

POINT
実態の把握とコスト削減が可能に

サービス業では固定資産が少ないと思われがちですが、その業務内容は企業によって多岐に渡り、細分化されているため、社内の資産を把握するだけも一苦労。棚卸しをするための人員も多忙な業務の合間を縫って確保しなければいけません。物品管理システムを導入することで、資産の把握や人員や工数の削減が可能になります。

POINT
業務効率化や生産性向上に寄与

在庫管理は、在庫が移動するたびに記録するため、作業が多い業務です。手作業の場合人的ミスは起こりやすく、適切に在庫数を維持することが困難に。そうなると業務の効率が悪くなり、生産性も上がりません。物品管理システムのQRコードラベルで償却資産を読み取ることで、今どこにあるのかをすぐに把握できます。

POINT
欲しい管理情報が手に入る

医療業界での課題は、主に「部門ごとで管理方法が違う」「機器や備品の利用状況が把握できない」など。物品管理システムの台帳機能を活用することで、情報を即座に登録することができ、欲しい情報が限られている場合は、その条件だけを抽出することが可能です。ビューは条件に合う情報の子台帳を作成できるため、普段の業務の軽減も実現できます。

管理対象

IT資産

例えば、こんなモノ

パソコン・サーバー・タブレット・
スマホ・カメラなど

ここでいうIT資産とは、社用のパソコン・タブレット・スマホをはじめ、サーバーやハードディスク、USBメモリやデジタルカメラといった、何かしらネットワークを介して利用するデバイスや機器類を指します。パソコンにインストールされているソフトウェアやライセンスは無形のIT資産と言えるでしょう。

こうしたデバイスや機器類を多く所有する企業であればあるほど、管理の負担は大きくなります。ここでは、紙の台帳を使ってアナログ管理をしていた企業のカイゼン例を紹介します。

BEFORE
紙のリストを出力し、
現物と照合するも
数字の不一致が多発
BEFORE
AFTER
スマホで読み取るだけで
棚卸し作業が完了

紙での確認が不要に
AFTER
管理対象

文書

例えば、こんなモノ

重要書類、契約書原本など

文書に含まれるのは、会社にとって重要な契約書や財務諸表といった書類、法務・税務上必要となる書類など。なかには保存期間が定められている文書もあり、誤って破棄した場合は大きな問題に発展することも。取り扱いには細心の注意が必要であり、言うまでもなく厳格な管理が求められます。

ミスが許されないからこそ、確認作業には多くの時間や工数がかかってしまいます。こうした課題を解決してくれるのが物品管理システム。QCコードやバーコードを読み取るだけで棚卸しが完了し、保存期間の確認も一目で済みます。

BEFORE
約3000個の文書箱
1週間かけて棚卸し
保存期間が不明な文書も…
BEFORE
AFTER
ICタグとハンディ端末で
棚卸し作業を半日に短縮
厳格な管理も可能に
AFTER
管理対象

工具

例えば、こんなモノ

ドライバー、スパナ、
電動ドリル、計測器など

製造業などで使う工具は主に、ドライバー、スパナ、電動ドリル、計測器など。このなかで「使用期間1年以上」「取得価額10万円以上」は有形固定資産として分類されますが、この条件に当てはまらない工具は基本的に消耗品として処理されます。

現場で使用している工具が資産なのか消耗品なのか、判別がつかないというケースは少なくありません。そのため、消耗品だと思い誤って処分した工具が、実は資産だったということもあります。物品管理システムを導入すれば、こうした課題も解決に導くことができます。資産にはQRコードを貼ることで、消耗品との区別を明確にすることができるでしょう。

BEFORE
現場にある工具が
資産なのか備品なのか
判別できない
BEFORE
AFTER
すべての償却資産に
QRコードを貼ること

備品との区別が明確に
AFTER
管理対象

消耗品

例えば、こんなモノ

オフィス用品、資材・材料など

消耗品とは、使用可能期間が1年未満か取得価額が10万円未満のもの。国税庁では「帳簿、文房具、用紙、ガソリンなど」が消耗品として定義されています。基本的には使ったら消耗するもので、繰り返し購入する物品が該当。比較的安価な資材や材料なども含まれる場合もあります。

例えば、製造現場では作動油なども消耗品として計上されます。消耗品のうち、決算時は使用せず、買い置きしたものは貯蔵品として処理することも。膨大な消耗品を管理するには手作業や目視では非常に困難。物品管理システムを導入すれば、管理状況や棚卸しの進捗を一目で確認できることができます。

BEFORE
辞書ほど分厚い
台帳
を使って
棚卸しの進捗を管理…
BEFORE
AFTER
見やすい・使いやすい
インターフェースで
棚卸しの進捗が一目瞭然に
AFTER
物品管理システムとは?

物品管理システムとは、ビーコンやバーコード、RFIDタグ(無線通信型の非接触ID)等を使って、物品の所在や使用状況をリアルタイムかつ正確に確認できるシステムです。オフィスでの備品管理はもちろん、工場や医療現場・IT資産管理など、さまざまな業種で使われています。多岐にわたる管理業務を効率化でき、コスト削減にもつながります。

物品管理システムの種類

物流管理システムの主な2タイプ

  • 倉庫管理システム(WMS)
    倉庫内の管理に特化したシステムです。主に入荷、棚卸、在庫、出荷管理等、倉庫で発生する業務や情報の一元管理を行います。

  • 配送管理システム(TMS)
    配車・配送計画、進捗管理、積付、運賃計算、請求書発行などの管理業務の効率化を図ることができるシステムです。発送に伴って発生する書類作成、配車や運賃の管理、リアルタイムでのドライバーや荷物状況の管理を行います。

提供形式で分かれる3タイプ
  • クラウド型
    クラウド型は、システムやデータがクラウド上に保存されているためパソコンやタブレット、スマートフォンなどのデバイスとインターネット環境があれば利用できるタイプです。ネット環境さえあれば場所を問わず利用できますが、自社に合わせたカスタマイズはしにくいという点があります。

  • パッケージ型
    パッケージ型は、業務の流れや作業手順が用意されているタイプです。手軽かつ短期間で導入や運用開始を実現できますが、利用できる媒体やシステム内の機能が限られています。

  • オンプレミス型
    オンプレミス型は「完全オーダーメイド型」のシステムで、自社が抱える課題やニーズ等のヒアリングを通して、自社独自のシステムを開発してもらうタイプです。そのため最適なシステム導入ができますが、初期費用が高く運用に時間がかかるという欠点もあります。

そもそも
物品管理システムを導入するメリットは?