物品管理システム
BEFORE⇒AFTER
カイゼン図鑑

固定資産とは、一般的なオフィスでいえばPC・デスク・イス・コピー機だけでなく、自社ビルなどの建築物や社用車、ソフトウェアなどその企業が所有している物品のこと。その中で、「使用期間1年以上」「取得価額10万円以上」のものを会計上「固定資産」と分類し、この条件を満たさない物品は基本的に「消耗品」として処理されます。

固定資産は大別すると、有形固定資産・無形固定資産の2種類。PCやデスクなどの実体があるものは有形固定資産、特許権などの実体がないものは無形固定資産とされます。これらを管理するには、まず会計上必要な管理台帳を作成する必要があります。そのうえで、台帳と実態を照らし合わせる「棚卸し」を実施。これを定期的に行いますが、多くの企業では部門や部署ごとに管理方法がバラバラで確認作業や進捗の把握に多くの時間を費やしています。こうした煩雑な業務を効率化する手段として物品管理システムへの注目度が高まっているのです。

ここでいうIT資産とは、社用のパソコン・タブレット・スマホをはじめ、サーバーやハードディスク、USBメモリやデジタルカメラといった、何かしらネットワークを介して利用するデバイスや機器類を指します。パソコンにインストールされているソフトウェアやライセンスは無形のIT資産と言えるでしょう。

こうしたデバイスや機器類を多く所有する企業であればあるほど、管理の負担は大きくなります。ここでは、紙の台帳を使ってアナログ管理をしていた企業のカイゼン例を紹介します。

文書に含まれるのは、会社にとって重要な契約書や財務諸表といった書類、法務・税務上必要となる書類など。なかには保存期間が定められている文書もあり、誤って破棄した場合は大きな問題に発展することも。取り扱いには細心の注意が必要であり、言うまでもなく厳格な管理が求められます。

ミスが許されないからこそ、確認作業には多くの時間や工数がかかってしまいます。こうした課題を解決してくれるのが物品管理システム。QCコードやバーコードを読み取るだけで棚卸しが完了し、保存期間の確認も一目で済みます。

製造業などで使う工具は主に、ドライバー、スパナ、電動ドリル、計測器など。このなかで「使用期間1年以上」「取得価額10万円以上」は有形固定資産として分類されますが、この条件に当てはまらない工具は基本的に消耗品として処理されます。

現場で使用している工具が資産なのか消耗品なのか、判別がつかないというケースは少なくありません。そのため、消耗品だと思い誤って処分した工具が、実は資産だったということもあります。物品管理システムを導入すれば、こうした課題も解決に導くことができます。資産にはQRコードを貼ることで、消耗品との区別を明確にすることができるでしょう。

消耗品とは、使用可能期間が1年未満か取得価額が10万円未満のもの。国税庁では「帳簿、文房具、用紙、ガソリンなど」が消耗品として定義されています。基本的には使ったら消耗するもので、繰り返し購入する物品が該当。比較的安価な資材や材料なども含まれる場合もあります。

例えば、製造現場では作動油なども消耗品として計上されます。消耗品のうち、決算時は使用せず、買い置きしたものは貯蔵品として処理することも。膨大な消耗品を管理するには手作業や目視では非常に困難。物品管理システムを導入すれば、管理状況や棚卸しの進捗を一目で確認できることができます。