物品管理システムをクラウドで導入するメリットとは？
社内の備品やIT資産などの状況を正確に把握する上で欠かせない「物品管理システム」。近年は、インターネット経由で手軽に利用できる「クラウド型」のシステムが主流となっています。
しかし、いざ導入を検討し始めると「セキュリティは本当に大丈夫なのか」「自社の業務フローに合う機能が備わっているか」といった疑問や不安を感じるご担当者様も多いのではないでしょうか。
本記事では、物品管理システムをクラウドで導入するメリット・デメリットをはじめ、オンプレミス型との違い、向いている企業の特徴まで詳しく解説します。自社の運用体制や管理要件を整理し、最適なシステム選びの参考にしてください。
物品管理システムにおけるクラウド型とオンプレミス型の決定的な違い
物品管理システムには、大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。両者の最も大きな違いは、システムを稼働させる「場所」と「運用・保守の主体」にあります。
サービス利用（クラウド）と自社サーバー構築（オンプレミス）の仕組みの差
クラウド型は、システム提供会社（ベンダー）がインターネット上に構築したサーバー環境にアクセスして利用する形態です。自社でサーバー機器を購入したり、ソフトウェアをインストールしたりする必要がありません。
一方、オンプレミス型は、自社内（または契約するデータセンター）にサーバーを設置し、その上でシステムを構築・運用する形態です。ネットワークも自社の閉域網を利用するのが一般的です。
コスト構造・導入スピード・運用負担の比較一覧
両者の違いをコストや運用負担などの観点で比較すると、以下のようになります。
| 比較項目 | クラウド型 | オンプレミス型 |
|---|---|---|
| 初期費用 | 安い（初期設定費用のみの場合が多い） | 高い（サーバー調達・構築費用が発生） |
| 運用費用 | 継続的に発生（ユーザー数等に応じた月額/年額課金） | 安い（自社運用のため月額利用料は不要※保守費等は別途） |
| 導入スピード | 早い（最短即日〜数週間） | 遅い（数ヶ月〜半年以上） |
| 保守・運用負担 | なし（ベンダーが実施） | 重い（自社の情報システム部門などが実施） |
| カスタマイズ性 | 制限あり（標準機能の設定範囲内） | 極めて高い（要件に合わせて自由に開発可能） |
クラウド型の物品管理システムを導入する3つのメリット
現在、多くの企業がクラウド型の物品管理システムを選択しています。それには、現代のビジネス環境にマッチした強力なメリットがあるためです。
初期費用を抑え、スピーディーに利用開始できる
クラウド型の最大のメリットは、導入のハードルの低さです。自社で高額なサーバー機器を購入したり、インフラ構築の手間をかけたりする必要がないため、初期費用を大幅に抑えることができます。また、申し込みからアカウント発行までの期間が短く、最短即日〜数週間程度でスピーディーに運用を開始できるのも魅力です。
サーバーの保守・メンテナンスやアップデートが不要
オンプレミス型の場合、サーバーの死活監視やOSのアップデート、障害対応などを自社で行う必要があります。しかしクラウド型であれば、これらのインフラ保守や機能のバージョンアップはすべてベンダー側が行います。専任のIT担当者がいない企業や、情報システム部門の負担を軽減したい企業にとって、運用負荷がかからない点は大きなメリットです。
テレワークや複数拠点からでも場所を問わずアクセス可能
インターネット環境さえあれば、いつでもどこからでもシステムにアクセスできます。本社の管理部門だけでなく、支店や工場、倉庫、さらにはテレワーク中の自宅からでも、最新の物品データをリアルタイムで確認・更新することが可能です。スマートフォンやタブレットからの操作に対応しているシステムも多く、現場での棚卸し作業が劇的に効率化されます。
導入前に知っておくべきクラウド型のデメリットと注意点
手軽で便利なクラウド型ですが、導入前に理解しておくべきデメリットや注意点も存在します。
既存の基幹システムとの連携やカスタマイズに制限がある
クラウド型は、多数のユーザーが同じシステムを共同利用するパッケージサービスです。そのため、画面のレイアウトを大幅に変更したり、特殊な業務フローに合わせて独自の機能を追加したりといったカスタマイズには対応できないケースがほとんどです。また、自社の既存の基幹システム（ERPなど）との連携も、ベンダーが用意しているAPIの範囲内に限られます。
継続的なランニングコスト（月額利用料）が発生する
初期費用が安い反面、利用している間は毎月（または毎年）の利用料が発生し続けます。料金体系は「利用ユーザー数」「管理する物品の件数」「利用する機能の範囲」などによって変動するため、将来的に管理規模が大幅に拡大した際、予想以上にランニングコストが膨らむ可能性があります。
クラウド型の物品管理システムが向いている企業の特徴
メリットとデメリットを踏まえ、クラウド型の物品管理システムを導入すべき企業の特徴をまとめました。
専任のIT担当者が不在で、運用負担を最小限にしたい企業
サーバーの管理やシステムの保守を行う人材が社内にいない、あるいはIT部門のリソースを別のコア業務に集中させたい企業にはクラウド型が最適です。専門的な知識がなくても、ベンダーにお任せで常に最新かつ安全なシステム環境を利用できます。
複数拠点やリモートワーク環境でスムーズに物品管理を行いたい企業
本社、支店、営業所など複数の拠点で物品を管理している企業や、テレワークを推進している企業に向いています。クラウドの特性を活かし、全社の物品データを一元管理することで、「どこに・何が・いくつあるか」を誰もが正確に把握できるようになります。
失敗しない！クラウド型物品管理システムの選び方と比較ポイント
数あるクラウド型システムの中から、自社に最適なサービスを選ぶためのポイントを解説します。
自社の管理要件とシステムの標準機能がマッチしているか評価する
クラウド型はカスタマイズに制限があるため、「自社がやりたいこと（要件）」が「システムの標準機能」で実現できるかどうかが最も重要です。無料トライアルなどを活用し、実際の画面の使い勝手や、自社の管理項目（リース期限、保管場所、使用者など）が過不足なく登録できるかを事前に確認しましょう。
スマホやタブレット、バーコードリーダーなど周辺機器への対応を確認する
物品管理で最も手間がかかるのが「棚卸し」の作業です。スマホやタブレットのカメラでQRコードを読み取れる機能や、専用のハンディスキャナー、ICタグ（RFID）との連携機能など、現場の入力作業を効率化する仕組みが備わっているかをチェックしてください。
セキュリティ水準やバックアップ体制などベンダーの信頼性を確認する
クラウド型は自社のデータを外部に預けることになります。通信の暗号化やIPアドレスによるアクセス制限、二段階認証など、自社のセキュリティ要件を満たしているか確認が必要です。また、データのバックアップ体制や障害時のSLA（サービス品質保証）も確認し、信頼できるベンダーを選びましょう。
まとめ
物品管理システムをクラウド型で導入することは、「初期費用や運用負担の軽減」「スピーディーな導入」「場所を問わないアクセス」といった多くのメリットをもたらします。Excelや紙によるアナログな管理から脱却したい企業にとって、非常に有効な選択肢です。
一方で、高度なカスタマイズや独自の基幹システム連携を求める場合には、制限がかかることもあります。導入にあたっては、「自社の業務フローを標準機能に合わせられるか」と「中長期的なランニングコストが予算に見合うか」を整理することが大切です。
まずは自社の物品管理の課題と要件を明確にし、複数のクラウド型システムを比較検討してみてはいかがでしょうか。多くのサービスで提供されている無料トライアルを活用し、自社に最もフィットするシステムを見つけてください。
協力
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,300社以上の導入実績を積み重ねてきました（2026年2月時点）。
BASE
とは？
柔軟性が魅力
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,300社以上（2026年2月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。
- 導入実績
- 1,300社以上
- 主な
導入企業 - 味の素、積水化学工業、NTTコミュニケーションズ、小田急電鉄、阪急阪神ホテルズ、MIXI、キヤノンマーケティングジャパン、日本放送協会、パソナ・パナソニック ビジネスサービスなど
