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資産や物品の管理を効率的かつ安全に行うには、物品管理システムを導入することで解決することができます。物品管理システム導入によって、業務やセキュリティー面においてどのように変化するのか、まとめてみました。
バーコードなどを用いて物品を管理し、データベースに自動的に情報が保持されるため、必要なものの利用状況を簡単に把握できます。
これにより、予約なども容易に行え、多くの人の負担を軽減することができます。
厳正に管理されている環境下では、無用な持ち出しがなされなくなるだけでなく、持ち出した際には指定期限内に返却しなければならないという感覚がうまれます。
気づいたらなくなっているということがなくなるだけでなく、自然に丁寧な使用がなされるようになり、修理や再購入のコストもカットできます。
物品にはバーコードを添付し、それを読み込ませることで管理画面に情報が転送されるため資産番号を調べて照合したり、それを入力するといった手間も省くことができます。
決算時期の作業の増大は、日常業務に支障を出すことにつながり、多く不満につながりますが、これを排除することで円滑な業務の継続が実現します。
資産管理システムや会計システムとの連携により、継続的なコスト管理が実現され、監査への対応負担が軽減されます。
また、経費の効果的な活用を容易に分析できるため、資金の有効活用に向けた対策が容易になります。
部署ごとに管理される物品も、全社的なデータベースを活用することで一括管理が可能となります。これにより、ムダな資産の購入が減り、物品の効果的な活用が実現します。
また、特定の部署にムダな購入が続くことも把握でき、部署間の格差が減少し、不必要な不満も軽減されます。
物品管理において、ヒューマンエラーを防止するためには、効率的かつ正確なシステムの導入が重要です。物品管理システムは、バーコードリーダーやRFID技術を活用して手作業のミスを減らすことができます。また、データの整合性や正確性をチェックし、問題を早期に発見・修正するチェック機能も強化されます。
さらに、物品の動向を履歴管理してトレーサビリティを確保することで、不正やミスの原因を特定することができます。作業手順も統一化され、事前に定められた手順に基づいて作業を行うことで個人の判断ミスを減らします。従業員にシステムの操作方法やルールを学ぶトレーニングと教育も行われ、正確な作業をサポートします。
これらの効果により、物品管理システムの導入はヒューマンエラーの防止に効果的であり、業務の効率性と品質向上に貢献します。従業員の負担を軽減し、より効果的な管理体制を構築することができるでしょう。
物品管理をエクセルで行っていると、入力する作業の過程で人的ミスが発生するリスクがあるほか、経理システムとのデータ共有が難しいなど、非効率です。 物品管理システムを導入することで、事務作業を省くことができ、業務効率化を図ることができます。
システム運用は、初期費用が圧倒的に低コストで運用をアウトソーシングできるクラウドサービスがおすすめです。
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会社の資産や備品の管理にバーコード・QRコードを活用することで、管理体制や管理方法といった管理システムの一元化が図れます。一元化によって、確認時や入力時におけるヒューマンエラーを防ぐことができるほか、モノの動きをリアルタイムで把握できます。
端末の導入などによる初期費用や、管理体制の構築が必要となるといったデメリットもありますが、業務効率が大きく向上するなど、安定した物品管理をすることが可能です。
DXや働き方改革、人材不足といった課題に加え、基幹システムを柔軟かつ継続的に展開させるためには、全社的なシステム連携が重要視されています。
物品管理システムを基幹システムと連携することで、固定資産管理と現物管理が一元的に管理することが可能。全社的な把握、人為的ミスの削減だけでなく、資産確認などの面倒な作業を省くことができるため、従業員のモチベーション向上にもつなげることもできます。
ノートPCやタブレットといった持ち出し可能な物品も増え、情報漏えいのリスクが高まっていて、物品管理を適切に行う必要があります。管理を怠ると自社のみならず、第三者にも大きな損害を与えてしまう恐れがあるからです。
物品管理システムを導入することで、物品の現状をリアルタイムで把握できるほか、取扱う際の承認制や記録保存といった管理体制など、セキュリティー対策を強化することができます。
ICタグは無線通信機能を備え、電波を使ってアイテムを認識・識別します。複数のタグを一度に読み取ることが可能で、汚れや衝撃にも強いため、物理的な制約が少なくなります。
折り畳んだり箱に入れた状態でも読み取りができ、直接タグに触れる必要がありません。この技術によって、物品管理が革新的に改善され、作業効率が大きく向上します。
備品管理は主に総務部門が担当し、管理システムの導入により在庫把握や迅速な取り出しが可能となり、効率化が進みます。このシステムにより、紛失や盗難防止、在庫過剰と二重発注の防止にも寄与し、修理や交換のタイミングも適切に管理できるため、コスト削減とセキュリティ強化が期待されるでしょう。
こちらの記事では、物品管理においてシステムを導入した際、コスト削減を実現するためのポイントについて解説していきます。管理システムの導入を検討されている方、コスト削減に取り組みたいといった方などはぜひ参考にしてみてください。
物品管理においてアプリを導入した際、どのように管理がしやすくなるのかについて解説していきます。アプリの導入を検討されている方、管理の効率化を図りたい方などはぜひ参考にしてみてください。
棚卸はその作業量が膨大であるため、数え間違いや記入ミス、入力ミスが起こりやすいといえます。また、作業量に対して人員が不足している場合にも「棚卸は大変」「棚卸は面倒」と感じることがあります。このような棚卸作業を効率的に行うためには、例えば物品管理システムを導入することや棚卸の計画の見直し、スタッフに対して研修を行うなどの方法が考えられます。
企業においてはIT資産を十分に管理することが求められます。これは、IT資産の管理を怠ってしまった場合、データ漏えいやシステム障害、不正アクセス、コンプライアンス違反などさまざまなリスクが発生する可能性があります。これらのリスクへの対策として、物品管理システムを用いてIT資産の管理を行うという方法が考えられます。
棚卸作業に時間がかかる原因には、「作業手順が明確になっていない」「作業をする人員の不足」「在庫が元々整理・整頓されていない」などが考えられます。このような状況だと、作業に時間がかかることに加えてミスの発生につながってしまう可能性も考えられます。そこで、作業手順の明確化や適切な人員の配置などの方法により、棚卸作業の効率化を目指すことが大切です。
RFIDは、電波を利用して専用タグのデータを非接触で読み書きする技術です。バーコードやQRコードと異なり、複数のタグを一括で読み取ることができ、遠距離からもデータを読み取れます。在庫管理の効率化に加えて、防犯対策にも活用することが可能です。利用環境に注意は必要ですが、在庫管理が重要な小売業、物流業、製造業などで活用されています。
棚卸差異は「現場の動き」と「記録」のずれが積み重なって起きるため、原因の切り分けとルールの統一を進めるほど、日々の確認や修正に追われにくくなります。
棚卸差異の対策を運用として定着させることで、欠品や過剰在庫を招きにくくなり、棚卸や月末対応の負荷も平準化しやすくなります。さらに、棚卸差異率の定義をそろえて継続的に追うことで、改善の優先順位が明確になり、現場の迷いを減らしながら再発を抑えやすくなります。
物品管理システムを導入することで、業務の効率化、コスト削減、セキュリティ強化が実現します。バーコードやRFID技術を活用し、物品の利用状況を瞬時に把握できるようになります。また、資産管理システムや会計システムと連携することで、継続的なコスト管理と監査対応の負担軽減が可能に。全社的なデータベースによる一括管理により、無駄な購入の削減と部署間の格差解消も見込めます。
下記のページではクラウド型の物品管理システムを導入した事例をイラストでわかりやすく紹介しています。興味のある方はぜひチェックしてみてください。
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。