棚卸し効率化カイゼン事例＆課題まとめ
モノの棚卸しをする際、「もっと効率化させたい」「今までのやり方をカイゼンしたい」と思っていませんか？ そういう人には、物品管理システムを導入することをおすすめします。BEFORE＆AFTERの事例を交えて解説していきます。
そもそも棚卸とは？
棚卸とは倉庫などに保管されている物品の数量や状態を一つひとつ目で確認してメモに書いてエクセルに入力することです。棚卸は年に一度おこなわれるのが一般的ですが、企業によっては半期や四半期ごとにおこなわれる場合もあります。
棚卸業務の課題と効率化の重要性
棚卸業務の現状とよくある課題
棚卸し作業は、今の在庫の数量や状態の確認を行い、正確に記録を行うことが必要です。しかし、手作業による棚卸しを行っている企業も多く、その場合「数え間違いや記録ミスが多い」「時間と労力がかかっている」「在庫管理ルールが徹底されていない」という課題を抱えがちになります。
なぜ棚卸の効率化が必要なのか？
上記のような課題を抱える企業も多い中で、棚卸しの効率化は非常に重要な取り組みです。
効率化によって、時間やコストの削減が可能となります。長時間棚卸に人員が取られてしまう場合、他の重要な業務にも影響が出てくる可能性もありますし、手作業の場合大量の労働力が必要です。そのため、棚卸に時間がかかるほど、人的コストがかかる面もあるため、効率化が重要です。また、効率化によって記録ミスやカウントミスなど人的ミスの削減にもつなげられる可能性もあります。
このような点から、棚卸の効率化は企業にとって必要であるといえます。
手作業での棚卸が抱えるリスクと限界
手作業で棚卸を行った場合、カウントミスや誤記入などのミスが発生しやすくなります。ミスが発生すると、在庫データに誤りが発生し、誤った在庫データをもとに企業が意思決定を行った場合、企業の運営に悪影響を及ぼすことも。例えば、過剰在庫や供給不足などの問題につながり、顧客満足度の低下につながる可能性も考えられます。
また、長時間の棚卸作業によって他の業務に影響が出た場合、企業全体の生産性低下につながるケースもあります。
棚卸差異の原因でよくあるパターン
商品の検品ミス
入荷や出荷時に伝票や指示書どおりに検品を行わず、品目や数量の間違いが発生するケースです。特に入荷時の確認が不十分だと、誤った在庫数が帳簿に記録され、そのまま出庫や加工が進むことで在庫のズレが拡大します。現場が多忙な場合や検品作業のルールが徹底されていない場合に起こりやすく、棚卸時に大きな差異が生じる原因となります。
伝票の入力ミス
入出庫の実績が正しくても、伝票をシステムに登録する際に数量や品目を誤入力すると、帳簿在庫と実在庫が一致しなくなります。特に手書きや手入力が多い現場では、ヒューマンエラーが頻発しやすく、後から差異の原因を特定するのも困難です。伝票の記入・入力作業の精度が棚卸精度に直結します。
在庫計上のタイムラグ
商品の入出庫と伝票処理のタイミングがずれることで、実態と帳簿上の在庫が一致しなくなるパターンです。たとえば、納品書や仕入伝票の発行が数日遅れると、その間に在庫数がずれてしまい、棚卸時に差異が発生します。特に不定貫商品や事後処理が多い業種で起こりやすい問題です。
先日付伝票による「みなし在庫」
伝票の日付が実際の入出庫日と異なる場合、たとえば翌月日付で伝票を発行すると、月末時点の帳簿在庫と実在庫がずれることがあります。特に月末にまたがる取引や車中在庫・輸送中在庫の扱いが曖昧な場合、計算や管理が煩雑になり、棚卸の失敗につながります。
棚卸入力ミス
実地棚卸で数えた在庫をシステムに登録する際の入力ミスや転記ミスも、棚卸差異の大きな要因です。特に外部倉庫や手書き一覧表からの転記作業では、数字の読み間違いや入力ミスが発生しやすく、せっかくの実地棚卸も正確性を欠いてしまいます。最終的な棚卸精度を左右する重要なポイントです。
管理ルール不足による不明在庫の発生
在庫の持ち出しや仕掛品、廃棄品などの管理ルールが不十分だと、記録に残らない在庫の動きが発生し、棚卸時に「なぜ差異が出たのか」特定できなくなります。現場の管理意識やルール徹底が不十分な場合、差異が慢性化し、業務全体の信頼性も損なわれます。
従業員の意識不足
棚卸差異の原因を追及しても原因が分からないケースです。盗難や廃棄申告漏れなどがあります。管理ルールを整備していても、従業員の意識が低いと、紛失にも気づかないままになったり、記録漏れが発生したりしてしまいます。
棚卸しの本質的な目的
利益を確認するため
事業を運営していく中でどのくらいの利益を得たかを確認するためにおこなわれます。利益＝総売上げー原価です。利益を出すには、まず原価を求めなければなりません。 原価を正確に確認する方法が棚卸です。
取引先や消費者、株主に正確な利益を示すことで経営が順調であることの証拠になり、企業としても信頼度がアップします。
棚卸は大きく分けて「帳簿棚卸」と「実地棚卸」があります。帳簿棚卸は入力ミスが起きる可能性があるため、実地棚卸の方が正確な数字を求めることができるでしょう。
適切な在庫管理
ミスがないように丁寧に在庫管理をしても、ゼロにするのは困難です。記録漏れや記録ミス、商品の紛失が起きた場合、帳簿と実際の在庫数が合わなくなることもあります。定期的に棚卸をすることで、誤差が大きくなるのを防ぐことが可能です。
不良在庫や滞留在庫は保管方法に問題があるのかもしれません。不良在庫や滞留在庫を抱えていると、廃棄処分や単価の切り下げを検討しなければならないでしょう。原因がわかれば解決策も見つかります。その結果、適切な在庫管理が継続されることになります。
解決する課題
棚卸には多くの人員が必要であり、時間や手間もかかります。数が多いと集計や入力に時間がかかってしまい棚卸の期間が1週間という企業や中には休業して棚卸をおこなう企業も多いようです。バーコードで管理している場合、商品がきちんと一定の場所に管理されておらず漏れが発生するといったことが起こります。これらをすべて解決するには、棚卸にかかる負担を減らすことです。棚卸を効率化するポイントについて以下で簡単にご紹介します。
棚卸を失敗させないためには？気を付ける点を解説
カウントルールを統一する
棚卸のミスを防ぐためには、カウントルールを統一することが非常に重要です。ルールが曖昧なままだと、担当者ごとに数え方や判断基準が異なり、ダブりや漏れといったミスが発生しやすくなります。
決めておくべきことは、棚卸しのカウント方法や手順、数える順番、対象外とする在庫の基準など。統一されたカウントルールを徹底することで、誰が作業しても同じ結果となり、正確な棚卸しが実現可能です。
ルールを事前に周知し、必要に応じてリハーサルを行うことで、当日の混乱やミスも防止できます。
2人1組で行い方向を揃える
2人1組で棚卸作業を実施すること、また数える方向を揃えることは、棚卸の失敗を防ぐ有効な方法です。2人1組で作業することで、1人が在庫をカウントし、もう1人が記録やチェックを担当し、ダブルチェック体制を確立できます。カウントミスや記入漏れ、不正行為の抑止が期待でき、作業の信頼性が大きく向上します。
また、ペアで同じ方向から順に進めることで、見落としや重複カウントを防ぎ、効率的かつ正確に棚卸しを進めることが可能です。役割分担と進行方向の統一は、ヒューマンエラーの減少と作業効率の両立につながります。
集計確認も2人1組で行う
集計確認も2人1組で行いましょう。1人が集計作業を行い、もう1人がその内容をダブルチェックすることで、計算ミスや記入漏れ、転記間違いなどのヒューマンエラーを発見しやすくなります。ポイントは、声に出して確認することです。思い込みや勘違いによるミスを防止できます。
担当を明確にしておくことで、万が一ミスが発生した場合でも原因特定がしやすいというメリットもあります。
作業の記録を残す
現場でのカウント結果や担当者、作業日時、保管場所などを棚卸表やタグ、システムに正確に記録することで、後日の内容確認や、差異が発生した場合の原因究明が容易になります。また、記録が残っていれば、作業の進捗や責任の所在も明確になり、トラブル時の迅速な対応が可能です。
記録は紙やエクセル、在庫管理システムなど自社の運用に合った方法で管理しましょう。適切に保管・活用することが重要です。
棚卸を効率化する具体的な方法
物品管理システムを活用するメリット
物品管理システムの導入で棚卸を効率的に行えるようになります。作業の自動化によってスタッフの負担軽減ができますし、手作業でカウントや記録を行う場合と比較すると、誤入力やカウントミスが大幅に減少します。また、在庫の状況を正確に把握できるため、無駄な物品の発注などが減少してコストの削減につながるなど、さまざまなメリットが期待できます。
RFID・バーコードを活用した棚卸の自動化
RFIDやバーコードの活用により、読み取るだけで物品管理システムに情報を送信できるようになるため、棚卸の効率化にもつながります。特にRFIDを使用した場合、タグそのものが見える状態になっていなくても情報を読み取れますし、複数のタグを同時にスキャン可能なケースも多く、管理が非常に楽であるというメリットがあります。
クラウド型管理システムの利便性とは？
クラウド型管理システムの導入によって、棚卸結果をリアルタイムで把握でき、データに基づいた備品管理を素早く行えるようになるため、無駄な在庫の削減につなげられます。
現場で取り入れやすい棚卸の効率化のコツ
物品管理システムを導入するほか、例えば普段から念入りに検品したり、実地棚卸で一度確認した商品には目印をつけてわかりやすくしておくことで、重複チェックなどのミスを防げます。また、管理表に商品の画像を入れるといった工夫をしておくと、商品を間違えるなどのミスの防止にもつながります。
物品管理システム導入のポイントと注意点
システム導入の流れと成功のコツ
システム導入にあたっては、まず自社のニーズを明らかにしておくことが大切です。現在抱えている問題・課題などを洗い出すとどのようなシステムが必要なのか把握できます。その上で物品管理システムを選定しますが、この時サポート体制なども確認しながら選択することがおすすめです。
また導入前には導入計画の策定を行います。計画を策定しておくことで全体のスケジュール管理とリソース配分を行う際にスムーズに進められます。
導入時に考慮すべきコストとROI（投資対効果）
システム導入時には、初期費用やランニングコスト、保守費用、導入時の教育コストなどを検討することが必要です。また、ここで注目したいのが「ROI（投資対効果）」です。
システムの導入により作業効率が向上して人的コストが削減できる、といった点は非常にわかりやすい部分ですが、そのほかにもミスが減少して欠品がなくなり機会損失を回避できた、棚卸のために他の業務が中断されなくなり品質やサービスの質が向上したなど、システムの導入によって得られるメリットはさまざまです。そのため、ROIを考えるときにはどのようなメリットがあるかなども考慮することが大切であるといえます。
現場スタッフに定着させるための工夫
実際にシステムを使用するスタッフに対しては、トレーニングや社内説明会の開催によって、システムの概要や使用方法の説明を行います。また、この時にシステムをなぜ導入するのか、導入によって解決したい問題点や課題などを共有することもシステム定着のためのポイントといえます。
その他システムのマニュアルを作成しておく、システム運用の責任者を決めて社内問い合わせ先を明確にしておくといった取り組みもおすすめです。
システム選定時のチェックポイント
システム選定を行う際には、まず自社のニーズに合っているのかという点やコスト面に加え、自社の業務内容に合っている製品であるかの確認が必要です。また、カスタマイズの柔軟性やシステムを利用するために必要なITスキルについても確認しておくと、スムーズな運用につなげられます。
固定資産のカイゼン事例
固定資産は耐用年数や償却率が決まっていますが、それぞれの種類によって減価償却の方法が異なります。 そのため、場合によっては固定資産管理台帳に記録しておく作業や減価償却過程を追跡する作業、棚卸し作業など、負担の大きな業務が必要となります。 物品管理システムを導入することによって、こうした業務が大幅に軽減されます。カイゼン事例を、業界別に紹介します。
IT資産管理のカイゼン事例
IT資産は日々増加傾向にあります。例えば、IT機器だと数や利用状況の把握、機器によって異なるライフサイクルなど、最新の情報を更新する必要があります。
システムを運用していく上ではルールを設定することが大切。 物品管理システムを導入することで管理状況が明確になり、「どの場所にどれだけの数・量があるか」といった全体像が見えるようになります。
文書管理のカイゼン事例
企業において、膨大な文書をすべて管理するとなると、保管しておくための場所が必要になります。 厳格な管理体制が求められますが、万が一文書を紛失するなどのトラブルが起きれば、社会的な信用を失うリスクへと発展しかねません。
物品管理システムを導入し、ICタグなどを活用した管理ラベルを貼り付けることで、保管状況が簡単にわかり、文書の紛失を防ぐことにつながります。
工具管理のカイゼン事例
工具管理においての主な課題としては、「工具を持ち出す時・戻す時のチェック作業が面倒」「紙やExcelで作成した台帳は記入漏れやミスがある」など、正確な管理が難しいといったことが挙げられます。
ですが、物品管理システムを導入してからは、管理にかける時間と手間、どちらも大幅に短縮することができ、台帳と現物でズレのない管理が実現します。
消耗品管理のカイゼン事例
消耗品を管理するためのよくある課題としては、「在庫数が把握できない」「担当者によって在庫管理方法が違う」「在庫確認作業が負担になる」などがあります。
物品管理システムでバーコードを活用し、読み取るだけで作業がスムーズに。 紙やExcelの台帳に記入・入力するといった業務がなくなるため、数え間違いや記入ミスもなくなります。
在庫管理の見える化カイゼン事例
在庫管理の見える化は、誰でもすぐに在庫状況を把握できるようにすることで、業務の効率化とコスト削減が期待できます。IoTセンサーやRFIDタグを活用した在庫管理システムにより、リアルタイムでの在庫モニタリングと迅速な在庫確認が可能となります。
在庫管理の見える化カイゼン事例
在庫管理の見える化とは、現場の在庫状況を誰でも即座に把握できるようにする取り組みを指します。これにより、無駄な在庫や欠品の発生を防ぎ、業務の効率化とコスト削減が同時に期待できます。
特にIoTセンサーやRFIDタグを活用した在庫管理システムを導入すれば、リアルタイムで在庫をモニタリングでき、入出庫の履歴や棚卸しの進捗も瞬時に確認可能となります。
協力
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
BASE
とは？
柔軟性が魅力
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。
- 導入実績
- 1,000社以上
- 主な
導入企業 - 味の素、積水化学工業、NTTコミュニケーションズ、小田急電鉄、阪急阪神ホテルズ、MIXI、キヤノンマーケティングジャパン、日本放送協会、パソナ・パナソニック ビジネスサービスなど