固定資産
固定資産を効率的に棚卸しするにはどういう方法があるのでしょうか？カイゼンに成功した事例を交えながら解説していきます。
固定管理とは？具体的に何を管理する？
健全な経営に不可欠
固定資産管理とは、企業が保有する固定資産を正確に把握し、費用や税金による突然の出費を避けるための管理体系のことを指します。 企業は高額な償却資産を持っています。事務所や土地などの不動産、業務で使う機械や設備、また車両やデスクやパソコンといった固定資産を把握することは、健全な企業運営には不可欠と言えるでしょう。
固定資産管理には、「会社の財産が有効に活用されているかをチェックし、無駄な経費を削減する」「固定資産を適切に処理するため不要な資産を調べる」「会社の財産の不正利用・機密情報の漏洩を防ぐ」といった目的があります。固定資産は「事業の用に供する」ことを前提とした財産であるため、有効活用することで、利益に貢献させなければなりません。
資産の保全
固定資産の棚卸しは、帳簿に記載されていない資産や不要な資産の洗い出しを行えるという面もあります。
企業が所有する固定資産について記載されている固定資産帳簿は、都度情報の更新が必要ではあるものの、日々の業務の中で少しずつ実情とのずれが出てきてしまうケースもあります。以上の点から、棚卸しを定期的に行い、帳簿の記載内容と実際の物品の違いが発生していないかを確認することが必要になります。棚卸しの結果、もし差異が発生していると判明した場合には、正しい資産管理状況に修正します。正しい内容を保つことができれば、万が一資産の紛失や盗難が発生した場合にもすぐに対応できるようになります。
さらに、棚卸しを行うと不要な資産の洗い出しや、買い替えや修理が必要な資産の把握を行えるため、買い替え時期や予算の算出に役立てることも可能となります。
内部統制の強化
企業が保有している固定資産は、本来事業に用いることを目的として購入されているものです。しかし、長年その資産が事業で活用されていない場合には、誰かが私的に使用している、破損しているといったケースも考えられます。
企業の事業活動と関連のない使い方がされているものは、固定資産として処理できなくなります。さらに、破損に気づかず使用した場合、事故につながる可能性も否定できません。このような面から、棚卸しを行うことによって管理体制の不備や情報共有の不足を明らかにし、適切な資産管理体制の構築に繋げていくことは非常に重要であるといえます。
そして、定期的な棚卸しによって適切に資産管理が行われるようになれば、使用状況やどのように活用されているかを把握できるため、内部不正や事故の抑止にも繋げられます。
不正・無駄の防止
資産の外部流出や紛失などの防止につながるため、定期的な棚卸しにはセキュリティを強化する、という目的もあるといえます。
固定資産は事業で使用することから、盗難や紛失、破損といったリスクの防止に努めることも必要です。しかし、棚卸しを行わず資産状況の確認を怠っている場合、もし資産が足りない・破損しているなどの状況が発生していても把握ができません。
その反面、棚卸しによって適切な管理が行えているのであれば、万が一紛失や盗難、破損などが発生した場合も原因の特定や追跡が行いやすくなります。
また棚卸しを行う際には実際に物品の確認を行っていくことになるため、スタッフの管理意識が高まり、資産管理の精度向上が期待できます。紛失や盗難などが発生した場合にもすぐに対応できるようになる点に加えて、効率的な資産管理が可能となりコスト削減にもつながることが期待できます。
上記のように固定資産の棚卸しにはさまざまな目的があります。棚卸しにより現物と帳簿の突き合わせを行って資産状況を確認することで不正や紛失の防止につながり、内部統制の強化にも寄与します。
また、経済産業省の「システム管理基準」では、知的資産の管理についても記述されています。管理における達成目標や管理活動の例も記載されていますので、こちらも参考にすると良いでしょう。
なぜ固定資産の棚卸が企業にとって重要なのか？3つの理由を解説
正確な財務状況の把握と経営判断への活用
固定資産は、耐用年数に応じて減価償却を行います。そのためにも、棚卸を行い資産の状況について正確に把握すると、適切に減価償却費の計算を行えます。このことが税務申告の正確性につながり、財務諸表の信頼性を高めていきます。正確な財務諸表は、会社の資産と負債のバランスや利益、資金の流れを把握できるため、より良い経営判断に活かせます。
法令遵守と税務リスクの回避（償却資産税・法人税）
固定資産には、企業が所有している固定資産にかかる税金である「固定資産」がかかります。これは、資産の評価額に基づき税額が決定されるものです。その中で、設備や機材など償却資産に対する固定資産税は「償却資産税」とも呼ばれています。
固定資産の棚卸を行うことによって、課税対象となる固定資産を正確に把握できますが、これは適切な税額の算出にもつながります。このような点から、棚卸しで資産を正確に把握することで、課税対象外となる資産が含まれてしまうリスク回避も行えます。
資産の不正利用・情報漏洩防止とセキュリティ強化
企業のセキュリティ強化においても、棚卸しを役立てられます。固定資産は事業で使用する試算であることから、盗難や紛失、破損などのリスクを防ぐことも必要になってきます。しっかりと固定資産の棚卸しを行い、資産の把握をしておくことで、盗難などが発生した場合にもその原因特定や追跡も行いやすくなります。
また、紛失や盗難、資産の指摘利用といった不正行為の抑止にもつながります。このように、定期的な棚卸しによって試算が適切に管理されているかを確認することで、物品に変化があったときにもすぐに気づき対応できるようになるため、情報漏洩リスクの低減が期待できます。
固定管理はどうやって管理する？
主な管理方法の流れは4段階
固定資産管理の具体的な管理方法の主な流れは以下の通りです。
- 1.固定資産管理の台帳を作る
- 2.固定資産の棚卸しを実施する
- 3.固定資産に管理ラベルを貼り付ける
- 4.固定資産管理におけるルール・ガイドラインを決める
1では、社内の固定資産のあらゆる情報を固定資産台帳にまとめて統合的に管理します。台帳は、エクセルやオンライン台帳などがあります。
2では、台帳の記載と現物がマッチしているかを確認します。それぞれの固定資産の情報も入力していきます。
3では、物品に固定資産管理番号を記した管理ラベルを貼り付け、それぞれの固定資産を判別できるようにします。
4では、固定資産管理をシステムとして機能させるためのルール・ガイドラインによって、全ての従業員が固定資産管理について理解できるようにします。
固定管理のよくある課題
固定資産は種類によって耐用年数や償却率が決まっており、それぞれの減価償却の方法が異なります。 その耐用年数や償却率は把握しておく必要があるため、固定資産管理台帳に記録しておかなくてはなりません。減価償却過程を追跡する作業や、償却費を算出し会計処理にまわす作業なども、業務負担が大きくなる原因となります。
また、固定資産管理台帳には取得した年月日や価額などといった情報がまとめられています。ですが、この情報と現物にズレが生じることはよくあります。 固定資産管理台帳が手書き、またはエクセルでの表計算ソフトで作成されている場合、入力漏れや、情報更新にタイムラグが生じやすいといったリスクがあります。 気付かずに放置していれば、棚卸しの際には大きなズレとなってしまう可能性があります。
固定資産の棚卸をカイゼンすると何がいい？
リスク低減
固定資産は、事業活動に資する目的で購入されています。しかし、長期的に保有するという性質から、長年誰も手を付けていない資産も少なくありません。そのような資産を私的に使うという内部不正が行われるケースがあります。また、事故によって損壊されることもあります。事業活動と関係ない使い方をされている資産は、固定資産として処理できません。損壊されたままでは重大な事故につながるリスクもあります。固定資産の棚卸をカイゼンすることで、内部不正や事故を抑止することにつながります。
償却資産税を正確に納税
土地や建物に課せられる固定資産税と区別して、機械装置や器具備品などの償却資産に課せられる税は償却資産税と一般的に呼ばれています。固定資産の実態に応じて課税される税金ですが、固定資産台帳と現物にズレが生じていた場合、正しく納税額が算出されません。無駄な税金を支払っている可能性もあります。固定資産の棚卸を正確に行えば、実態に即した固定資産台帳が作成され、正しい納税額を算出できます。
固定資産管理台帳の正確性を確認
固定資産を複数の部署で管理している企業は少なくありません。固定資産は取得や除去のたびに固定資産台帳に記入する必要がありますが、複数の部署や複数の担当者で管理している台帳に対して、異動の都度、漏れなく記入することは難しいです。どうしても記入漏れが発生してしまいます。定期的に固定資産の実地棚卸しを行うなど、棚卸のカイゼンをすることで、記入漏れにすぐ気づくことができ、固定資産台帳の情報を常に正しく維持できます。
固定資産の棚卸のコツ
事前準備
固定資産の棚卸のポイントは事前準備です。いきなり現物確認を行うのではなく、事前準備を行って現物確認を効率よく実施します。管理ラベルを固定資産に貼っておきましょう。固定資産ではない物品と固定資産を識別するためのラベルです。現物確認の際に固定資産を見つけやすくなります。管理ラベルに印字する情報は、「資産名・品名」「取得年月日」「固定資産管理番号」です。棚卸のマニュアルを作成し、配布しておきましょう。
現物確認
管理ラベルが貼ってある固定資産と固定資産管理台帳を照合します。照合したものにはシールなどで目印をつけると二重登録や確認漏れを防止できて効率がいいです。現物確認をしている中で、台帳に記載されている固定資産が存在しないケースや台帳にない固定資産があるケースが発生するかもしれません。差異は正しく台帳に記載します。せっかく現物を確認するので、固定資産のコンディションもチェックしておきましょう。
固定資産管理台帳更新
固定資産管理台帳に登録されているのに現物がない場合は、現物を探しますが、見つからなければ紛失の登録を行っていください。現物があるのに固定資産管理台帳に登録されていない場合、固定資産の条件を満たしているか確認しましょう。最終的に固定資産管理台帳を現状に更新する必要があります。Excelで管理すると時間と手間がかかるため、効率良く正確な棚卸のためには、固定資産管理システムの導入がおすすめです。固定資産管理台帳のフォーマットが設定されており、スムーズに台帳を作成できます。また、減価償却計算の自動化や管理ラベルの自動生成ができるシステムもあります。
固定資産管理業務のアウトソーシング
固定資産管理業務のアウトソーシングは、企業が自社で行っていた固定資産の取得や廃棄、減価償却計算、台帳管理、現物管理といった一連の業務を、外部の専門業者に委託する方法です。
外部に委託することで、企業は煩雑な管理業務から解放され、担当者の業務負担を大幅に軽減できます。
アウトソーシングでは専門的なノウハウを持つ業者が業務を代行するため、ミスや属人化を防ぎ、効率的かつ正確な運用が可能です。
業務の標準化や自動化も進み、長期的にはコスト削減も期待できます。
ただし、アウトソーシングを導入する際には、自社の業務内容や規模に合ったサービス提供者を選定し、業務範囲や料金体系、サポート体制などを事前に十分確認することが重要です。
また、現物資産の実態調査や損傷確認など一部の業務は自社で対応が必要となる場合もあるため、委託範囲を明確にしておくことが求められます。
固定資産の自動除却・廃棄ルールの徹底
固定資産の自動除却・廃棄ルールを徹底することも、固定資産管理を効率化する有効な方法です。
企業が資産の使用停止や廃棄のタイミングを明確にルール化し、固定資産台帳や管理システムを活用して自動的に除却処理を行うことで、管理業務の手間やミスを大幅に削減できます。
たとえば、固定資産管理システムでは、資産の耐用年数や利用状況に応じて自動的に除却や廃棄のアラートを出したり、除却仕訳を自動作成したりする機能の活用が可能です。
減価償却が終了した資産や実際に使用しなくなった資産を速やかに帳簿から除外し、余計な税負担を防ぐことができます。
廃棄や撤去にかかる費用も自動的に「固定資産除却損」として計上できるため、会計処理の正確性と効率性が向上する点もルールを徹底するメリットです。
資産の適正な管理とコスト削減、スペースの有効活用にもつながります。
システム連携・自動化による登録・確認作業の廃止
従来は、固定資産の購入や移動、除却などの情報をERPシステムや資産管理システム、セキュリティ管理システムなど複数のシステムに手動で登録しなければならず、作業負担やミスのリスクが高い状態でした。
しかし、これらのシステムを連携させて自動化することで、固定資産の登録や棚卸、除却・移動処理まで一連の作業をシームレスに実施できるようになります。
たとえば、固定資産管理システムと会計システムを連携させれば、資産の取得や減価償却、除却などに伴う仕訳データも自動作成され、手入力する必要がありません。
また、RFIDやQRコードを活用した現物確認や棚卸も自動化され、棚卸時間や人的ミスが大幅に削減されます。
協力固定資産棚卸後の会計処理・税務処理で押さえておくべきこと
棚卸差異（過不足・毀損等）が発覚した場合の会計処理
棚卸差異が発覚した場合、固定資産台帳と現物に不一致があるということになります。差異が発生する原因はいくつか考えられますが、いずれにしても状況に応じた対応が必要になります。
会計処理においても、それぞれの状況に合わせた対応が求められます。例えば「帳簿にはあるものの、現物が存在しない（＝過大計上）」の場合は、帳簿に記載されている固定資産を除却（帳簿から削除）します。この場合、差額を「固定資産除却損」として費用計上します。
上記のように処理を行いますが、なぜ差異が発生したのかといった原因調査も重要です。
償却資産税の申告における注意点と節税効果
例えば、実際にはすでに廃棄済み・除却済みで使用していない資産があることが棚卸で判明したものの、償却資産税申告に正確に反映させていない場合には、過大申告となり税金を多く払いすぎることになります。逆に、実際には存在しているものの申告から漏れてしまっている場合には、過少申告とみなされ延滞税や加算税などのペナルティが発生する可能性が考えられます。
このような点から、棚卸を行った結果は正確に償却資産税申告に反映させ、実態に合わせた申告による適正な納税を行うことが大切であるといえます。
固定資産の除却・売却時の税務インパクト
固定資産除去損とは、固定資産を除去することによって発生する損失です。この固定資産除去損を計上することによって、当該資産の残存等価分だけ当期の課税所得を減らし、節税効果が期待できます。
また、固定資産を売却した際、売却価額が帳簿価額上回った場合には「固定資産売却益」が計上されます。逆に、売却価額が帳簿価額を下回った場合には「固定資産売却損」が計上されます。
内部統制・監査にも対応！信頼性を高める固定資産棚卸とは
内部統制における固定資産管理と棚卸の位置づけ
内部統制の目的は、「不正の防止」と「業務の効率化」です。日々使用されている固定資産についても、不正な持ち出しや紛失などのリスクが潜んでいます。
もし固定資産管理が適切に行われていない場合、資産の持ち出しや紛失だけでなく、減価償却費の計上ミスなどが発生する可能性が考えられます。固定資産は高額であり、さらに使用する期間も長期にわたっていることから、誤った管理を行ってしまうと損害が発生するケースもあります。このような損害を未然に防ぐためにも、社内の管理体制の強化を行い、リスク管理を図ることが大切になってきます。この点からも、定期的な棚卸が重要になってくるといえます。
監査で指摘されやすいポイントと事前対策
監査が行われる際には、さまざまなポイントについて確認が行われます。例えば、「台帳の正確性」については、保有している固定資産の現状を確認するとともに、固定資産台帳に資産状況が正しく反映されているかを確認します。そのほか、現物管理の状況や除却や遊休資産の処理について、減損の兆候把握などについて確認が行われるため、定期的な棚卸によって固定資産について把握し、台帳とのずれが生じていないかを確認することが大切といえます。また、固定資産の管理業務を行う上では、管理しやすい仕組みづくりを行うのもポイントのひとつです。
証拠能力の高い棚卸記録の作成と保管方法
内部統制上や監査においては、証拠能力の高い棚卸記録を作成することが大切です。例えば、固定資産を確認して記録する計画をまとめた「棚卸計画書」や、棚卸の方法をまとめた「実施マニュアル」、現物の有無や状態を記録する「担当者の署名入りの棚卸実査表」、固定資産台帳上の資産と実在庫に差がある場合、その差の理由や原因を報告する「差異分析報告書」、取締役会で決議された内容を記録する「取締役会議事録」など様々なものがあります。
このような書類は7年間ほどの保管が推奨されています。また、署名などで信頼性を担保しておくことも重要です。
固定管理の棚卸し業務カイゼン方法＆事例
ここでは物品管理システムの導入によって、固定資産の棚卸し業務のカイゼン方法や事例を業界別に紹介します。
製造業編
製造業は、「協力会社へ貸出している金型の把握が難しい」「ショット数の管理ができず、余分なコストが発生する」「台帳へ記録する作業に時間がかかる」などの課題を抱えがちです。
ですが物品管理システムを導入しバーコードやQRコードを活用すれば、物品情報を読み取り、データベースに記録・保持することができます。一つ一つの金型をしっかり管理することが可能なので、業務上の課題を軽減することにつながります。
情報通信業編
機械装置・IT機器などの在庫管理業務は、特定の担当者しかわからないことが多く、同じ社内でも、担当者によって業務内容が異なることが多いです。 手作業での棚卸しは、人的ミスが起こりやすいというリスクもあります。
物品管理システムによるQRコードを導入することで、正確な読み取りかつ効率的な棚卸しが可能に。第三者チェックが不要になるため、1人でも効率よく作業ができるようになります。
不動産業編
不動産業は、「誰がどの鍵を持ち出しているのか不明」「鍵の情報が拠点間で共有できていない」などの課題を抱えがちです。 物品管理システムを導入することで、鍵の持ち出しや返却の申請がシステム上で行えます。鍵管理システムを活用すれば、今その鍵を誰が使ってどこにあるのかがすぐに判明します。返却日なども把握しやすくなり、作業がスムーズになります。
サービス業編
サービス業は人の出入りが頻繁にあることから、商品・製品を誰がどこに持ち出したかなど、管理がしにくい傾向にあります。また慣れていない人が管理の担当になると時間がかかるだけでなく、他の業務に手が回らなくなることも。
物品管理システムなら、現在庫数や入出庫情報などを入力するだけで正確な在庫管理が可能。人為的ミスを防げる上、スタッフはサービス業務に集中できます。
卸売/小売業編
卸売/小売業は、在庫の移動や入出庫するごとに情報が変わるので記録作業が多く、人の手で行う場合ミスが起こりがち。適切な在庫数の維持が困難になります。
物品管理システムのQRコードラベルを貼ることで、台帳の記載と現物の差異を確認することができます。 店舗間で移動する物品も、所在を調べるとすぐにわかるようになります。
医療業界編
医療業界は、「部門が数多くあるのに各々管理方法が違う」「機器・備品の利用状況が把握しづらい」などの課題を抱えがちです。 物品管理システムのIC タグ・バーコードを機器備品から読み取ることで、きちんとした管理が可能。情報はデータベース内に自動で保持されるため、利用状況や予約状況・利用期限などをすぐ把握できます。
棚卸・現物管理の自動化と効率化を実現
物品管理システムを導入すると、バーコードやQRコード、ICタグなどを活用して、資産や備品の現物確認や棚卸作業を大幅に効率化できます。
従来の紙やExcelによる管理では、資産の種類や数が増えるほど棚卸に多くの時間と手間がかかり、記入ミスやデータのずれも発生しやすいことが課題でした。
しかし、物品管理システムならスマートフォンやハンディスキャナーでラベルを読み取るだけで現物照合ができ、棚卸結果もリアルタイムでシステムに反映されます。
作業時間を大幅に短縮できるだけでなく、人的ミスや記録漏れのリスクも低減し、正確な資産管理が実現します。
台帳・情報の一元管理による業務負担の軽減
物品管理システムは、資産や備品の台帳情報をクラウド上で一元管理できます。
複数拠点や部署での情報共有がリアルタイムで可能です。
誰がどこでどの資産を使っているか、貸出状況や返却状況、保証期間やリース期間などもすぐに把握できます。
台帳の更新や情報検索も容易になり、管理担当者の業務負担を大きく軽減することも可能です。
現物と台帳情報が常に紐付いているため、資産の紛失や重複購入、遊休資産の放置といった無駄も防げます。
資産の有効活用やコスト削減にもつながります。
減価償却・会計処理の自動化と正確性向上
物品管理システムは固定資産管理ソフトや会計システムと連携できるものが多く、資産の取得や移動、廃棄に伴う減価償却計算や仕訳作成を自動化できます。
定額法・定率法・均等法など多様な償却方法に対応しており、資産ごとに異なる耐用年数や償却率を設定するだけで、減価償却費を自動計算することが可能です。
手作業での計算ミスや入力漏れを防ぎ、会計・税務基準の違いにも柔軟に対応できるため、決算や申告業務の精度が大幅に向上します。
減価償却費や納税準備もシステム上で一括管理できるため、経理担当者の負担も大幅に軽減されます。
レポート機能を活用すれば、資産状況や履歴を簡単に可視化でき、経営判断や監査対応にも役立ちます。
まとめ
固定資産管理を効率化・簡単にするには、物品管理システムの導入が有効です。バーコードやICタグによる現物管理や棚卸の自動化で作業負担やミスを大幅に削減でき、台帳情報もリアルタイムで一元管理できます。減価償却計算や会計処理も自動化され、正確な財務状況の把握や税務リスクの低減、内部統制強化にもつながります。
物品管理システムにも様々なものがありますが、選定に迷ったなら、柔軟性が高く多くの企業に導入されているクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」を検討してみてはいかがでしょうか？以下ではシステムの魅力を紹介しています。
協力
株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。 自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,000社以上の導入実績を積み重ねてきました（2023年1月時点）。
BASE
とは？
柔軟性が魅力
Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。
これまでの導入実績は1,000社以上（2023年1月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。
- 導入実績
- 1,000社以上
- 主な
導入企業 - 味の素、積水化学工業、NTTコミュニケーションズ、小田急電鉄、阪急阪神ホテルズ、MIXI、キヤノンマーケティングジャパン、日本放送協会、パソナ・パナソニック ビジネスサービスなど