内部統制のデジタル化とは？

内部統制の強化は、上場企業はもちろん、成長を目指す多くの企業にとって避けて通れない経営課題です。ところが実務の現場では、手作業で証跡を残し、監査のたびに膨大な資料をかき集めるという運用が今も根強く残っており、担当部門の負担は増える一方です。こうした状況を根本から変える手段が、内部統制のデジタル化です。ここでは、物品・資産管理の観点から見た内部統制のデジタル化の意義と、着手の進め方を、決裁者の視点で解説します。

なぜ内部統制の
デジタル化が必要か

証跡の確実性が問われる

内部統制の実効性は、突き詰めれば「いつ・誰が・何を・どう扱ったか」の証跡が、確実に残っているかどうかで決まります。手作業の記録では、記入漏れや後からの書き換えといった余地を完全には排除できません。証跡そのものの信頼性が揺らげば、統制の土台が崩れてしまいます。

監査対応の負担が過大になる

証跡を監査の直前に後追いで作り込むような運用は、決算期の現場を大きく圧迫します。資料を探し、突き合わせ、整合性を確認する――この作業に忙殺され、本来の業務が滞ることも少なくありません。監査法人への説明にも、余計な工数がかかります。

属人化が統制を崩す

特定の担当者しか運用ルールや記録の在り処を理解していない状態は、それ自体が統制上の重大なリスクです。その人が不在になれば、統制は容易に形骸化してしまいます。

デジタル化で
変わること

物品や資産の取り扱いをデジタルで記録・追跡できるようにすれば、証跡は特別な作業を必要とせず、日常業務のなかで自動的に蓄積されていきます。誰がいつ何を操作したかがシステムに残るため、「求められたらすぐに示せる」状態を平時から保てるようになります。これにより、監査対応の負担を大きく抑えながら、統制の品質そのものを高めることができます。証跡づくりに追われる「BEFORE」から、証跡が自然に積み上がる「AFTER」への転換です。

何から
始めるべきか

内部統制のデジタル化と聞くと、全社的な大改革を想像しがちですが、最初からそこを目指す必要はありません。まずは、紛失や不正が起きやすく、統制上のリスクが高い物品・資産の管理からデジタル化し、その履歴とアクセス権限を可視化するのが現実的な第一歩です。範囲を絞って着手し、小さな成功体験を積み重ねることが、現場の納得を得ながら全社展開へ広げていく最短の道になります。

デジタル化で
得られる経営効果

内部統制のデジタル化がもたらすのは、監査対応の負担軽減という「守り」の効果だけではありません。証跡と権限が明確になることで、不正やミスに対する強い抑止力が働き、経営が資産の実態を常に把握できる状態が生まれます。これは、ガバナンスの強化と、データに基づく迅速な意思決定とを両立させる「攻め」の効果でもあります。統制の強化が、経営のスピードを犠牲にしない――そこにデジタル化の大きな意義があります。

進める際の
注意点

デジタル化は、ツールを導入すれば自動的に完成するものではありません。誰がどの権限を持つのか、どの操作を証跡として残すのか、といった運用ルールを、自社の業務実態に合わせて設計することが欠かせません。理想を追い求めるあまり現場が守れないルールにしてしまうと、かえって運用が破綻します。現場が無理なく守れる仕組みにして初めて、内部統制は実効性を持つのです。

対象範囲を
どう広げていくか

物品・資産管理から始めた内部統制のデジタル化は、そこで完結するものではありません。一つの領域で証跡の自動化と権限管理が定着すれば、その仕組みや考え方は、他の業務プロセスへも展開できます。たとえば、契約書類の管理、経費や購買の承認フロー、情報端末のアクセス管理といった領域へと、段階的に広げていくことが可能です。小さく始めて成功パターンを確立し、それを横展開するという進め方は、全社的な統制強化を無理なく実現するうえで有効です。最初から完璧な全体設計を目指すより、着実に範囲を広げるほうが定着しやすいのです。

デジタル化を
形骸化させないために

デジタル化した統制を形骸化させないためには、定期的な見直しが欠かせません。業務や組織は変化し続けるため、当初設定した権限や記録のルールが、時間の経過とともに実態と合わなくなることがあります。運用状況を定期的に点検し、不要になった権限を整理したり、新たなリスクに対応するルールを追加したりする。この継続的なメンテナンスがあって初めて、内部統制は生きた仕組みとして機能し続けます。

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取材
協力

株式会社コンビベース

株式会社コンビベースは「オフィス資産の最適化」をモットーに掲げ、オフィスのさまざまなモノを管理する企業の管理部門を独自のサービスやシステムで支援してきました。自社で開発した物品管理システムのクラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」はバーコードやICタグなどを利用して、固定資産やIT機器、文書原本など企業にとって重要な「モノ」の管理を支援。紙などのアナログ管理や非効率的エクセル管理から脱却できない企業の課題を解決し続け、これまで1,300社以上の導入実績を積み重ねてきました（2026年2月時点）。

引用元：Convi.BASE公式HP（https://convibase.jp/）

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Convi.BASEは固定資産・IT資産・文書・オフィス用品・工具・消耗品など対象物を問わず、紙やExcelでの台帳管理や、目視での棚卸し業務の負担軽減を実現します。バーコード付きラベルで、現物と台帳を確実に紐付けし、管理物の設置場所や管理者、状態を「見える化」。管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減してくれます。

これまでの導入実績は1,300社以上（2026年2月時点）。台帳機能や設定の自由度が高く、Excelの項目をそのまま使えたり、基幹システムとの連携も柔軟に対応してくれたりします。運用ルールを策定するコンサルティングやモノの現物管理に関連する業務を委託できるアウトソーシングなどのサービスもあり、そうしたサポート面の手厚さも多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。